La preservación digital de documentos analógicos presenta retos que se acometen de forma diferente en diferentes países.
En Italia, esta cuestión ha sido objeto de desarrollos legislativos que han impuesto la adopción de modelos conceptuales y pautas de gestión a lo largo de los años, bajo la denominación de «Conservación Sustitutiva«, concepto similar al de «Digitalización Certificada» adoptado en España.
Uno de los hitos relevantes ha sido la publicación de la norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO) que podría traducirse «Soporte a la Interoperabilidad en la Conservación y Recuperación de Objetos Digitales (SIncRO)».
Este estándar es esencialmente un esquema XML diseñado para permitir a los operadores del sector de la preservación digital el uso de una estructura de datos compartida y así lograr un grado razonable de interoperabilidad, y la garantía de un nivel mínimo de calidad en los procesos de retención de documentos.
Acoge algunas disposiciones contenidas en la Resolución CNIPA de 19 de febrero de 2004, n. 11, identificando los elementos de información necesarios para la creación del índice de retención (el llamado «archivo de cierre«) y describiendo tanto la semántica como la articulación por medio del lenguaje XML formal.
La Autoridad Nacional de Unificación Italiana (UNI) estableció en 2009, en el subcomité DIAM/SC11 Gestión de Documentos de Archivo), un grupo de trabajo dedicado, denominado SInCRO (Soporte a la Interoperabilidad en la Conservación y Recuperación de Objetos Digitales ), compuesto por representantes de DigitPA y la Administración Archivistica, así como de investigadores universitarios, empresarios y funcionarios de la Administración Pública, con el objetivo de especificar e integrar la deliberación de CNIPA el 19 de febrero de 2004, n. 11 con las «Reglas técnicas para la reproducción y retención de documentos en soporte óptico» («Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico».).
DigitPA fue la denominación de la Agencia Italiana para el impulso de la digitalización a partir de 2009. Con anterioridad su denominación fue Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, abreviado CNIPA, desde su creación en 2003. A partir del 2012 su denominación pasó a ser Agenzia per l’Italia digitale (AGID).
En palabras de John Michetti Presidente de UNI DIAM SC11 – Gestión de documentos de archivo, tras la publicación de la norma:
«Las normas técnicas para la conservazione sostitutiva describen con precisión los aspectos procedimentales e indican las responsabilidades de los actores en este proceso, pero no proporcionan detalles técnicos sobre cómo se representan los datos relativos a los objetos de conservación, y no contienen ninguna disposición específica destinada a lograr o promover formas de interoperabilidad. Las normas ofrecen un amplio margen de libertad en su implementación, con la consiguiente proliferación de soluciones y formatos muy alejados de cualquier perspectiva de interoperabilidad, también debido a la ausencia de normas específicas.
Teniendo en cuenta todo ello, el objetivo prioritario del grupo de trabajo UNI SInCRO era definir la estructura del conjunto de datos para apoyar el proceso de conservazione sostitutiva, identificando los elementos de información necesarios para la creación de un índice de conservación (el llamado «archivo de cierre«) y describiendo tanto su semántica como su articulación, de manera que los operadores del sector puedan utilizar una estructura de datos compartida y lograr un grado satisfactorio de interoperabilidad en los procesos de migración, gracias a la adopción del esquema XML especialmente desarrollado y disponible en el estándar.»
El mecanismo de llevanza en la Digitalización Certificada de facturas se basa en los datos que se recogen en los libros de facturas recibidas, en relación con el IVA, considerando períodos de cierre mensuales o trimestrales según la periodicidad de tributación del IVA adoptada por las empresas.
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