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Proyecto e-Ark, un arca para preservar archivos digitales y conocimiento


El Proyecto e-Ark (European Archival Records and Knowledge Preservation) es un proyecto multinacional de 6 Millones de euros y de 3 años de duración cofinanciado por la Comisión Europea en el marco de Programa de Soporte de Políticas TIC (ICT Policy Support Programme) y del programa de Competitividad e Innovación (Competitiveness and Innovation Framework Programme – CIP) y se extenderá desde el 1 de febrero de 2014 hasta el 31 de enero de 2017. En el proyecto participa el DLM Forum.

Los Archivos proporcionan un componente indispensable del ecosistema digital por salvaguardar la información y permitir el acceso a la misma. Se requiere la armonización de diferentes enfoques de archivo actualmente fragmentados para lograr economías de escala necesarias que permitan la adopción general de soluciones de extremo a extremo. Existe una necesidad crítica de establecer una metodología general para abordar retos operativos y de negocio y diseñar soluciones técnicas que permitan la captura, preservación y reutilización de documentos electrónicos.

En cooperación con los proveedores de sistemas comerciales, E-ARK creará y sostendrá en su fase piloto una metodología paneuropea para el archivado de documentos electrónicos, sintetizando las mejores prácticas nacionales e internacionales existentes, para mantener los registros y bases de datos auténticos y utilizables a lo largo del tiempo.

La metodología se aplicará en un piloto abierto en varios contextos nacionales, utilizando herramientas existentes o prototipos, y servicios desarrollados por los socios. Esto proporcionará a las instituciones encargadas de preservar la memoria documental y a sus usuarios (tanto del sector público como privado) una base para evaluar, en un contexto operacional, la idoneidad de esas tecnologías de última generación.

El Foro DLM también ayudará a extender los resultados del proyecto más allá de la fecha de terminación del proyecto en febrero de 2017. Utilizando el modelo de licencia abierta Apache, los proveedores comerciales podrán incorporar los resultados de los proyectos (en particular, las interfaces abiertas para pre-ingesta, ingesta, archivado, acceso y reutilización) en sus propios sistemas, mejorando su longevidad. Los organismos de archivos nacionales que ejecuten instancias piloto de E-ARK servirán como ejemplos para otros que quieren adoptar el nuevo sistema abierto de archivo electrónico.

 

Certificado de sello de empresa para firmar facturas electrónicas que se envían a FACE


La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público contiene varios aspectos muy interesantes.

En su artículo 5 se refiere al Formato de las facturas electrónicas y su firma electrónica, y en su apartado 2 dice lo siguiente:

2. También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido que reúna los siguientes requisitos:

a) El certificado deberá identificar a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal.

b) La solicitud del sello electrónico avanzado podrá formularse bien mediante comparecencia presencial de una persona física que acredite su representación, bien por medios electrónicos mediante el DNI electrónico y la remisión de los documentos que acrediten su poder de representación en formato papel o electrónico.

El sello electrónico es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados o asociados con facturas electrónicas, que pueden ser utilizados por personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica para garantizar el origen y la integridad de su contenido.

Esta norma ha sido una adaptación anticipada al Reglamento europeo – Identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior que se ha aprobado hace pocos meses en el Parlamento Europeo.

Las definiciones de su artículo 3, recogen, entre otras, las siguientes:

(24) «creador de un sello», una persona jurídica que crea un sello electrónico;
(25) «sello electrónico», datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de los datos asociados;
(26) «sello electrónico avanzado», un sello electrónico que cumple los requisitos siguientes:

a) estar vinculado al creador del sello de manera única;
b) permitir la identificación del creador del sello;
c) haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el creador del sello puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
d) estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable;
(27) «sello electrónico cualificado», un sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico;
(28) «datos de creación del sello electrónico», los datos únicos que utiliza el creador del sello electrónico para crearlo;
(29 ) « ▌certificado de sello electrónico», una declaración electrónica que vincula los datos de validación de un sello con una persona jurídica y confirma el nombre de esa persona ;
(30) «certificado cualificado de sello electrónico», un certificado de sellos electrónicos que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que ▌ cumple los requisitos establecidos en el anexo III;
(31) «dispositivo de creación de sellos electrónicos», un equipo o programa informático configurado que se utiliza para crear un sello electrónico;
(32) «dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos », un dispositivo de creación de sellos electrónicos que cumple mutatis mutandis los requisitos enumerados en el anexo II;

Y la sección sobre sellos electrónicos (a partir del artículo 34 señala:)

Artículo 34

Efectos jurídicos del sello electrónico

1.  No se denegarán los efectos jurídicos y la admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales de un sello electrónico por el mero hecho de ser un sello electrónico o de no cumplir los requisitos del sello electrónico cualificado .

2.  Un sello electrónico cualificado disfrutará de ▌la presunción de ▌integridad de los datos y de la corrección del origen de los datos a los que el sello electrónico cualificado esté vinculado.

3.  Un sello electrónico cualificado basado en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocido como un sello electrónico cualificado en todos los demás Estados miembros.

Artículo 35

Sellos electrónicos en servicios públicos

1.  Si un Estado miembro impone un sello electrónico avanzado con el fin de utilizar un servicio en línea ofrecido por un organismo del sector público, o en nombre del mismo, dicho Estado miembro reconocerá los sellos electrónicos avanzados, los sellos electrónicas avanzados basados en un certificado reconocido para los sellos electrónicos y los sellos electrónicos cualificados por lo menos en los formatos o con los métodos contemplados en el apartado 5.

2.  Si un Estado miembro impone un sello electrónico avanzado basado en un certificado cualificado con el fin de utilizar un servicio en línea ofrecido por un organismo del sector público, o en nombre del mismo, dicho Estado miembro reconocerá los sellos electrónicos avanzados basados en un certificado y los sellos electrónicos cualificados por lo menos en los formatos o con los métodos contemplados en el apartado 5.

3.  Los Estados miembros no exigirán, para el uso transfronterizo en un servicio en línea ofrecido por un organismo del sector público, un sello electrónico cuyo nivel de seguridad sea superior al de un sello electrónico cualificado.

4.  ▌La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas a los sellos electrónicos avanzados . Se presumirá el cumplimiento de los requisitos de los sellos electrónicos avanzados mencionados en los apartados 1 y 2 del presente artículo y en el punto 26 del artículo 3 cuando un sello electrónico avanzado se ajuste a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 46, apartado 2. La Comisión publicará estos actos en el Diario Oficial de la Unión Europea.

5.  A más tardar el … (21) , y teniendo en cuenta las prácticas existentes, las normas y actos jurídicos de la Unión, la Comisión adoptará actos de ejecución que definan los formatos de referencia de los sellos electrónicos avanzados o métodos de referencia cuando se utilicen formatos alternativos. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 46, apartado 2.

Artículo 36

Certificados cualificados de sello electrónico

1.  Los certificados cualificados de sello electrónico cumplirán los requisitos establecidos en el anexo III.

2.  Los certificados cualificados de sello electrónico no estarán sometidos a ningún requisito obligatorio que exceda de los requisitos establecidos en el anexo III.

3.  Los certificados cualificados de sellos electrónicos podrán incluir atributos específicos adicionales no obligatorios. Esos atributos no afectarán a la interoperabilidad y reconocimiento de los sellos electrónicos cualificados.

4.  Si un certificado cualificado de sello electrónico ha sido revocado después de su activación inicial, perderá su validez desde el momento de su revocación y no podrá en ninguna circunstancia recuperar su estado ▌.

5.  Según las condiciones expuestas a continuación, los Estados miembros podrán fijar normas nacionales sobre la suspensión temporal de certificados cualificados de sello electrónico:

a) Si un certificado cualificado de sello electrónico ha sido suspendido temporalmente, ese certificado perderá su validez durante el periodo de suspensión.
b) El periodo de suspensión se indicará claramente en la base de datos certificada y el estatuto de suspensión será visible, durante el período de suspensión, a partir del servicio que proporcione la información sobre el estatuto del certificado.

6.  La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas a los certificados cualificados de sello electrónico. Se presumirá el cumplimiento de los requisitos establecidos en el anexo III cuando un certificado cualificado de sello electrónico se ajuste a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 46, apartado 2. ▌

Artículo 37

Dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados

1.  El artículo 28 se aplicará mutatis mutandis a los requisitos de los dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados.

2.  El artículo 29 se aplicará mutatis mutandis a la certificación de los dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados.

3.  El artículo 30 se aplicará mutatis mutandis a la publicación de una lista de dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados certificados.

Artículo 38

Validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados

Los artículos 31, 32 y 33 se aplicarán mutatis mutandis a la validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados.

Con esta normativa, parece claro que los certificados idóneos para firmar facturas, en el momento actual, son los de sello electrónico de empresa.

Sin embargo, pese a lo indicado en el artículo 6. Punto general de entrada de facturas electrónicas, en su apartado 3:

3. El punto general de entrada de facturas electrónicas permitirá el envío de facturas electrónicas en el formato que se determina en esta Ley. El proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la factura.

Lo cierto es que por algún ignorado motivo, el FACE (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado) no admite facturas firmadas haciendo uso de certificados de sello de empresa.

Si alguien lo sabe, se agradece que lo indique en los comentarios del artículo.

Mientras, continuaré estudiando la interesante información publicada en el portal de la administración electrónica, sobre el FACE. Si encuentro la razón actualizaré el artículo.

Voto electrónico y Foro electrónico de accionistas


El primer semestre del año está lleno de juntas de accionistas. Desde que las sociedades mercantiles, limitadas, anónimas, cotizadas cierran el ejercicio, muestran sus resultados al mercado, a la prensa y a sus accionistas y plantean nuevos retos y nuevas iniciativas respecto a las que piden aprobación a los dueños de la sociedad, partícipes y accionistas.

Y cada vez en mayor medida usan medios telemáticos como via de comunicación.

Ciertamente, lo que empezó como iniciativa innovadora de algunas sociedades mercantiles, ahora se exige por la Ley de Sociedades de Capital (LSC), de forma generalizada, y ya es habitual encontrarse con convocatorias de celebración de juntas de accionistas a través de la página web de la entidad, con la posibilidad de acceder a abundante información sobre retribuciones, políticas medioambientales, informes de auditoría en la página web, lo que hace a las empresas más transparentes para que la decisión de invertir de quienes son sus inversores encuentre justificación y se imbuya de expectativas de futuro.

A veces, tanta transparencia es un problema, porque la información llega también a los competidores, pero como con la “fórmula de la Coca Cola”, lo importante no son los ingredientes, sino como se gestiona todo el sistema hasta que el producto o servicio llega al comprador.

El reto de las sociedades es desplegar sistemas como el voto electrónico, el foro electrónico de accionistas, las notificaciones fehacientes (para dejar constancia del envío de determinada información a los accionistas que la solicitan) o de acreditar la publicación de anuncios societarios en la página web cumpliendo todas las exigencias de LSC.

Contacten con EADTrust, para saber como resolverlo, en el 91 7160555 o 902 365 612. Con la novedad, desde 2014 de que se incluye información sobre el anuncio societario en el periódico económico “Cinco Dias” como opción para los sistemas de comprobación on-line de publicación ininterrumpida de anuncios societarios en la página web de la sociedad.

 

 

Página web de sociedades con proyectos de fusión


La Ley 3/2009, de 3 de abril, sobre modificaciones estructurales de las sociedades mercantiles indica que  las sociedades que se fusionan deberán publicar en sus páginas web los proyectos de fusión con antelación a la Junta de Accionistas.

La certificación de cumplimiento de esta circunstancia puede llevarse a cabo con la herramienta de Publicación Certificada de EADTrust, la misma que sirve para acreditar la publicación ininterrumpida de la convocatoria de Juntas de Accionistas y de la documentación relacionada.

Llame al 902 365 612 o al 91 716 0555 para informarse de como funciona. Es un servicio sencillo y económico.

Burofax electrónico por e-mail


Frecuentemente se habla de “Burofax online” o “Burofax electrónico” al querer hacer referencia a un sistema de comunicación fehaciente por via electrónica, gracias a que el servicio Burofax de correos (de entrega en domicilio) se ha consolidado como uno de los pocos servicios del mundo físico que certifican el contenido de una comunicación, y a que la penetracion del mundo de internet hace presumir que existen servicios equivalentes en el mundo “on-line“.

EADTrust, prestador de servicios de certficación del que soy socio inversor, está impulsando un servicio alternativo denominado Noticeman (Notice Manager) que aporta la prueba (o evidencia electrónica) de la recepción y la certificación del contenido a los mensajes enviados a direcciones de correo electrónico.

En general, una comunicación fehaciente es aquella de la cual es posible demostrar en todo momento que se ha llevado a cabo, así como cual ha sido su contenido, por haber utilizado  un medio que pemita demostrarlo. Existen diversas posibilidades de conseguir este efecto como por ejemplo la realizda por conducto notarial.

Por supuesto, si se desea que el mensaje se entregue en una dirección física, están disponibles los clásicos servicios de Correos: el  Telegrama y el Burofax, que permiten certificar la entrega y el contenido (asumiendo costes adicionales). Y a día de hoy es posible usar estos servicios sin desplazarse a la oficina de correos, a través de su página web. También existen servicios alternativos de prestadores diferentes a Correos, ya que el servicio Burofax no está incluido entre los básicos del Prestador del Servicio Postal Universal.

Contra lo que fecuentemente  se supone, no es una comunicación fehaciente el envío de una carta certificada con acuse de recibo, ya que el acuse de recibo sólo acredita la recepción, y el certificado sólo acredita el hecho de que se ha realizado un envío, pero ni uno ni otro sirven para demostrar cuál es el contenido de la comunicación.

Sin embargo, las comunicaciones fehacientes verdaderamente “on-line” son aquellas que se entregan en la dirección “on-line” del destinatario, como por ejemplo su dirección de correo electrónico.

En este contexto destaca Noticeman, sistema de comunicación fehaciente desplegado por EADTrust, prestador de servicios de certificación que actúa como “tercero de confianza”. Se trata de una notificación certificada sobre la que se puede demostrar el intento de notificación, la recepción por el destinatario, el contenido, y, de existir, la reacción del destinatario (por ejemplo, en caso de contratos, su aceptación).

Y por tan solo 3,5 euros (o menos, si se adquieren paquetes de notificaciones). Mucho más económico que el equivalente en papel.

Seminario “Adaptación a los cambios de la Ley de Sociedades de Capital” – Gestión Societaria Electrónica


Logo Atenea InteractivaAtenea Interactiva organiza un seminario que resuelve dudas técnicas y jurídicas de administradores de sociedades y de especialistas en relación con los accionistas, respecto a los nuevos requisitos de servicios electrónicos en relación con las Juntas de Accionistas, introducidos en la Ley de Sociedades de Capital.

A lo largo de los 3 últimos años, la normativa de Sociedades de Capital ha sufrido repetidos cambios orientados a aumentar la relación electrónica entre las Sociedades y sus accionistas o partícipes.

En algunos casos, cuando las empresas cotizan en bolsa, las nuevas obligaciones incluyen la creación de un Foro Electrónico de Accionistas que permita la toma de contacto entre accionistas previa a la Junta e incluso promover propuestas que se traten en ella.

La normativa comunitaria de necesario traslado al ordenamiento jurídico español promueve entre otras cosas la participación transfronteriza de los accionistas en las empresas en las que invierten, lo que incluye la posibilidad de retransmitir la Junta de forma online y de proporcionar medios de participación en ella que puedan ser utilizables a distancia. De entre estos, destaca el uso del Voto Electrónico, que parece estar entre las preferencias del legislador.

El Voto Electrónico ya existe como opción en la normativa societaria en España desde el año 2003 y muchas sociedades adaptaron sus estatutos entre el año 2004 y el año 2005 para dar cobertura a esta previsión legal. Desgraciadamente, la filosofía de copiar artículos de estatutos y convocatorias de Juntas, típica entre Sociedades cotizadas, ha llevado a la generalización de modelos de gestión de identidades en relación con la participación a distancia (y singularmente el voto electrónico) que arrastra errores de concepto desde las primeras implementaciones.

En un país tan avanzado en términos de gestión de identidades como España, que cuenta además con más de 25 millones de DNIs electrónicos, sorprende la baja calidad en la redacción de estatutos y convocatorias en relación con el voto electrónico y los certificados electrónicos admitidos.

Desde agosto de 2011 la normativa societaria cuenta con el nuevo concepto de “Sede Electrónica” que permite desarrollar entre otros aspectos, el de la Publicación Fehaciente de acuerdos, convocatorias y otros documentos de interés para el accionista, sin requerir de la publicación de anuncios en periódicos de alcance regional o nacional. Este concepto ha vuelto a desaparecer en marzo de 2012 retornando al concepto de página web de la Sociedad, pero con la exigencia de la autenticidad de los documentos publicados en ella.

Este cambiante marco jurídico exige ciertas medidas tecnológicas que permitan al consejo certificar el cumplimiento de las obligaciones societarias adoptando algún mecanismo que garantice la fehaciencia de las declaraciones del órgano de administración.

Todos estos retos plantean dudas a los departamentos de Relación con el Accionista de las Sociedades, a los Secretarios de Consejo, a los Presidentes, a muchos Consejeros, a Accionistas mayoritarios y minoritarios, e incluso a notarios y registradores.

Por ello Atenea Interactiva ha definido un seminario que ayuda a gestionar adecuadamente los medios TIC (Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones) en el marco de la gestión societaria, lo que se denomina “Gestión Societaria Electrónica” o “Gestión Societaria Digital” . En una sesión se tratarán todos los servicios electrónicos de relación con los accionistas que pueden implantar tanto las sociedades cotizadas como el resto de sociedades de capital (anónimas y limitadas), de forma que sean capaces de redactar estatutos, convocatorias, reglamentos relacionados con estas actividades (foro electrónico de accionistas, voto y participación a distancia) de forma coherente y sensata e implementar estos servicios sin incurrir en elevados dispendios.

La asistencia a este evento ayuda a aclarar conceptos, y, además, por las características de los asistentes es un buen contexto para intercambiar experiencias y anécdotas.

Este es el resumen de los temas que se tratarán:

  1. Resumen de las principales normativas relacionadas con la Gestión Electrónica Societaria
  2. Resumen de los sistemas de acreditación de la identidad a distancia.
  • Sistemas de certificación y firma electrónica.
  • Firma avanzada y cualificada.
  • Prestadores de Servicios de Certificación
  1. Identificación de la cualidad de accionista en el caso de acciones nominativas y al portador.
  • Fichero X25 de Iberclear
  1. La evolución del concepto de Sede Electrónica Societaria y página web de la Sociedad.
  2. Notificación fehaciente.
  3. Publicación Fehaciente de Convocatorias de Juntas de Accionistas en página web.
  4. El foro electrónico de accionistas
  5. El voto electrónico en Juntas y en Consejos.
  • La delegación electrónica de voto
  1. Aspectos cuya implantación es recomendable u obligatoria.
  2. Orientaciones para la redacción de Estatutos, Convocatorias y Reglamentos en relación con el Foro Electrónico de Accionistas y el Sistema de Voto Electrónico.
  3. Coloquio: comentarios y experiencias

Cambios legales recientes:

Prueba de la publicación de la Convocatoria de Junta de Accionistas en la sede electrónica


Del extenso y fundamentado artículo de José Ángel García Valdecasas Butrón, Registrador Mercantil de Granada sobre la reforma parcial de la sociedades de capital de la Ley 25/2011, de 1 de agosto, y en especial la introducción del artículo 11bis, sobre Sede Electrónica Societaria, quisiera destacar este párrafo:

Para la prueba del hecho de la inserción debería recurrir el órgano de administración a complejos sistemas de certificación de contenido por medio de sellado o marca de tiempo que acreditarían de forma fehaciente la inserción de la publicación en la web social, cuál era su contenido y hasta cuándo estuvo insertado.

Pero este sellado o marca de tiempo, confiado a empresas de certificación o terceros de confianza en los términos del artículo 25 L.S.S.I.C.E., puede tener un coste superior al que se deriva de la publicación de anuncios en la prensa escrita, lo que desvirtuaría la finalidad perseguida por el legislador de abaratar el proceso de adopción de acuerdos sociales.

También es indudable la imposibilidad de que dicha acreditación fehaciente de los anuncios de convocatoria se realice a través de la fe notarial, pues como dice Segismundo Álvarez, en su trabajo publicado en “La Ley” sobre la Directiva 108/2009 “es evidente que es imposible que el notario pueda dar fe de que se ha publicado en la web de la sociedad y se ha mantenido durante el plazo legal. Ello es imposible en la práctica, pues aunque se requiriera al notario con un mes de antelación para que examinara la web de la sociedad no podría comprobar de manera constante el mantenimiento de la misma durante todo el mes”.

Logo EAD Trust EAD Trust está prestando servicios de comprobación fehaciente de la publicación de la convocatoria de la Junta General de Accionistas y de los documentos adjuntos, con precios mucho más económicos que los aplicados por los anuncios societarios en prensa escrita, y con resultados mucho más ajustados a las necesidades de las sociedades de capital. Llame al 902 365 612 y solicite un acta de ejemplo para apreciar el tipo de servicio y su coste.

Artículo completo: ESTUDIO URGENTE DE LA LEY DE REFORMA PARCIAL DE LA LEY DE SOCIEDADES DE CAPITAL (web: www.notariosyregistradores.com) Autor: José Ángel García Valdecasas Butrón, Registrador Mercantil de Granada