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Digitalización Certificada, ¿qué es y para qué sirve?


Software homologado

Digitalización Certificada, Factura Electrónica, Firma Electrónica, Certificado Electrónico. Todos estos conceptos están relacionados.

En el desarrollo de la normativa de facturación electrónica, la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas ha definido el concepto de Digitalización Certificada. Este blog ha sido pionero al tratar sobre la Digitalización Certificada desde 2006.

El procedimiento de homologación se ha recogido en la resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

En sentido estricto la digitalización certificada se definió para los procedimientos del ámbito tributario por lo quedaría fuera de la cobertura de la Ley 39/2015, según determina la Disposición adicional primera relativa a la Especialidades por razón de materia. Sin embargo la implantación del concepto y el gran número de aplicaciones disponibles, lo convierten en estándar de facto, tambien para el sector público.

La digitalización certificada es el proceso de conversión de documentos en papel a documentos electrónicos que contienen su reproducción facsimilar y que están firmados electrónicamente. Los sistemas que gestionan la digitalización deben cumplir ciertos criterios de integridad e inalterabilidad en la base de datos con la que se realiza la llevanza de la digitalización y se requiere que sean auditados. Los documentos digitalizados con este tipo de sistemas tienen el carácter de original, por lo que se puede prescindir de los documentos en papel de los que proceden, por lo que es muy relevante el valor legal de estos procesos y de los documentos a los que dan lugar

La digitalización certificada de facturas ha propiciado el nacimiento del concepto que ahora se usa también en relación con las administraciones públicas y la digitalización de la Justicia.

Para la digitalización certificada de facturas se puede recurrir a las diferentes variantes de software homologado por la Agencia Tributaria que la AEAT publica también en su sitio web. Las diputaciones forales también han publicado normativa equivalente y cuentan con procedimintos de homologación semejantes a los de la Agencia Tributaria y con sus propias listas de software homologado.

Firma Electrónica

La firma electrónica se regula en el Reglamento UE 910 / 2014 que se denomina abreviadamente “EIDAS”.

La firma electrónica avanzada está vinculada al firmante de manera única; permite la identificación del firmante; se crea utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

De forma resumida, la firma avanzada vincula al firmante con lo firmado.

Lo firmado muchas veces de condensa en el valor “Hash” del documento, lo que también es una forma de garantizar la integridad del documento firmado tras la realización de la firma avanzada. Y el firmante se puede asociar de varias formas, con biometría en caso de firmas no basadas en certificados, o con la operación matemática del hash con la clave privada del firmante si se aplica una firma basada en certificado.

La firma basada en certificados usa criptografía de clave pública, también llamada criptografía asimétrica.

En la criptografía asimétrica intervienen 2 claves vinculadas matemáticamente entre sí:

1.    Clave Privada
2.    Clave Pública

Lo que se cifre con la clave privada, sólo puede descifrarse con la clave pública, y viceversa.

Las funciones hash son unidireccionales y generan una ristra corta de caracteres a partir de un documento o de una ristra larga de caracteres.

Un posible simil sería un valor suma: si cada caracter de una ristra lo transformamos en un número (por ejemplo, su valor ASCII) y sumamos los valores de todos los caracteres de la ristra, el valor resultante depende del contenido de la ristra. SI cambia un carácter, la suma cambia. Los algoritmos utilizados en criptográfia son más elaborados para que no se puedan realizar modificaciones a las ristras que den como resultado el mismo valor de hash, lo que permitirá cambiar los contenidos. Por eso, el valor suma, aunque sirve para explicar el hash, no es en sí un buen método de hash.

Dado un documento y su “hash”, es posible comprobar si el hash corresponde verdaderamente a ese documento. No obstante, a partir del hash no es posible deducir el documento del que procede. Podría haber infinitos. Cuando dos documentos diferentes producen el mismo valor de hash al realizar su cálculo con un determinado algoritmo, se dice que se ha producido una “colisión”.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

Al documento que se va a firmar se le aplica la función hash con un algoritmo concreto (por ejemplo, SHA-256) y el resultado obtenido se opera matemáticamente con una función de firma asimétrica (por ejemplo, RSA o ECC) con la clave privada del firmante (normalmente la clave privada reside en una tarjeta chipo o un token criptográfico, y no sale de el, por lo que el hash se envía al chip y es el chip el que realiza la operación criptográfica). La firma se compone del resultado de esa operación en el chip (lo que en ocasiones se llama valor PKCS#1), y el certificado del firmante que contiene sus datos y la clave pública relacionada criptograficamente con la privada.

Si se hace llegar el documento y la firma al destinatario (a veces, el formato de documento utilizado permite embeber la firma en su interior, como es el caso de los ficheros PDF)¡. Este puede realizar el proceso equivalente en sentido contrario para comprobar la firma.

Extrae la clave pública del certificado, con lo que puede aplicar la función criptográfica al valor PKCS#1 del que se extrae el valor Hash. Calcula el valor Hash del documento y lo compara con el valor obtenido de descifrar la firma PKCS#1. Ambos deben ser iguales. Si no son iguales hay un problema en algún lado. Por ejemplo, el documento ha cambiado en la transmisión o se ha manipulado.

Por eso un importante efecto de la firma electrónica es que garantiza la integridad e inalterabilidad de los documentos firmados electrónicamente.

El certificado utilizado para firmar lo expide una “autoridad de certificación” o una “entidad prestadora de servicios de confianza”. La expedición de certificados electrónicos es uno de los posibles servicios de confianza” y, por ello, una “autoridad de certificación” es una “entidad prestadora de servicios de confianza.

Estas entidades comprueban la identidad de los solicitantes de certificados y tras ello les expiden un certificado electrónico asociando la clave pública del certificado con una clave privada que debe custodiar de forma secreta el titular del certificado con la máxima seguridad.

El Certificado Electrónico

Los certificados electrónicos de persona física o jurídica son unos documentos electrónicos que contienen información del emisor, el periodo de validez del certificado, la identidad del firmante,…

Lo importante es que este certificado vincula la clave pública con la identidad de una persona concreta y que está firmado por la entidad de certificación, que ha comprobado los documentos de identidad del solicitante y su correspondencia con los rasgos del solicitante. Al expedir el certificado se establece también su vinculación con la clave privada bajo control exclusivo del firmante.

Aunque pueden emitir certificados autoridades de certificación no cualifiadas, en Europa se prefieren las entidades de certificación cualificadas, que emiten certificados cualificados.

En España existe un importante número de entidades emisoras de certificados cualificados, de entre los que cabe citar a Camerfirma, EADTrust, FNMT (CERES), Ivnosys o Vintegris.

En determinadas modalidades de firma (como la AdES – T o las firmas longevas) es conveniente incluir información sobre el momento en que se creó la firma, lo que realiza añadiendo un sello de tiempo. Los sellos de tiempo los expiden las Autoridades de Sellado de Tiempo (TSA – Time Stamp Authority).

El sello de tiempo demuestra que cierta combinación de datos existió antes de un momento dado y que ninguno de estos datos ha sido modificado desde entonces.

Resumiendo, para la digitalización certificada de documentos, se necesita un certificado electrónico con el que realizar la firma electrónica sobre cada uno de los documentos escaneados.

Este requisito y la garantía de integridad de la base de datos en la que se gestiona la llevanza del proceso de digitalización de facturas son los más relevantes para superar la auditoría que permite solicitar la homologación del software a la AEAT.

Digitalización Certificada en el ámbito de la Justicia.

En el marco de la normativa Lexnet se ha definido por el CTEAJE (Comité Tecnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) la GIS de Digitalización Certificada.

Esta norma permite digitalizar cualquier documento para su presentación en procesos judiciales por lo que tiene un valor especial:

  • Sirve en el sector privado para digitalizar cualquier documento, no solo facturas
  • Permite tener documentos digitalizados por si en un momento dado hacen falta para un jucio. Esta solía ser la principal razón para custodiar documentos en papel: por si hacían falta en un juicio.

Los requisitos de digitalización certificada en el ámbito de la justicia son muy parecidos a los exigidos en el ámbito tributario:

  • Firma electrónica de los documentos escaneados
  • Protección de la integridad e inalterabilidad de la base de datos de llevanza de la digitalización

¿Cómo pongo en marcha un proceso de digitalización certificada?

Para llevar a cabo la digitalización certificada de facturases en una empresa es necesario contar con un software homologado por la AEAT o por cualquera de las haciendas forales de Alava, Guipuzcoa, Navarra o Vizcaya.

Para que el software pueda realizar una firma electrónica en cada factura escaneada, hace falta equiparlo con un certificado cualificado. La tendencia actual es equipar el software con certificado cualificado de persona jurídica, en cuyo caso las firmas electrónicas resultantes se denominan “sellos electrónicos cualificados” si se gestionan en un equipo denominado “Dispositivo Cualificado de Creación de Sello” (equipos que también se denomina HSM “Hardware Security Module”).

Cabe la posibilidad de realizar procesos de “digitalización certificada” o “digitalización garantizada” en el contexto de la administración pública, para lo que seaplican varias de las Normas Técnicas de Interoperabilidad. En particular la de copia auténica, la de digitalización, la de política de firma y la de documento electrónico.

El portal ValidaE facilita algunas herramientas para validar firmas y certificados electrónicos. También la herramienta DSS de EADTrust proporciona mucha información sobre los certificados y las firmas de los documentos electrónicos, sean o no resultado de la una digitalización certificada.

Tal vez alguien se hizo esta pregunta: ¿es necesario partir del documento de la factura impreso para poder escanearlo en un proceso de digitalización certificada o se puede firmar electrónicamente una factura recibida en formato pdf?

La respuesta la da la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas en los diferentes artículos de los que consta.

La digitalización certificada solo se puede hacer desde documentos en soporte papel.

No obstante, considerando que el emisor y el receptor pueden llegar al acuerdo de que el emisor de la factura actua enviando “prefacturas” en formato PDF al receptor y que este las convierte en autofacturas electrónicas añadiendo la firma electrónica, se cumple el requisito fundamental de la factura electrónica, que es su firma electrónica. La normativa permite que las facturas las gestione el destinatario (autofactura) o un tercero en nombre del emisor de la factura, que suele ser el que añade las firmas electrónicas o los sellos electrónicos.

Qué hacer si se pierde o alguien sustrae el dispositivo donde reside el certificado electrónico

En caso de pérdida o robo del dispositivo en el que se aloja la clave privada asociada al certificado electrónico, hay que solicitar la revocación del certificado personándose ante una Autoridad de Registo de la Autoridad de Certificación que expidió el certificado. Algunas autoridades de certificación ofrecen la posibilidad de realizar la revocación a distancia, empleando códigos que se entregaron en el momento de la expedición del certificado.

Por ejemplo, EADTrust dispone de una página específica y un formulario para solicitar la revocación del certificado.

Externalización de procesos de digitalización certificada

Cuando un proceso no está centrado en el núcleo de negocio de una empresa pero puede suponer una carga administrativa importante por su volumen, muchas entidades recurren a la externalización de procesos de negocio (BPO).

Un servicio de Digitalización Certificada realizado por terceros o un servicio de Sello electrónico remoto gestionado por un prestador de servicios de confianza digital cualificado pueden ayudar en estos casos.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 indica:

“Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquel, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado (…)
b) Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en otro caso.

Ventajas de la Digitalización Certificada

Estas son algunas de las ventajas de la Digitalización Certificada:

  • Ahorro de tiempos en la búsqueda de documentos, puesto que, al tratarse de documentos en formato electrónico, se pueden generar búsquedas por palabras clave.
  • Aumenta la eficiencia y productividad de los empleados al ganar tiempo en el achivo y en las búsquedas, reduciendo los errores.
  • Frecuentennete la digitalización permite incorpoporar la información de las facturas en el sistema de contabilidad o ERP.
  • Al tener los documentos digitales gestionados por un software informático y custodiados en un repositorio seguro, se agilizan las tomas de decisiones al tener la certeza que se cuenta con toda la información.
  • Se ahorra espacio de almacenamiento al no tener que custodiar los dcumentos en papel y se ahorran otros costes relacionados con el material de archivo
  • Facilita la adopción de procedimientos repetuosos con el medio ambiente e, indirectamente, ayuda a superar una posible auditoría de tipo ISO 14.001

Llámenos

Puede contactar con EADTrust a través de los teléfonos 917160555 y 902 365 612 si necesita ayuda pata homologar una solucuón de digitalización certificada o necesita certificados electrónicos.

Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE


El pasado 10 de octubre de 2019 tuvo lugar el evento “Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE: implementación y desafíos a nivel regional” organizado por la Comisión Europea en el marco de la Semana Económica de las Regiones y las Ciudades.

Las presentaciones de expertos nacionales y de la UE proporcionaron directrices y ejemplos de buenas prácticas de diferentes estrategias nacionales, con la idea de ayudar a los participantes en la adopción de la facturación electrónica en entornos regionales y locales además de la administración general del estado.

e-Invoicing-2019-10-14

La sesión fue inaugurada y conducida por Irena Riviere-Osipov (Responsable de la Política de Facturación Electrónica de la DG GROW).

Irena señaló que la contratación pública es una parte esencial de la actividad del sector público y ofrece importantes oportunidades de mercado a las empresas. “La contratación pública europea, que representa un volumen comercial de 2.448.000 millones de euros (aproximadamente el 16% del PIB de la UE en 2017), es un motor importante del crecimiento económico, de la creación de empleo y de la innovación” (según datos procedentes de un estudio del Departamento de Políticas del Parlamento Europeo, de enero de 2019). La digitalización de los procesos de contratación pública y la adopción de la facturación electrónica generalizada desempeñan un papel importante en los esfuerzos por garantizar la sostenibilidad medioambiental, generar ahorros fiscales en el sector público y maximizar la eficiencia.

Esta sesión incluyó posteriormente la puesta en común de las mejores prácticas en el ámbito de la facturación electrónica por parte de cinco ponentes, incluidos cuatro representantes de los Estados miembros de la UE. Los expertos compartieron sus experiencias de primera mano en la aplicación de la facturación electrónica, en particular en los niveles regionales. Esto incluía describir la estrategias utilizadas, indicar las herramientas de seguimiento aplicadas y exponer ejemplos concretos de la adopción de la facturación electrónica y su impacto.

  • Marc Christopher Schmidt (de la DG GROW) declaró que “Hoy en día, las tecnologías emergentes están transformando la forma en que funciona la contratación pública. La contratación pública se ha convertido en contratación pública electrónica, y ofrece nuevos servicios, productos y modelos de negocio más eficientes e innovadores”.
    En los tres últimos años, las capacidades digitales adquiridas en los Estados miembros han aumentado considerablemente, pero aún queda margen de mejora para aprovechar plenamente la digitalización de las distintas fases de la contratación.
  • Kerstin Wiss Holmdahl (Asesora Jurídica de la Asociación Sueca de Autoridades Locales y Regionales – SALAR), destacó que “Con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y una nueva forma de trabajar podemos ahorrar dinero. Liberando recursos para las actividades públicas básicas (por ejemplo, escuelas, hospitales, atención a las personas mayores, etc., en los municipios)”. En respuesta a una encuesta destinada a evaluar el impacto de la transformación de la contratación electrónica a nivel regional y local, el 94% de los encuestados considera que el proceso de facturación es más eficiente que antes de la adopción de la facturación electrónica.
  • Declan McCrormack (Principal Officer en el Programa de Facturación Electrónica de Irlanda y del Proyecto Plataforma de Licitaciones Electrónicas en la Oficina de Contratación Pública del Gobierno de Irlanda) presentó la “estrategia irlandesa para mejorar la comunicación y la colaboración entre el gobierno y los niveles locales minimizando las dependencias tecnológicas”. La oficina irlandesa de Contratación Pública ha establecido acuerdos nacionales con proveedores seleccionados a fin de simplificar la contratación de soluciones homologadas a las entidades públicas locales.
  • Ana Ramos (Coordinadora en la Dirección de Servicios Financieros Compartidos, ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P, Portugal) declaró que “La factura electrónica es el elemento que nos aporta trazabilidad, interoperabilidad, e integración de datos de calidad, así como da lugar a otras posibilidades a lo largo de la cadena de eProcurement”. A nivel local en Portugal, la implementación de la estrategia de facturación electrónica reúne cinco elementos: la estandarización de procesos, la adaptación de tecnologías, la elaboración de un programa de facturación electrónica y buenas prácticas, y la organización de una campaña de difusión.
  • Justin Jager (Asesor de Políticas del Ministerio del Interior de los Países Bajos) señaló que “el objetivo es mantener las herramientas de monitorización y una cooperación cercana con los organismos locales para evaluar el impacto de la aplicación de la Directiva”. En los Países Bajos, el 95% de las entidades del gobierno regional y local ya han implementado una solución técnica, utilizando principalmente el modelo  PEPPOL.

Los mensajes coincidieron en dar valor a la coordinación a nivel europeo en la adopción de las políticas de contratación pública electrónica y facturación electrónica. Sin embargo, cada ponente dio cuenta de que cada estrategia es única país a país y expuso el itinerario del suyo hacia la transformación digital.

La transformación digital nos señala un futuro más verde, una administración pública optimizada, abre oportunidades para la innovación y nos hace percibir la necesidad de contar con una coordinación proactiva entre los distintos niveles de la administración.

La Comisión apoya a las administraciones públicas para que adopten la facturación electrónica permitiendo la adopción de la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública) y de las normas publicadas en el esfuerzo de estandarización europea y para lo que aporta el módulo de facturación electrónica (CEF eInvoicing Building Block  desarrollado en el marco de Mecanismo para la conexión con Europa (Connecting Europe Facility – CEF).

CEF eInvoicing ofrece actualmente a los sectores público y privado cursos de formación y talleres sobre facturación electrónica in situ, seminarios en línea de apoyo; una comunidad de usuarios que alberga debates en línea, un registro de artefactos (implementaciones de referencia de reglas de validación) de apoyo para la aplicación de la norma europea y un servicio de pruebas de conformidad dedicado.

Conclusiones

Cada Estado miembro debe encontrar las soluciones que satisfagan sus necesidades locales, regionales y nacionales. El contexto político, la toma de decisiones, las herramientas, la cooperación nacional, regional o local, la integración y la interoperabilidad deben asumirse como retos relevantes y formar parte de la estrategia de aplicación, que lleve a la generalización de la eFactura.

La iniciativa “CEF eInvoicing Building Block” apoya la facturación electrónica adoptando la norma europea EN-16931 y la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública). Ofrece diferentes tipos de recursos que merece la pena considerar.

 

Digital por diseño


Va llegando el momento de abandonar el término “transformación digital” que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las “piezas de lego” que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos “en la nube”, los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el “soporte duradero” o la “simetría probatoria” (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con “nodos eIDAS” como el español que se instancia a través del sistema “Cl@ve“.

 

Cambios en la normativa de facturación por el Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre


El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, recogia las obligaciones de facturación y bajo su auspicio se publicó la importante Orden EHA 962/2007, todavía vigente.

Posteriormente se publicó el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que introdujo importantes cambios, especialmente en lo relativo a las facturas simplificadas. Este RD fue necesario para transponer la Directiva 2010/45/UE.

Con el Real Decreto 1075/2017, de 29 de diciembre se introdujeron cambios en el RD 1619/2012 por la entrada en vigor del deminado “suministro inmediato de información” para la llevanza digital de libros registro de facturas expedidas y recibidas y ciertos aspectos de las facturas rectificativas.

Recientemente se ha publicado el Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre, que modifica varias normas, entre las que se encuentra el RD 1619/2012.

Las modificaciones introducidas en este RD 1512/2018, de 28 de diciembre, son las siguientes:

  1. Normativa aplicable en las prestaciones de servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión (art 2.3 del Reglamento de Obligaciones de Facturación ROF).Se modifica este artículo para dar cumplimiento a lo establecido en la Directiva (UE) 2017/2455, respecto a los servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión. De esta forma, en consonancia con la modificación del artículo 61 quinquiesdecies del Reglamento del IVA (RIVA), que dispone que desde su entrada en vigor el 1 de enero de 2019, la normativa aplicable a la factura expedida por los sujetos pasivos acogidos a los regímenes especiales de ventanilla única para la declaración y gestión del Impuesto devengado por estos servicios, que hasta la fecha era la del Estado miembro de consumo, pasa a ser la del Estado miembro de identificación.

    La modificación del artículo 2 del ROF, regula las operaciones que quedan sujetas a dicha normativa, con lo que la nueva redacción establece que no será aplicable dicha normativa a las operaciones que, aunque se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, se correspondan con prestaciones de servicios en las que el prestador se encuentre acogido a alguno de los regímenes especiales de ventanilla única.

    También se introduce la excepción a la regla general, de que la normativa española relativa a las obligaciones de facturación será aplicable a operaciones realizadas por sujetos pasivos establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto, aunque sus operaciones no se entiendan realizadas en dicho territorio, cuando el prestador del servicio se encuentre acogido a los referidos regímenes especiales de ventanilla única y sea España el Estado miembro de identificación.

    Lo anterior será también de aplicación, cuando el prestador que no esté establecido en la Comunidad, se encuentre acogido a este régimen especial de ventanilla única y sea también España el Estado miembro de identificación.

  2. Obligación de expedir factura en las operaciones realizadas por los partidos políticos (art 3.1.a ROF).Se incluye un caso especial de obligatoriedad de facturación en caso de operaciones exentas del artículo 20, de la Ley del IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.). La exención indicada en la sección Uno, enumeración 28º referente a partidos políticos se añade a las ya existentes.
  3. Excepciones a la obligación de expedir factura. Sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva, entidades gestoras de fondos de pensiones, fondos de titulización y sus sociedades gestoras. (art 3.2 ROF)Esta modificación, resuelve un problema que se habá creado a ciertas entidades del sector financiero y de seguros (como las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones, entre otras) que, por no tener la calificación de entidad de crédito o entidad de seguros propiamente dichas, habían quedado obligadas a expedir factura por las operaciones financieras o de seguros exentas del Impuesto, cuando dicha obligación suponía un carga administrativa adicional respecto a la de los bancos y entidades aseguradoras que no tenía justificación técnica ni de control tributario.

    Para generalizar este tratamiento especial a los casos justificados, se autoriza que la Agencia Estatal de Administración Tributaria, pueda eximir de dicha obligación a otros empresarios o profesionales distintos de los señalados expresamente en el Reglamento, previa solicitud del interesado, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien por las condiciones técnicas de expedición de estas facturas.

  4. Aplicación de la Disposición adicional cuarta del ROF a los servicios incluidos en el régimen especial de las agencias de viajes (apartado 1.c letra h ´ Disposición Adicional Cuarta ROF)Se modifica la disposición adicional cuarta del Reglamento de Facturación para incluir, dentro del procedimiento especial de facturación regulado en dicha disposición, aplicable a las agencias de viajes que intervengan en nombre y por cuenta de otros empresarios o profesionales en la comercialización de servicios de viajes prestados directamente al viajero, a los servicios de viajes sujetos al régimen especial de las agencias de viajes, servicios que habían quedado excluidos de dicha disposición adicional cuando se amplió su ámbito de aplicación en el año 2017 y que comportan la misma naturaleza que los servicios de viajes incluidos.

Plataformas de efactura


A lo largo del tiempo he tenido ocasión de colaborar con diferentes entidades especializadas en el ámbito de la factura electrónica y con el desarrollo del formato XML facturae.

Hasta que ha sido obligatorio (y factible) facturar electrónicamente al sector público han pasado mucho años de esfuerzo de muchas entidades, incluido el MINHAP, con un recuerdo de especial reconocimiento por Fernando de Pablo.

En la actualidad FACe se ha consolidado como uno de los principales Puntos de entrada de Factura electronica. A través de FACe las empresas presentan sus facturas electrónicas a la Administración General del Estado, lo que es obligatorio desde el 15 de Enero de 2015.

Ahora el entorno de la eFactura está más estabilizado, pero los retos técnicos y jurídicos siguen siendo importantes, especialmente con el objetivo de converger con los desarrollos legislativos comunitarios y la adopción de la norma EN 16931.

Por eso he pensado que este breve artículo puede ayudar a identificar algunas plataformas excelentes que prestan servicios de factura electrónica y que he tenido ocasión de comprobar de primera mano.

 

 

FprEN 16931-1 Facturación electrónica – Parte 1: Modelo de datos semántico de los elementos básicos de una factura electrónica


e-invoicingYa está disponible en las tiendas on-line de estándares el borrador de la norma FprEN 16931-1 Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice

Esta Norma Europea establece un modelo de datos semántico de los elementos centrales de una factura electrónica. El modelo semántico incluye sólo los elementos esenciales de información que una factura electrónica necesita para garantizar el cumplimiento legal (incluido el fiscal) y permitir la interoperabilidad para el comercio transfronterizo, transversal y para el comercio interior.

El modelo semántico puede ser utilizado por las organizaciones de los sectores público y privado para la facturación en un contexto de contratación pública.

También puede utilizarse para la facturación entre empresas del sector privado. Esta norma europea cumple al menos los siguientes criterios:

  • es tecnológicamente neutra;
  • es compatible con las normas internacionales de aplicación en materia de facturación electrónica;
  • tiene en cuenta las necesidades de protección de datos de carácter personal de conformidad con la Directiva 95/46 / CE, un enfoque de “protección de datos por diseño” y los principios de proporcionalidad, minimización de datos y limitación de objetivos; es compatible con las disposiciones de aplicación de la Directiva 2006/112 / CE;
  • permite el establecimiento de sistemas de facturación electrónica prácticos, fáciles de utilizar, flexibles y rentables;
  • tiene en cuenta las necesidades especiales de las pequeñas y medianas empresas, así como de los poderes adjudicadores subcentrales y las entidades adjudicadoras del sector público;
  • es apto para ser utilizado en transacciones comerciales entre empresas

Sin embargo, no recoge el elemento semántico que permita indicar el mecanismo de autenticidad e integridad previsto en la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

OJO. No confundir esta norma con la ISO 19631 (2009) Animal and vegetable fats and oils. Determination of polymerized triacylglycerols by high-performance size- exclusion chromatography (HPSEC)

En español UNE-EN ISO 16931:2010 Aceites y grasas de origen animal y vegetal. Determinación de triacilgliceroles polimerizados mediante cromatografía de exclusión de tamaño de alta resolución (HPSEC). (ISO 16931:2009)

Exchange Summit Americas: Acelerando la digitalización de la cadena de suministro


Con más de 100 delegados desde Argentina a Perú y Estados Unidos, Exchange Summit Americas celebró su brillante debut en Orlando (Florida, Estados Unidos) en 2016.

La audiencia se inspiró en las experiencias, opiniones y previsiones de los principales expertos en las tecnologías que unen a las empresas. Lo que va a llegar en aspectos como “E-Invoicing”, “P2P (Purchase-to-pay) Automation” & “Supply Chain Finance”.

La factura electrónica, la automatización de suministros desde el pedido al pago o la financiación de la cadena de suministro son aspectos candentes que se trataron de la mano de los mayores expertos latinoamericanos.

Ya tenemos la fecha para la próxima edición: 25 y 26 de abril de 2017.

Y una agenda con bastantes ponentes confirmados:

  • Todd M. Albers, Sr. Payments Consultant Payments, Standards and Outreach Group, Federal Reserve Bank of Minneapolis, USA
  • Kenneth Bengtsson, Chair of the OASIS Business Document Exchange TC and Chair of the OASIS UBL Latin American Regional Subcommittee, Peru
  • Brandi L. Crouch, Sr. Manager, Cash Management Solutions, EBS – Global Financial Services, Lockheed Martin Corporation, USA
  • Bryan DeGraw, Senior Director, Finance Advisory, The Hackett Group, USA
  • Chris Doxey, President, Doxey Inc., USA
  • Mario Fernández, CEO, Gosocket, Chile
  • Guillaume Hatt, Program Manager, IT, eDMS & Paperless Program, Chief Innovation and Operations Office, NOKIA, France
  • Camille Hiltz, Manager, Accounts Payable/ICC Operations, Siemens, USA
  • G. Ken Holman, Co-Chairman OASIS Universal Business Language (UBL) Technical Committee, Canada
  • Newton Oller, Project Leader of E-Invoicing in Retail, Tax Inspector, Sao Paulo State Financing Secretariat, Brazil
  • Peter Strong, CEO, Council of Small Business Organisations of Australia (COSBOA), Australia
  • Chris Welsh, CEO, OFS Portal, USA

Por cierto, ya parece consolidada la sede de Barcelona para la cumbre de la conectividad empresarial global (con especial representación europea) ya que el encuentro de Octubre de 2017 de Exchange Summit será también en Barcelona. los dias 9 y 10.

October 09 to 10, 2017 | Barcelona, Spain

 

Suministro Inmediato de Información (SII)


El Gobierno de España ha recuperado el plan de control electrónico de la remisión de facturas en tiempo real.

Hoy publica el BOE el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Entre las medida que incluye, se encuentra el denominado Suministro Inmediato de Información (SII), que entrará en vigor el 1 de julio de 2017, y obligará a las empresas a declarar las facturas emitidas y recibidas en un plazo de 4 días (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales), con lo que lleva de control del devengo y facturación del IVA.

El Consejo de Ministros del 2 de diciembre de 2016 ya aprobó esta medida que ya se venía anunciando desde el año 2014, y que cuenta con entornos de prueba de interconexión entre  la Agencia Tributaria y varias empresas, para evaluar los parámetros técnicos de remisión de información.

El SII consiste, básicamente, en el suministro electrónico de los registros de facturación, integrantes de los Libros Registro del IVA. Para ello, deben remitirse a la AEAT los detalles sobre la facturación por vía electrónica de manera que, con esta información se vayan configurando, prácticamente en tiempo real, los distintos Libros Registro. En el supuesto de facturas simplificadas, emitidas o recibidas, se podrán agrupar, siempre que cumplan determinados requisitos, y enviar los registros de facturación del correspondiente asiento resumen.

El Suministro Inmediato de Información  solo será obligatorio para los sujetos pasivos que actualmente tienen la obligación de autoliquidar el IVA mensualmente, como los inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) o las grandes empresas, con una facturación anual de más de 6 millones de euros.

La medida impactará en cerca de 62.000 contribuyentes, lo que representa el 80% de la facturación total de los sujetos pasivos del IVA en España.

Este sistema de llevanza electrónica de los libros registro de facturas podrá adoptarlo, opcionalmente, cualquier otro contribuyente que no reúna los requisitos citados.

Durante el primer semestre de vigencia del SII, los contribuyentes obligados tendrán un plazo extraordinario de envío de la información que será de ocho días (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales), por lo que la obligación se aplicará con mayor rigor a partir del 1 de enero de 2018.

Invitaciones para la jornada en español de la Cumbre Exchange Summit – 6 de octubre en Barcelona


Exchange-SummitEn la cumbre mundial sobre factura electrónica e intercambios de negocios que tendrá lugar en Barcelona los próximos 5 y 6 de octubre de 2015 se han reservado varias entradas gratuitas para la sesión del día 6 que será en español para organismos públicos españoles y para empresas que facturan al sector público, por la reciente entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria a través de FACE,

Me gustaría llamar la atención sobre algunas ponencias y paneles de discusión en particular:

11:00    The Contribution of E-Invoicing to Fight the Economic Crisis and to Increase Transparency in the Context of the Reform of Public Administration in Spain
– Mandatory E-Invoicing in a general framework to fight  economic crisis in Spain
– Law 25/2013 and General platform of E-Invoices (FACe)
– E-Invoices as a part of the whole cycle of E-Procurement
– Creation of an electronic register of accounts to increase transparency and control of commercial debt control and the average payments time
– Optimising the management of payments and control of debtors in the context of multi-administration country as Spain
– A view about the future of E-Invoicing in Spain
Fernando de Pablo Martín, Office for the Implementation of Public Administration Reform, Vicepresidencia del Gobierno

BREAKOUT SESSIONS A.6 – C.6
11:45    How to Implement (Mandatory) BtG E-Invoicing

In short introductory presentations (each 5 mins) the panellists will show what the current status in their countries is, what challenges are being faced and have been solved so far. Read more about the roadmaps of the countries Switzerland, Sweden, Austria, Croatia.
An open discussion with the audience and panellists will help to develop best practices for governmental initiatives and reliable roadmaps towards BtG E-Invoicing.
Moderator:
Charles Bryant, Co-Chair, EESPA
Panelists:
Peter Norén, Head of unit implementation & sourcing of enterprise applications, The Swedish National Financial Management Authority, Sweden

Simon Zbinden, Federal Finance Administration FFA, E-Government Finance, Switzerland
Gerhard Laga, The Austrian Federal Economic Chamber, Austria
Jan Sulik, Head of e-business development service, Ministry of Economy, Croatia
Aitor Cubo Contreras, Deputy director in the Communications and Information Technology Service, Ministry of Finance and Public Administrations, Spain

11:45   Facturación al sector público en España: La plataforma FACE como caso de éxito con algunos retos por resolver (session in Spanish- Sesión en español)
Moderador: Julian Inza Aldaz, President, European Agency of Digital Trust
Panelistas:
Jose María Sobrino, Subdirector General, Subdirección General de Aplicaciones de Contabilidad y Control, Ministerio de Hacienda y Administración Públicas
María Rodríguez-Losada, Representante de ANEI (Asociación Nacional de Empresas de Internet) en Foros de Factura Electrónica
Rubén Cortés Domingo, Director de Operaciones del Consorci AOC (Administració Oberta de Catalunya)

Para recibir instrucciones sobre como hacer la reserva gratuita, rellene los siguientes datos:

Mini Ventanilla Única (Mini One-Stop Shop – MOSS) de la Agencia Tributaria


A partir del 1 de enero de 2015, los servicios de telecomunicación, radiodifusión o TV y electrónicos tributarán en el Estado miembro de establecimiento del cliente, tanto si el cliente es un empresario o profesional como si se trata de una persona que no tenga tal condición (consumidor final), y tanto si el prestador del servicio es un empresario establecido en la Comunidad o fuera de la misma.

  • Telecomunicaciones, radiodifusión o TV y servicios electrónicos prestados por empresario comunitario:
    Destinatario Lugar de tributación
    Empresario de otro Estado miembro EM donde el cliente esté establecido o resida
    El destinatario declara e ingresa el IVA (“inversión del sujeto pasivo”)
    Consumidor final de otro Estado miembro EM donde el cliente esté establecido o resida
    El prestador del servicio puede registrarse en un único EM para declarar e ingresar el IVA a través del régimen de Mini Ventanilla Única
    Empresario o consumidor final
    no comunitario
    No sujeto
    Excepción posible: en ciertos casos, cuando el servicio sea utilizado de forma efectiva en el TAI

    Ejemplo: Un particular con residencia habitual en Francia descarga una película a través de una página web de una empresa española. La empresa española deberá repercutir e ingresar el IVA francés. Podrá optar por registrarse y presentar sus declaraciones del IVA correspondiente a estos servicios en España mediante el servicio de Mini Ventanilla Única

  • Telecomunicaciones, radiodifusión o TV y servicios electrónicos prestados por empresario no comunitario:
    Destinatario Lugar de tributación
    Empresario comunitario EM donde el cliente esté establecido o resida
    El destinatario declara e ingresa el IVA (“inversión del sujeto pasivo”)
    Consumidor final comunitario EM donde el cliente esté establecido o resida
    El prestador del servicio puede registrarse en un único EM a través del régimen de Mini Ventanilla Única

Este cambio en el lugar de tributación viene acompañado de un nuevo régimen denominado “Mini Ventanilla Única” o “Mini One-Stop Shop” (MOSS) al que podrán acogerse voluntariamente las empresas prestadoras de estos servicios.

Este nuevo régimen opcional tiene como finalidad minorar la “cargas fiscales indirectas” que pudieran conllevar para los operadores  las nuevas reglas de localización de estos servicios con entrada en vigor en 2015 (a partir de esta fecha se considerará que el servicio se localiza en el Estado de establecimiento o residencia del consumidor final -Estado miembro de consumo- y no en el del prestador).

El nuevo régimen permitirá que los empresarios o profesionales no tengan que identificarse y darse de alta en cada Estado de consumo, sino que podrán presentar sus declaraciones de IVA desde un único punto en el Portal Web de su Estado de Identificación. Para ello, deberán expresamente registrarse en este régimen.

Los prestadores deben conocer los tipos de IVA aplicables en cada país para lo que deben coonocer la siguiente tabla:

Tipos de IVA aplicables a los servicios digitales en los distintos países de la Unión Europea

ESTADO MIEMBRO TIPO IVA APLICABLE %
Austria 20 / 10 [El tipo reducido del 10% se aplica a servicios pre-pago de radiodifusión y televisión.]
Bélgica 21
Bulgaria 20
Croacia 25
Chipre 19
Chequia 21
Dinamarca 25
Estonia 20
Finlandia 24
Francia 20 / 10 / 5,5 / 2,1 [El tipo reducido del 10% se aplica a servicios de radiodifusión y televisión. Los libros electrónicos están sujetos al tipo reducido del 5,5%. Los periódicos electrónicos están sujetos al tipo superreducido del 2,1%]
Alemania 19
Grecia 23 / 16 [El tipo reducido del 16% se aplica a los servicios prestados entre determinadas islas griegas.]
Hungría 27
Irlanda 23
Italia 22
Letonia 21
Lituania 21
Luxemburgo 15 / 3 [El tipo superreducido del 3% se aplica a los servicios de radiodifusión y televisión.]
Malta 18
Países Bajos 21
Polonia 23 / 8 [El tipo reducido del 8% se aplica a los servicios de radiodifusión y televisión.]
Portugal 23
Rumanía 24
Eslovaquia 20
Eslovenia 22
España 21
Suecia 25
Reino Unido 20

FUENTE: http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/how_vat_works/telecom/index_en.htm#new_rules

Preguntas y respuestas sobre la Mini Ventanilla Única o Mini One-Stop Shop (MOSS)

¿Qué es  la Mini Ventanilla Única o Mini One-Stop Shop (MOSS)?

A partir del 1 de enero de 2015, todos los  servicios de  telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y electrónicos (“TRE”) prestados por un empresario o profesional a particulares consumidores finales establecidos o residentes en un  Estado de la Unión Europea distinto del prestador de ese servicio, deberán tributar en el Estado de establecimiento o residencia de dicho consumidor final.

Ello supone que los operadores que presten este tipo de servicios, deberán tributar por el Impuesto sobre el  Valor Añadido en cada uno de los Estados donde se encuentren establecidos o residan sus clientes consumidores finales. La miniventanilla única es un servicio telemático que ofrecerá  a estos operadores  la posibilidad de cumplir con las  obligaciones tributarias en materia de IVA en esos Estados directamente desde la Sede Electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Se puede utilizar la Mini Ventanilla Única para todo tipo de servicios?

No. La Mini Ventanilla Única solamente puede ser utilizada por aquellos empresarios o profesionales:

  • que presten servicios de  telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y electrónicos y
  • cuyo destinatario sea un particular establecido o con domicilio o residencia en un Estado miembro distinto del de la sede del prestador.

En el caso de prestar servicios a empresarios o profesionales y a particulares, se podrán acoger a la Mini Ventanilla Única en lo que se refiere a los servicios a particulares.

En el caso de prestar servicios exclusivamente a empresarios o profesionales, la Mini Ventanilla Única no resulta aplicable.

Tampoco se puede aplicar la Mini Ventanilla Única única cuando los destinatarios de los servicios sean los particulares establecidos en el mismo Estado miembro donde está establecido el empresario o profesional que los preste.

¿Que se entiende por servicios de  telecomunicaciones, de radiodifusión y de televisión y electrónicos (TRE)?

Puede acceder al apartado “Nuevas reglas de localización“ para obtener una descripción completa de estos servicios.

¿Es obligatorio utilizar la  Mini Ventanilla Única?

No. Es un régimen optativo.
Todos los empresarios o profesionales que deseen optar por la MOSS deberán presentar el Formulario 034 para solicitar el alta en el Régimen especial aplicable a los servicios de telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y a los prestados por vía electrónica en el IVA.

¿Qué modalidades de la Mini Ventanilla Única se han implementado a partir del 1 de enero de 2015?

La Mini Ventanilla Única tiene dos modalidades:

  1. Régimen aplicable a los empresarios o profesionales establecidos en la Comunidad. (Régimen de la Unión)Al que se podrán acoger:
    • Empresarios o profesionales que tengan la sede de su actividad económica en el territorio de aplicación del Impuesto español ó
    • Empresarios o profesionales  que tengan la sede de su actividad económica fuera de la Comunidad y que tengan en el territorio de aplicación del Impuesto español  un establecimiento permanente.
  2. Régimen aplicable a los empresarios o profesionales no establecidos en la Comunidad. (Régimen exterior a la Unión)Al que se podrán acoger:
    • Empresarios o profesionales  que tengan la sede de su actividad económica FUERA del territorio de  la Comunidad y que además,  NO tengan en dicho territorio un establecimiento permanente ni estén obligadas por otro motivo a identificarse a efectos de IVA.

¿Qué trámites son necesarios para registrarse en la Mini Ventanilla Única?

A partir del 1 de octubre de 2014, todo empresario o profesional que preste servicios TRE y desee acogerse a la Mini Ventanilla Única deberá solicitar el alta mediante la presentación, por vía electrónica, del Formulario 034 disponible a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria ( http://www.agenciatributaria.gob.es).

Para ello, deberá disponer de:

  • Régimen exterior a la Unión:Un código de identificación individual, que le será expedido por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), y que será válido a los solos efectos de este proceso y, un certificado electrónico reconocido de acuerdo a las condiciones que establece la Ley 59/2003.Para obtener el código de identificación individual el empresario o profesional deberá dirigirse a la AEAT a través de la dirección de correo electrónico moss@correo.aeat.esPor esta vía la AEAT le expedirá el código de identificación individual y le indicará los pasos a seguir para poder obtener el certificado electrónico.
  • Régimen de la Unión:Un certificado electrónico reconocido de acuerdo a las condiciones que establece la Ley 59/2003 y en el caso de que el empresario o profesional sea una persona física actuando en nombre propio, también podrá utilizar un sistema de identificación y autenticación con clave de acceso en un registro previo como usuario (PIN24H)

Una vez registrado, ¿desde cuándo puedo operar utilizando la Mini Ventanilla Única?

Como regla general, el régimen especial comenzará a aplicarse a partir del primer día del trimestre siguiente a aquel en que el empresario o profesional  presente ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria su declaración de inicio de sus operaciones comprendidas en uno de los  regímenes especiales de la Mini Ventanilla Única.

¿Qué régimen corresponde a los empresarios o profesionales con sede en Canarias, Ceuta y Melilla?

Si no tienen ningún establecimiento permanente en el territorio español de aplicación del impuesto ni en el resto de la Comunidad, deberán optar por el  Régimen exterior a la Unión.

Si disponen de un establecimiento permanente en el territorio español de aplicación del impuesto o en el resto de la Comunidad, deberán optar por el Régimen de la Unión.

¿Qué es el Estado miembro de identificación (EMI) en la Mini Ventanilla Única?

El Estado de identificación en la Mini Ventanilla Única es el Estado miembro en el que se registra el sujeto pasivo para usar este régimen y a través del que va a cumplir con sus obligaciones tributarias en el resto de Estados, derivadas de la prestación de los servicios afectados por la Mini Ventanilla Única.

Si se opta por registrarse en la Mini Ventanilla Única, ¿se puede elegir como Estado  miembro de identificación cualquier Estado de la Unión Europea?

Hay unas reglas comunitarias  para la elección del Estado miembro de identificación:

  • Los empresarios o profesionales que tengan la sede de su actividad económica en el territorio de aplicación del Impuesto español, deberán necesariamente, en caso de optar por la Mini Ventanilla Única, elegir España como su Estado miembro de identificación.
  • Los empresarios o profesionales  que tengan la sede de su actividad económica fuera de la Comunidad y que tengan en el territorio de aplicación del Impuesto español  un establecimiento permanente, deberán elegir  España como su Estado de Identificación si solamente tienen ese establecimiento permanente en todo el territorio de la Comunidad.Si tienen otros establecimientos permanentes en otros Estados, podrán elegir como Estado de identificación España o cualquiera de los Estados miembros en los que tengan un establecimiento permanente.
  • Los empresarios o profesionales  que tengan la sede de su actividad económica FUERA del territorio de la Comunidad y que además,  NO tengan en dicho territorio un establecimiento permanente ni estén obligadas por otro motivo a identificarse a efectos de IVA, podrán elegir España como Estado de identificación para la Mini Ventanilla Única.

¿Se puede abandonar el régimen en cualquier momento de forma voluntaria?

Sí. Los empresarios o profesionales acogidos a cualquiera de los dos regímenes, pueden dejar de utilizarlo, siga o no prestando servicios TRE.

Para ello, deberá informar de su decisión a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, al menos quince días antes del final del período trimestral anterior a aquel en que se pretenda dejar de utilizar el régimen.

¿Puede  un empresario o profesional acogido a alguno de los regímenes  ser excluido del mismo?

. El Estado miembro de identificación puede excluirle del régimen, cuando, entre otros,  deje de prestar servicios acogidos al mismo, no reúna las condiciones para estarlo, o, incumpla sistemáticamente las normas del régimen.

¿Puede volver un empresario o profesional  a acogerse a alguno de los regímenes, tras haberlo abandonado de forma voluntaria o haber sido excluido del mismo?

Sí. Para ello deberá  solicitarlo.

No obstante, según el motivo de su baja inicial, tendrá que haber transcurrido un periodo de cuarentena para poder volver a acogerse a alguno de los regímenes en cualquier Estado miembro.

En concreto:

  • Si renunció voluntariamente, no podrá volver a acogerse hasta transcurrido dos trimestres desde la fecha de baja en el régimen.
  • Si fue excluido por incumplir las normas, no podrá volver a acogerse hasta transcurrido ocho trimestres a partir del siguiente al que fue excluido.

Cuando el sujeto pasivo haya sido excluido por haber dejado de cumplir las condiciones necesarias para utilizar el régimen especial o se suponga que ha dejado de ejercer sus actividades bajo el régimen especial porque no haya prestado servicios TRE durante ocho trimestres consecutivos, no se aplicará período de cuarentena.

¿Se puede cambiar de Estado de identificación para la Mini Ventanilla Única?

De acuerdo con lo previsto en la normativa comunitaria:

  • Los sujetos pasivos cuya sede de actividad económica o su único establecimiento permanente radica en el territorio de aplicación del impuesto español no pueden tener como Estado de identificación otro Estado de la Unión Europea distinto de España.
  • Los sujetos pasivos con sede fuera de la Comunidad que hubieran elegido España como Estado de Identificación, si tienen otros establecimientos permanentes en otros Estados, podrán cambiar de Estado de Identificación transcurridos dos años contados a partir del año siguiente al de su registro inicial en la Mini Ventanilla Única.
  • Los sujetos pasivos con sede fuera de la Comunidad y sin establecimientos permanentes en ningún Estado, que hubieran elegido España como Estado de Identificación, podrán cambiar de Estado de Identificación en cualquier momento.

¿Qué es el Estado miembro de consumo (EMC) en la Mini Ventanilla Única?

El Estado o Estados de consumo son aquellos Estados en los que están establecidos o tienen su domicilio o residencia habitual los consumidores finales a los que el sujeto pasivo acogido a la Mini Ventanilla Única presta servicios TRE.

¿Se puede usar la Mini Ventanilla Única en el régimen de la Unión para los servicios prestados en un Estado en el que el sujeto pasivo tenga la sede de su actividad económica o un establecimiento permanente?

No. En ese caso, el sujeto pasivo deberá incluir el IVA devengado por la prestación de servicios TRE en ese Estado en la declaración de IVA que deba presentar por todas las operaciones que realice.

Y ello, en el caso de establecimiento permanente, con independencia de que éste haya o no intervenido en la prestación de los servicios TRE.

 

Una empresa acogida al régimen de la Unión con sede en el territorio de aplicación del impuesto español presta servicios TRE a particulares consumidores finales con domicilio en España, Francia y Portugal. Si opta por la Mini Ventanilla Única ¿qué servicios de los que presta se incluirán en el régimen?

En primer lugar, se trataría de una empresa que debe registrarse en España como su Estado miembro de identificación.

La empresa deberá incluir el IVA DEVENGADO por los servicios TRE prestados a consumidores finales con domicilio en España en la declaración de IVA que deba presentar normalmente ante la Agencia Tributaria, junto al resto de operaciones que realice.

Declarará bajo el régimen de la Mini Ventanilla Única el IVA devengado en Francia y Portugal. Y lo hará, al estar acogido al régimen, a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, sin necesidad de identificarse en dichos Estados.

 

Una empresa acogida al régimen exterior a la Unión que ha elegido España como Estado miembro de identificación presta servicios TRE a particulares consumidores finales con domicilio en España, Francia y Portugal. ¿Qué servicios de los que presta se incluirán en el régimen y por tanto, en la declaración de IVA presentada a través de la Mini Ventanilla Única?

En este caso, como la empresa está acogida al régimen exterior de la Unión y no tiene en el territorio de la Comunidad ni su sede ni ningún establecimiento permanente, podrá declarar a través de la Mini Ventanilla Única el IVA devengado en Francia y Portugal y también, a diferencia del caso del punto 11º) anterior, el IVA devengado en España.

 

¿Se puede usar la Mini Ventanilla Única para declarar los servicios prestados en un Estado en el que el sujeto pasivo esté identificado a efectos del IVA como no establecido?

En el régimen de la Unión, sí.

En el régimen exterior de la Unión, el empresario o profesional registrado, por definición, no puede estar establecido ni estar identificado a efectos de IVA en ningún Estado.

 

¿Se incluyen en la Mini Ventanilla Única los servicios TRE que se presten por los establecimientos permanentes que una empresa acogida al régimen de la Unión pueda tener en diferentes estados de la UE?

Sí. Bajo el régimen de la Unión, deben declararse todos los servicios TRE prestados, tanto por la sede como por cualquiera de los establecimientos permanentes que tenga en algún Estado de la UE.

No obstante, es importante señalar que los servicios TRE prestados a consumidores finales en un Estado Miembro donde radique un establecimiento permanente de la empresa se incluirán en las declaraciones de IVA nacionales del establecimiento permanente y no en la presentada a través de la Mini Ventanilla Única.

 

¿Se pueden incluir en la Mini Ventanilla Única del régimen exterior de la Unión los servicios TRE que se presten por los establecimientos permanentes que una empresa tenga en diferentes estados de la UE?

En el régimen exterior de la Unión, el empresario o profesional registrado, por definición, no puede estar establecido en ningún Estado.

 

Una empresa con su sede de actividad económica en el territorio de aplicación del impuesto español, presta servicios acogidos a la Mini Ventanilla Única a consumidores finales del Reino Unido, Francia y Portugal. Además, tiene un establecimiento permanente en Rumanía, desde el que presta servicios a ciudadanos con domicilio en Rumanía, la República Checa y Bulgaria

En este caso, la empresa española acogida al régimen de la Unión deberá declarar bajo la Mini Ventanilla Única:

  • Los servicios TRE prestados desde su sede a los consumidores finales de Reino Unido, Francia y Portugal.
  • Los servicios TRE prestados desde su Establecimiento permanente de Rumanía a los consumidores finales domiciliados en la República Checa y en Bulgaria.

En ambos casos, a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

No podrá declarar bajo la Mini Ventanilla Única los servicios prestados por el establecimiento permanente a los consumidores finales rumanos. Para declarar esos servicios, deberá hacerlo a través de la declaración nacional que el establecimiento permanente deba presentar en Rumanía.

¿Se puede deducir en la declaración presentada a través de la Mini Ventanilla Única, el IVA que se haya soportado en el/los Estados miembros de consumo originado por la realización de este tipo de servicios en los mismos?

No. Para obtener la devolución del IVA SOPORTADO en los Estados de consumo, debe utilizarse necesariamente el procedimiento de devolución de IVA NO ESTABLECIDOS:

  • Para el Régimen de la Unión, presentando a través del Estado de establecimiento la correspondiente solicitud de devolución IVA NO ESTABLECIDO dirigida al Estado de consumo en cuestión. No obstante, si se realizasen en el Estado miembro de consumo otras operaciones distintas de las acogidas al régimen especial que determinen la obligación de registrarse y presentar declaraciones-liquidaciones en dicho Estado miembro, las cuotas soportadas se deducirán en dichas declaraciones.
  • Para el Régimen Exterior de la Unión de acuerdo con lo establecido en la 13ª Directiva 86/560/CEE del Consejo, de 17 de noviembre. En este caso, no se exigirá la reciprocidad de trato ni será necesaria la designación de un representante ante el  correspondiente Estado de devolución.

¿Va a realizar la Agencia Tributaria una campaña de difusión de la Mini Ventanilla Única entre los operadores del sector?

Si. Próximamente se comenzarán las sesiones divulgativas tanto entre las empresas del sector como asociaciones, asesores y organizaciones afectadas, que serán debidamente publicitadas a través de la página web de la Agencia Tributaria.

¿Existe un servicio al que dirigirse si se desea obtener información adicional sobre la Mini Ventanilla Única?

Si. En el caso de que desee información adicional o consultar cualquier duda en relación a este régimen puede contactar con la Agencia Tributaria a través de la dirección de correo electrónico moss@correo.aeat.es.

Asimismo, puede hacer click aquí para acceder a la “Guía MoSS” publicada por la Comisión Europea.

 ¿Qué servicios se pueden incluir en la Mini Ventanilla Única, teniendo en cuenta los diferentes escenarios de aplicación posibles elaborados por la Comisión Europea?

Esta presentación en Powepoint presenta los servicios se pueden incluir en la Mini Ventanilla Única Documento de PowerPoint  (212 KB)

 

Instrucciones modelo 368: régimen exterior de la Unión

 

 

 

 

 

Más información disponible en