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Nuevas opciones de identificación a distancia para prestadores de servicios de certificación.


El artículo 24 del Reglamento eIDAS (Reglamento UE nº 910/2014) define varias formas en las que los prestadores de servicios de certificación pueden identificar a sus clientes solicitantes de certificado.  En su apartado 1 se indica:

1. Al expedir un certificado cualificado para un servicio de confianza, un prestador cualificado de servicios de confianza verificará, por los medios apropiados y de acuerdo con el Derecho nacional, la identidad y, si procede, cualquier atributo específico de la persona física o jurídica a la que se expide un certificado cualificado.

La información a que se refiere el párrafo primero será verificada por el prestador de servicios de confianza bien directamente o bien por medio de un tercero de conformidad con el Derecho nacional.

a) en presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica, o

b) a distancia, utilizando medios de identificación electrónica, para los cuales se haya garantizado la presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica previamente a la expedición del certificado cualificado, y que cumplan los requisitos establecidos con el artículo 8 con respecto a los niveles de seguridad «sustancial» o «alto», o

c) por medio de un certificado de una firma electrónica cualificada o de un sello electrónico cualificado expedido de conformidad con la letra a) o b), o

d) utilizando otros métodos de identificación reconocidos a escala nacional que aporten una seguridad equivalente en términos de fiabilidad a la presencia física. La seguridad equivalente será confirmada por un organismo de evaluación de la conformidad.

Hoy se ha conocido que la Agencia Tributaria equipara un video selfie a otras modalidades de identificación (entre las que se incluyen la identificación por certificado) para permitir el cambio del número de teléfono móvil asociado a la identificación con sistema Cl@ve gestionada por la propia Agencia Tributaria y que es posible usar en todas las administraciones públicas:

Registro Cl@ve

En el epígrafe “Modificación del teléfono aportando vídeo y documentación relacionada” se indica:

Avisos

  • Mediante este trámite puede modificar el teléfono móvil asociado a su registro en Cl@ve aportando la información relacionada, que incluye un vídeo utilizado para contrastar su identidad.
  • Puede obtener más información sobre este trámite pinchando aquí
  • En la documentación deberá presentar:
  • Copia del DNI/NIE por las dos caras.
  • En el caso de los NIE, copia de la primera hoja del pasaporte.
  • Copia de la última factura del nuevo teléfono móvil que quiere dar de alta en Cl@ve, en la que se visualice dicho número. No es necesario que se vean otros datos personales (números de IBAN) ni de consumo.
  • Video autorretrato grabado por el solicitante (tipo video selfie) de máximo un minuto de duración en el que se muestre el DNI/NIE por las dos caras y donde el solicitante debe dar esta información:
    • Nombre y apellidos.
    • DNI/NIE.
    • Trámite que quiere realizar.
    • Número de teléfono que quiere registrar.
    • Puede usar esta frase a modo de guion:
      “Me llamo XXXX YYYY ZZZ, mi DNI es el 00000000 y quiero modificar el número de teléfono de mi registro en Cl@ve. El nuevo número es el 66666666” al tiempo que muestra el DNI/NIE por las dos caras.
      El video debe realizarse en una sola toma y sin cortes, en condiciones de luz que permitan identificar claramente al solicitante.

Esto es una gran noticia para los prestadores de servicios de certificación que, además de los procedimientos autorizados por el SEPBLAC podrán adoptar la posibilidad de admitir “Video autorretratos grabados por los solicitantes” tal como lo describe la Agencia Tributaria.

Tenemos, pues, un nuevo método de identificación reconocido a escala nacional de los que recoge el Reglamento Europeo EIDAS.

Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

destruir-documentosLa respuesta corta es que, en bastantes casos, si.

Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.

En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

¿Quien presta servicios de foro electrónico de accionistas?


Las sociedades cotizadas tienen la obligación de activar un foro electrónico de accionistas según se especifica en el artículo 539 de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital).

EADTrust presta este servicio a un elevado número de sociedades cotizadas, simplificando el proceso de puesta en marcha, y colaborando en la moderación de las intervenciones en el foro. Con un coste muy reducido y con la posibilidad de integrar otros servicios, como la certificación de la debida diligencia de los administradores en la publicación en la página web de la sociedad de la convocatoria de la junta y otras informaciones obligatorias.

Contacte llamando al 917160555.

Ya he explicado este servicio y otros servicios societarios digitales en este blog en otras ocasiones:

 

Proyecto e-Ark, un arca para preservar archivos digitales y conocimiento


El Proyecto e-Ark (European Archival Records and Knowledge Preservation) es un proyecto multinacional de 6 Millones de euros y de 3 años de duración cofinanciado por la Comisión Europea en el marco de Programa de Soporte de Políticas TIC (ICT Policy Support Programme) y del programa de Competitividad e Innovación (Competitiveness and Innovation Framework Programme – CIP) y se extenderá desde el 1 de febrero de 2014 hasta el 31 de enero de 2017. En el proyecto participa el DLM Forum.

Los Archivos proporcionan un componente indispensable del ecosistema digital por salvaguardar la información y permitir el acceso a la misma. Se requiere la armonización de diferentes enfoques de archivo actualmente fragmentados para lograr economías de escala necesarias que permitan la adopción general de soluciones de extremo a extremo. Existe una necesidad crítica de establecer una metodología general para abordar retos operativos y de negocio y diseñar soluciones técnicas que permitan la captura, preservación y reutilización de documentos electrónicos.

En cooperación con los proveedores de sistemas comerciales, E-ARK creará y sostendrá en su fase piloto una metodología paneuropea para el archivado de documentos electrónicos, sintetizando las mejores prácticas nacionales e internacionales existentes, para mantener los registros y bases de datos auténticos y utilizables a lo largo del tiempo.

La metodología se aplicará en un piloto abierto en varios contextos nacionales, utilizando herramientas existentes o prototipos, y servicios desarrollados por los socios. Esto proporcionará a las instituciones encargadas de preservar la memoria documental y a sus usuarios (tanto del sector público como privado) una base para evaluar, en un contexto operacional, la idoneidad de esas tecnologías de última generación.

El Foro DLM también ayudará a extender los resultados del proyecto más allá de la fecha de terminación del proyecto en febrero de 2017. Utilizando el modelo de licencia abierta Apache, los proveedores comerciales podrán incorporar los resultados de los proyectos (en particular, las interfaces abiertas para pre-ingesta, ingesta, archivado, acceso y reutilización) en sus propios sistemas, mejorando su longevidad. Los organismos de archivos nacionales que ejecuten instancias piloto de E-ARK servirán como ejemplos para otros que quieren adoptar el nuevo sistema abierto de archivo electrónico.

 

Certificado de sello de empresa para firmar facturas electrónicas que se envían a FACE


La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público contiene varios aspectos muy interesantes.

En su artículo 5 se refiere al Formato de las facturas electrónicas y su firma electrónica, y en su apartado 2 dice lo siguiente:

2. También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido que reúna los siguientes requisitos:

a) El certificado deberá identificar a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal.

b) La solicitud del sello electrónico avanzado podrá formularse bien mediante comparecencia presencial de una persona física que acredite su representación, bien por medios electrónicos mediante el DNI electrónico y la remisión de los documentos que acrediten su poder de representación en formato papel o electrónico.

El sello electrónico es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados o asociados con facturas electrónicas, que pueden ser utilizados por personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica para garantizar el origen y la integridad de su contenido.

Esta norma ha sido una adaptación anticipada al Reglamento europeo – Identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior que se ha aprobado hace pocos meses en el Parlamento Europeo.

Las definiciones de su artículo 3, recogen, entre otras, las siguientes:

(24) «creador de un sello», una persona jurídica que crea un sello electrónico;
(25) «sello electrónico», datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de los datos asociados;
(26) «sello electrónico avanzado», un sello electrónico que cumple los requisitos siguientes:

a) estar vinculado al creador del sello de manera única;
b) permitir la identificación del creador del sello;
c) haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el creador del sello puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
d) estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable;
(27) «sello electrónico cualificado», un sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico;
(28) «datos de creación del sello electrónico», los datos únicos que utiliza el creador del sello electrónico para crearlo;
(29 ) « ▌certificado de sello electrónico», una declaración electrónica que vincula los datos de validación de un sello con una persona jurídica y confirma el nombre de esa persona ;
(30) «certificado cualificado de sello electrónico», un certificado de sellos electrónicos que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que ▌ cumple los requisitos establecidos en el anexo III;
(31) «dispositivo de creación de sellos electrónicos», un equipo o programa informático configurado que se utiliza para crear un sello electrónico;
(32) «dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos », un dispositivo de creación de sellos electrónicos que cumple mutatis mutandis los requisitos enumerados en el anexo II;

Y la sección sobre sellos electrónicos (a partir del artículo 34 señala:)

Artículo 34

Efectos jurídicos del sello electrónico

1.  No se denegarán los efectos jurídicos y la admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales de un sello electrónico por el mero hecho de ser un sello electrónico o de no cumplir los requisitos del sello electrónico cualificado .

2.  Un sello electrónico cualificado disfrutará de ▌la presunción de ▌integridad de los datos y de la corrección del origen de los datos a los que el sello electrónico cualificado esté vinculado.

3.  Un sello electrónico cualificado basado en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocido como un sello electrónico cualificado en todos los demás Estados miembros.

Artículo 35

Sellos electrónicos en servicios públicos

1.  Si un Estado miembro impone un sello electrónico avanzado con el fin de utilizar un servicio en línea ofrecido por un organismo del sector público, o en nombre del mismo, dicho Estado miembro reconocerá los sellos electrónicos avanzados, los sellos electrónicas avanzados basados en un certificado reconocido para los sellos electrónicos y los sellos electrónicos cualificados por lo menos en los formatos o con los métodos contemplados en el apartado 5.

2.  Si un Estado miembro impone un sello electrónico avanzado basado en un certificado cualificado con el fin de utilizar un servicio en línea ofrecido por un organismo del sector público, o en nombre del mismo, dicho Estado miembro reconocerá los sellos electrónicos avanzados basados en un certificado y los sellos electrónicos cualificados por lo menos en los formatos o con los métodos contemplados en el apartado 5.

3.  Los Estados miembros no exigirán, para el uso transfronterizo en un servicio en línea ofrecido por un organismo del sector público, un sello electrónico cuyo nivel de seguridad sea superior al de un sello electrónico cualificado.

4.  ▌La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas a los sellos electrónicos avanzados . Se presumirá el cumplimiento de los requisitos de los sellos electrónicos avanzados mencionados en los apartados 1 y 2 del presente artículo y en el punto 26 del artículo 3 cuando un sello electrónico avanzado se ajuste a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 46, apartado 2. La Comisión publicará estos actos en el Diario Oficial de la Unión Europea.

5.  A más tardar el … (21) , y teniendo en cuenta las prácticas existentes, las normas y actos jurídicos de la Unión, la Comisión adoptará actos de ejecución que definan los formatos de referencia de los sellos electrónicos avanzados o métodos de referencia cuando se utilicen formatos alternativos. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 46, apartado 2.

Artículo 36

Certificados cualificados de sello electrónico

1.  Los certificados cualificados de sello electrónico cumplirán los requisitos establecidos en el anexo III.

2.  Los certificados cualificados de sello electrónico no estarán sometidos a ningún requisito obligatorio que exceda de los requisitos establecidos en el anexo III.

3.  Los certificados cualificados de sellos electrónicos podrán incluir atributos específicos adicionales no obligatorios. Esos atributos no afectarán a la interoperabilidad y reconocimiento de los sellos electrónicos cualificados.

4.  Si un certificado cualificado de sello electrónico ha sido revocado después de su activación inicial, perderá su validez desde el momento de su revocación y no podrá en ninguna circunstancia recuperar su estado ▌.

5.  Según las condiciones expuestas a continuación, los Estados miembros podrán fijar normas nacionales sobre la suspensión temporal de certificados cualificados de sello electrónico:

a) Si un certificado cualificado de sello electrónico ha sido suspendido temporalmente, ese certificado perderá su validez durante el periodo de suspensión.
b) El periodo de suspensión se indicará claramente en la base de datos certificada y el estatuto de suspensión será visible, durante el período de suspensión, a partir del servicio que proporcione la información sobre el estatuto del certificado.

6.  La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas a los certificados cualificados de sello electrónico. Se presumirá el cumplimiento de los requisitos establecidos en el anexo III cuando un certificado cualificado de sello electrónico se ajuste a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 46, apartado 2. ▌

Artículo 37

Dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados

1.  El artículo 28 se aplicará mutatis mutandis a los requisitos de los dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados.

2.  El artículo 29 se aplicará mutatis mutandis a la certificación de los dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados.

3.  El artículo 30 se aplicará mutatis mutandis a la publicación de una lista de dispositivos de creación de sellos electrónicos cualificados certificados.

Artículo 38

Validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados

Los artículos 31, 32 y 33 se aplicarán mutatis mutandis a la validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados.

Con esta normativa, parece claro que los certificados idóneos para firmar facturas, en el momento actual, son los de sello electrónico de empresa.

Sin embargo, pese a lo indicado en el artículo 6. Punto general de entrada de facturas electrónicas, en su apartado 3:

3. El punto general de entrada de facturas electrónicas permitirá el envío de facturas electrónicas en el formato que se determina en esta Ley. El proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la factura.

Lo cierto es que por algún ignorado motivo, el FACE (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado) no admite facturas firmadas haciendo uso de certificados de sello de empresa.

Si alguien lo sabe, se agradece que lo indique en los comentarios del artículo.

Mientras, continuaré estudiando la interesante información publicada en el portal de la administración electrónica, sobre el FACE. Si encuentro la razón actualizaré el artículo.

Voto electrónico y Foro electrónico de accionistas


El primer semestre del año está lleno de juntas de accionistas. Desde que las sociedades mercantiles, limitadas, anónimas, cotizadas cierran el ejercicio, muestran sus resultados al mercado, a la prensa y a sus accionistas y plantean nuevos retos y nuevas iniciativas respecto a las que piden aprobación a los dueños de la sociedad, partícipes y accionistas.

Y cada vez en mayor medida usan medios telemáticos como via de comunicación.

Ciertamente, lo que empezó como iniciativa innovadora de algunas sociedades mercantiles, ahora se exige por la Ley de Sociedades de Capital (LSC), de forma generalizada, y ya es habitual encontrarse con convocatorias de celebración de juntas de accionistas a través de la página web de la entidad, con la posibilidad de acceder a abundante información sobre retribuciones, políticas medioambientales, informes de auditoría en la página web, lo que hace a las empresas más transparentes para que la decisión de invertir de quienes son sus inversores encuentre justificación y se imbuya de expectativas de futuro.

A veces, tanta transparencia es un problema, porque la información llega también a los competidores, pero como con la “fórmula de la Coca Cola”, lo importante no son los ingredientes, sino como se gestiona todo el sistema hasta que el producto o servicio llega al comprador.

El reto de las sociedades es desplegar sistemas como el voto electrónico, el foro electrónico de accionistas, las notificaciones fehacientes (para dejar constancia del envío de determinada información a los accionistas que la solicitan) o de acreditar la publicación de anuncios societarios en la página web cumpliendo todas las exigencias de LSC.

Contacten con EADTrust, para saber como resolverlo, en el 91 7160555 o 902 365 612. Con la novedad, desde 2014 de que se incluye información sobre el anuncio societario en el periódico económico “Cinco Dias” como opción para los sistemas de comprobación on-line de publicación ininterrumpida de anuncios societarios en la página web de la sociedad.

 

 

Página web de sociedades con proyectos de fusión


La Ley 3/2009, de 3 de abril, sobre modificaciones estructurales de las sociedades mercantiles indica que  las sociedades que se fusionan deberán publicar en sus páginas web los proyectos de fusión con antelación a la Junta de Accionistas.

La certificación de cumplimiento de esta circunstancia puede llevarse a cabo con la herramienta de Publicación Certificada de EADTrust, la misma que sirve para acreditar la publicación ininterrumpida de la convocatoria de Juntas de Accionistas y de la documentación relacionada.

Llame al 902 365 612 o al 91 716 0555 para informarse de como funciona. Es un servicio sencillo y económico.