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Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE


El pasado 10 de octubre de 2019 tuvo lugar el evento “Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE: implementación y desafíos a nivel regional” organizado por la Comisión Europea en el marco de la Semana Económica de las Regiones y las Ciudades.

Las presentaciones de expertos nacionales y de la UE proporcionaron directrices y ejemplos de buenas prácticas de diferentes estrategias nacionales, con la idea de ayudar a los participantes en la adopción de la facturación electrónica en entornos regionales y locales además de la administración general del estado.

e-Invoicing-2019-10-14

La sesión fue inaugurada y conducida por Irena Riviere-Osipov (Responsable de la Política de Facturación Electrónica de la DG GROW).

Irena señaló que la contratación pública es una parte esencial de la actividad del sector público y ofrece importantes oportunidades de mercado a las empresas. “La contratación pública europea, que representa un volumen comercial de 2.448.000 millones de euros (aproximadamente el 16% del PIB de la UE en 2017), es un motor importante del crecimiento económico, de la creación de empleo y de la innovación” (según datos procedentes de un estudio del Departamento de Políticas del Parlamento Europeo, de enero de 2019). La digitalización de los procesos de contratación pública y la adopción de la facturación electrónica generalizada desempeñan un papel importante en los esfuerzos por garantizar la sostenibilidad medioambiental, generar ahorros fiscales en el sector público y maximizar la eficiencia.

Esta sesión incluyó posteriormente la puesta en común de las mejores prácticas en el ámbito de la facturación electrónica por parte de cinco ponentes, incluidos cuatro representantes de los Estados miembros de la UE. Los expertos compartieron sus experiencias de primera mano en la aplicación de la facturación electrónica, en particular en los niveles regionales. Esto incluía describir la estrategias utilizadas, indicar las herramientas de seguimiento aplicadas y exponer ejemplos concretos de la adopción de la facturación electrónica y su impacto.

  • Marc Christopher Schmidt (de la DG GROW) declaró que “Hoy en día, las tecnologías emergentes están transformando la forma en que funciona la contratación pública. La contratación pública se ha convertido en contratación pública electrónica, y ofrece nuevos servicios, productos y modelos de negocio más eficientes e innovadores”.
    En los tres últimos años, las capacidades digitales adquiridas en los Estados miembros han aumentado considerablemente, pero aún queda margen de mejora para aprovechar plenamente la digitalización de las distintas fases de la contratación.
  • Kerstin Wiss Holmdahl (Asesora Jurídica de la Asociación Sueca de Autoridades Locales y Regionales – SALAR), destacó que “Con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y una nueva forma de trabajar podemos ahorrar dinero. Liberando recursos para las actividades públicas básicas (por ejemplo, escuelas, hospitales, atención a las personas mayores, etc., en los municipios)”. En respuesta a una encuesta destinada a evaluar el impacto de la transformación de la contratación electrónica a nivel regional y local, el 94% de los encuestados considera que el proceso de facturación es más eficiente que antes de la adopción de la facturación electrónica.
  • Declan McCrormack (Principal Officer en el Programa de Facturación Electrónica de Irlanda y del Proyecto Plataforma de Licitaciones Electrónicas en la Oficina de Contratación Pública del Gobierno de Irlanda) presentó la “estrategia irlandesa para mejorar la comunicación y la colaboración entre el gobierno y los niveles locales minimizando las dependencias tecnológicas”. La oficina irlandesa de Contratación Pública ha establecido acuerdos nacionales con proveedores seleccionados a fin de simplificar la contratación de soluciones homologadas a las entidades públicas locales.
  • Ana Ramos (Coordinadora en la Dirección de Servicios Financieros Compartidos, ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P, Portugal) declaró que “La factura electrónica es el elemento que nos aporta trazabilidad, interoperabilidad, e integración de datos de calidad, así como da lugar a otras posibilidades a lo largo de la cadena de eProcurement”. A nivel local en Portugal, la implementación de la estrategia de facturación electrónica reúne cinco elementos: la estandarización de procesos, la adaptación de tecnologías, la elaboración de un programa de facturación electrónica y buenas prácticas, y la organización de una campaña de difusión.
  • Justin Jager (Asesor de Políticas del Ministerio del Interior de los Países Bajos) señaló que “el objetivo es mantener las herramientas de monitorización y una cooperación cercana con los organismos locales para evaluar el impacto de la aplicación de la Directiva”. En los Países Bajos, el 95% de las entidades del gobierno regional y local ya han implementado una solución técnica, utilizando principalmente el modelo  PEPPOL.

Los mensajes coincidieron en dar valor a la coordinación a nivel europeo en la adopción de las políticas de contratación pública electrónica y facturación electrónica. Sin embargo, cada ponente dio cuenta de que cada estrategia es única país a país y expuso el itinerario del suyo hacia la transformación digital.

La transformación digital nos señala un futuro más verde, una administración pública optimizada, abre oportunidades para la innovación y nos hace percibir la necesidad de contar con una coordinación proactiva entre los distintos niveles de la administración.

La Comisión apoya a las administraciones públicas para que adopten la facturación electrónica permitiendo la adopción de la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública) y de las normas publicadas en el esfuerzo de estandarización europea y para lo que aporta el módulo de facturación electrónica (CEF eInvoicing Building Block  desarrollado en el marco de Mecanismo para la conexión con Europa (Connecting Europe Facility – CEF).

CEF eInvoicing ofrece actualmente a los sectores público y privado cursos de formación y talleres sobre facturación electrónica in situ, seminarios en línea de apoyo; una comunidad de usuarios que alberga debates en línea, un registro de artefactos (implementaciones de referencia de reglas de validación) de apoyo para la aplicación de la norma europea y un servicio de pruebas de conformidad dedicado.

Conclusiones

Cada Estado miembro debe encontrar las soluciones que satisfagan sus necesidades locales, regionales y nacionales. El contexto político, la toma de decisiones, las herramientas, la cooperación nacional, regional o local, la integración y la interoperabilidad deben asumirse como retos relevantes y formar parte de la estrategia de aplicación, que lleve a la generalización de la eFactura.

La iniciativa “CEF eInvoicing Building Block” apoya la facturación electrónica adoptando la norma europea EN-16931 y la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública). Ofrece diferentes tipos de recursos que merece la pena considerar.

 

Digital por diseño


Va llegando el momento de abandonar el término “transformación digital” que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las “piezas de lego” que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos “en la nube”, los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el “soporte duradero” o la “simetría probatoria” (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con “nodos eIDAS” como el español que se instancia a través del sistema “Cl@ve“.

 

Cambios en la normativa de facturación por el Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre


El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, recogia las obligaciones de facturación y bajo su auspicio se publicó la importante Orden EHA 962/2007, todavía vigente.

Posteriormente se publicó el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que introdujo importantes cambios, especialmente en lo relativo a las facturas simplificadas. Este RD fue necesario para transponer la Directiva 2010/45/UE.

Con el Real Decreto 1075/2017, de 29 de diciembre se introdujeron cambios en el RD 1619/2012 por la entrada en vigor del deminado “suministro inmediato de información” para la llevanza digital de libros registro de facturas expedidas y recibidas y ciertos aspectos de las facturas rectificativas.

Recientemente se ha publicado el Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre, que modifica varias normas, entre las que se encuentra el RD 1619/2012.

Las modificaciones introducidas en este RD 1512/2018, de 28 de diciembre, son las siguientes:

  1. Normativa aplicable en las prestaciones de servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión (art 2.3 del Reglamento de Obligaciones de Facturación ROF).Se modifica este artículo para dar cumplimiento a lo establecido en la Directiva (UE) 2017/2455, respecto a los servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión. De esta forma, en consonancia con la modificación del artículo 61 quinquiesdecies del Reglamento del IVA (RIVA), que dispone que desde su entrada en vigor el 1 de enero de 2019, la normativa aplicable a la factura expedida por los sujetos pasivos acogidos a los regímenes especiales de ventanilla única para la declaración y gestión del Impuesto devengado por estos servicios, que hasta la fecha era la del Estado miembro de consumo, pasa a ser la del Estado miembro de identificación.

    La modificación del artículo 2 del ROF, regula las operaciones que quedan sujetas a dicha normativa, con lo que la nueva redacción establece que no será aplicable dicha normativa a las operaciones que, aunque se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, se correspondan con prestaciones de servicios en las que el prestador se encuentre acogido a alguno de los regímenes especiales de ventanilla única.

    También se introduce la excepción a la regla general, de que la normativa española relativa a las obligaciones de facturación será aplicable a operaciones realizadas por sujetos pasivos establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto, aunque sus operaciones no se entiendan realizadas en dicho territorio, cuando el prestador del servicio se encuentre acogido a los referidos regímenes especiales de ventanilla única y sea España el Estado miembro de identificación.

    Lo anterior será también de aplicación, cuando el prestador que no esté establecido en la Comunidad, se encuentre acogido a este régimen especial de ventanilla única y sea también España el Estado miembro de identificación.

  2. Obligación de expedir factura en las operaciones realizadas por los partidos políticos (art 3.1.a ROF).Se incluye un caso especial de obligatoriedad de facturación en caso de operaciones exentas del artículo 20, de la Ley del IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.). La exención indicada en la sección Uno, enumeración 28º referente a partidos políticos se añade a las ya existentes.
  3. Excepciones a la obligación de expedir factura. Sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva, entidades gestoras de fondos de pensiones, fondos de titulización y sus sociedades gestoras. (art 3.2 ROF)Esta modificación, resuelve un problema que se habá creado a ciertas entidades del sector financiero y de seguros (como las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones, entre otras) que, por no tener la calificación de entidad de crédito o entidad de seguros propiamente dichas, habían quedado obligadas a expedir factura por las operaciones financieras o de seguros exentas del Impuesto, cuando dicha obligación suponía un carga administrativa adicional respecto a la de los bancos y entidades aseguradoras que no tenía justificación técnica ni de control tributario.

    Para generalizar este tratamiento especial a los casos justificados, se autoriza que la Agencia Estatal de Administración Tributaria, pueda eximir de dicha obligación a otros empresarios o profesionales distintos de los señalados expresamente en el Reglamento, previa solicitud del interesado, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien por las condiciones técnicas de expedición de estas facturas.

  4. Aplicación de la Disposición adicional cuarta del ROF a los servicios incluidos en el régimen especial de las agencias de viajes (apartado 1.c letra h ´ Disposición Adicional Cuarta ROF)Se modifica la disposición adicional cuarta del Reglamento de Facturación para incluir, dentro del procedimiento especial de facturación regulado en dicha disposición, aplicable a las agencias de viajes que intervengan en nombre y por cuenta de otros empresarios o profesionales en la comercialización de servicios de viajes prestados directamente al viajero, a los servicios de viajes sujetos al régimen especial de las agencias de viajes, servicios que habían quedado excluidos de dicha disposición adicional cuando se amplió su ámbito de aplicación en el año 2017 y que comportan la misma naturaleza que los servicios de viajes incluidos.

Plataformas de efactura


A lo largo del tiempo he tenido ocasión de colaborar con diferentes entidades especializadas en el ámbito de la factura electrónica y con el desarrollo del formato XML facturae.

Hasta que ha sido obligatorio (y factible) facturar electrónicamente al sector público han pasado mucho años de esfuerzo de muchas entidades, incluido el MINHAP, con un recuerdo de especial reconocimiento por Fernando de Pablo.

En la actualidad FACe se ha consolidado como uno de los principales Puntos de entrada de Factura electronica. A través de FACe las empresas presentan sus facturas electrónicas a la Administración General del Estado, lo que es obligatorio desde el 15 de Enero de 2015.

Ahora el entorno de la eFactura está más estabilizado, pero los retos técnicos y jurídicos siguen siendo importantes, especialmente con el objetivo de converger con los desarrollos legislativos comunitarios y la adopción de la norma EN 16931.

Por eso he pensado que este breve artículo puede ayudar a identificar algunas plataformas excelentes que prestan servicios de factura electrónica y que he tenido ocasión de comprobar de primera mano.

 

 

FprEN 16931-1 Facturación electrónica – Parte 1: Modelo de datos semántico de los elementos básicos de una factura electrónica


e-invoicingYa está disponible en las tiendas on-line de estándares el borrador de la norma FprEN 16931-1 Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice

Esta Norma Europea establece un modelo de datos semántico de los elementos centrales de una factura electrónica. El modelo semántico incluye sólo los elementos esenciales de información que una factura electrónica necesita para garantizar el cumplimiento legal (incluido el fiscal) y permitir la interoperabilidad para el comercio transfronterizo, transversal y para el comercio interior.

El modelo semántico puede ser utilizado por las organizaciones de los sectores público y privado para la facturación en un contexto de contratación pública.

También puede utilizarse para la facturación entre empresas del sector privado. Esta norma europea cumple al menos los siguientes criterios:

  • es tecnológicamente neutra;
  • es compatible con las normas internacionales de aplicación en materia de facturación electrónica;
  • tiene en cuenta las necesidades de protección de datos de carácter personal de conformidad con la Directiva 95/46 / CE, un enfoque de “protección de datos por diseño” y los principios de proporcionalidad, minimización de datos y limitación de objetivos; es compatible con las disposiciones de aplicación de la Directiva 2006/112 / CE;
  • permite el establecimiento de sistemas de facturación electrónica prácticos, fáciles de utilizar, flexibles y rentables;
  • tiene en cuenta las necesidades especiales de las pequeñas y medianas empresas, así como de los poderes adjudicadores subcentrales y las entidades adjudicadoras del sector público;
  • es apto para ser utilizado en transacciones comerciales entre empresas

Sin embargo, no recoge el elemento semántico que permita indicar el mecanismo de autenticidad e integridad previsto en la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

OJO. No confundir esta norma con la ISO 19631 (2009) Animal and vegetable fats and oils. Determination of polymerized triacylglycerols by high-performance size- exclusion chromatography (HPSEC)

En español UNE-EN ISO 16931:2010 Aceites y grasas de origen animal y vegetal. Determinación de triacilgliceroles polimerizados mediante cromatografía de exclusión de tamaño de alta resolución (HPSEC). (ISO 16931:2009)

Exchange Summit Americas: Acelerando la digitalización de la cadena de suministro


Con más de 100 delegados desde Argentina a Perú y Estados Unidos, Exchange Summit Americas celebró su brillante debut en Orlando (Florida, Estados Unidos) en 2016.

La audiencia se inspiró en las experiencias, opiniones y previsiones de los principales expertos en las tecnologías que unen a las empresas. Lo que va a llegar en aspectos como “E-Invoicing”, “P2P (Purchase-to-pay) Automation” & “Supply Chain Finance”.

La factura electrónica, la automatización de suministros desde el pedido al pago o la financiación de la cadena de suministro son aspectos candentes que se trataron de la mano de los mayores expertos latinoamericanos.

Ya tenemos la fecha para la próxima edición: 25 y 26 de abril de 2017.

Y una agenda con bastantes ponentes confirmados:

  • Todd M. Albers, Sr. Payments Consultant Payments, Standards and Outreach Group, Federal Reserve Bank of Minneapolis, USA
  • Kenneth Bengtsson, Chair of the OASIS Business Document Exchange TC and Chair of the OASIS UBL Latin American Regional Subcommittee, Peru
  • Brandi L. Crouch, Sr. Manager, Cash Management Solutions, EBS – Global Financial Services, Lockheed Martin Corporation, USA
  • Bryan DeGraw, Senior Director, Finance Advisory, The Hackett Group, USA
  • Chris Doxey, President, Doxey Inc., USA
  • Mario Fernández, CEO, Gosocket, Chile
  • Guillaume Hatt, Program Manager, IT, eDMS & Paperless Program, Chief Innovation and Operations Office, NOKIA, France
  • Camille Hiltz, Manager, Accounts Payable/ICC Operations, Siemens, USA
  • G. Ken Holman, Co-Chairman OASIS Universal Business Language (UBL) Technical Committee, Canada
  • Newton Oller, Project Leader of E-Invoicing in Retail, Tax Inspector, Sao Paulo State Financing Secretariat, Brazil
  • Peter Strong, CEO, Council of Small Business Organisations of Australia (COSBOA), Australia
  • Chris Welsh, CEO, OFS Portal, USA

Por cierto, ya parece consolidada la sede de Barcelona para la cumbre de la conectividad empresarial global (con especial representación europea) ya que el encuentro de Octubre de 2017 de Exchange Summit será también en Barcelona. los dias 9 y 10.

October 09 to 10, 2017 | Barcelona, Spain

 

Suministro Inmediato de Información (SII)


El Gobierno de España ha recuperado el plan de control electrónico de la remisión de facturas en tiempo real.

Hoy publica el BOE el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Entre las medida que incluye, se encuentra el denominado Suministro Inmediato de Información (SII), que entrará en vigor el 1 de julio de 2017, y obligará a las empresas a declarar las facturas emitidas y recibidas en un plazo de 4 días (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales), con lo que lleva de control del devengo y facturación del IVA.

El Consejo de Ministros del 2 de diciembre de 2016 ya aprobó esta medida que ya se venía anunciando desde el año 2014, y que cuenta con entornos de prueba de interconexión entre  la Agencia Tributaria y varias empresas, para evaluar los parámetros técnicos de remisión de información.

El SII consiste, básicamente, en el suministro electrónico de los registros de facturación, integrantes de los Libros Registro del IVA. Para ello, deben remitirse a la AEAT los detalles sobre la facturación por vía electrónica de manera que, con esta información se vayan configurando, prácticamente en tiempo real, los distintos Libros Registro. En el supuesto de facturas simplificadas, emitidas o recibidas, se podrán agrupar, siempre que cumplan determinados requisitos, y enviar los registros de facturación del correspondiente asiento resumen.

El Suministro Inmediato de Información  solo será obligatorio para los sujetos pasivos que actualmente tienen la obligación de autoliquidar el IVA mensualmente, como los inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) o las grandes empresas, con una facturación anual de más de 6 millones de euros.

La medida impactará en cerca de 62.000 contribuyentes, lo que representa el 80% de la facturación total de los sujetos pasivos del IVA en España.

Este sistema de llevanza electrónica de los libros registro de facturas podrá adoptarlo, opcionalmente, cualquier otro contribuyente que no reúna los requisitos citados.

Durante el primer semestre de vigencia del SII, los contribuyentes obligados tendrán un plazo extraordinario de envío de la información que será de ocho días (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales), por lo que la obligación se aplicará con mayor rigor a partir del 1 de enero de 2018.