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Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE


El pasado 10 de octubre de 2019 tuvo lugar el evento “Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE: implementación y desafíos a nivel regional” organizado por la Comisión Europea en el marco de la Semana Económica de las Regiones y las Ciudades.

Las presentaciones de expertos nacionales y de la UE proporcionaron directrices y ejemplos de buenas prácticas de diferentes estrategias nacionales, con la idea de ayudar a los participantes en la adopción de la facturación electrónica en entornos regionales y locales además de la administración general del estado.

e-Invoicing-2019-10-14

La sesión fue inaugurada y conducida por Irena Riviere-Osipov (Responsable de la Política de Facturación Electrónica de la DG GROW).

Irena señaló que la contratación pública es una parte esencial de la actividad del sector público y ofrece importantes oportunidades de mercado a las empresas. “La contratación pública europea, que representa un volumen comercial de 2.448.000 millones de euros (aproximadamente el 16% del PIB de la UE en 2017), es un motor importante del crecimiento económico, de la creación de empleo y de la innovación” (según datos procedentes de un estudio del Departamento de Políticas del Parlamento Europeo, de enero de 2019). La digitalización de los procesos de contratación pública y la adopción de la facturación electrónica generalizada desempeñan un papel importante en los esfuerzos por garantizar la sostenibilidad medioambiental, generar ahorros fiscales en el sector público y maximizar la eficiencia.

Esta sesión incluyó posteriormente la puesta en común de las mejores prácticas en el ámbito de la facturación electrónica por parte de cinco ponentes, incluidos cuatro representantes de los Estados miembros de la UE. Los expertos compartieron sus experiencias de primera mano en la aplicación de la facturación electrónica, en particular en los niveles regionales. Esto incluía describir la estrategias utilizadas, indicar las herramientas de seguimiento aplicadas y exponer ejemplos concretos de la adopción de la facturación electrónica y su impacto.

  • Marc Christopher Schmidt (de la DG GROW) declaró que “Hoy en día, las tecnologías emergentes están transformando la forma en que funciona la contratación pública. La contratación pública se ha convertido en contratación pública electrónica, y ofrece nuevos servicios, productos y modelos de negocio más eficientes e innovadores”.
    En los tres últimos años, las capacidades digitales adquiridas en los Estados miembros han aumentado considerablemente, pero aún queda margen de mejora para aprovechar plenamente la digitalización de las distintas fases de la contratación.
  • Kerstin Wiss Holmdahl (Asesora Jurídica de la Asociación Sueca de Autoridades Locales y Regionales – SALAR), destacó que “Con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y una nueva forma de trabajar podemos ahorrar dinero. Liberando recursos para las actividades públicas básicas (por ejemplo, escuelas, hospitales, atención a las personas mayores, etc., en los municipios)”. En respuesta a una encuesta destinada a evaluar el impacto de la transformación de la contratación electrónica a nivel regional y local, el 94% de los encuestados considera que el proceso de facturación es más eficiente que antes de la adopción de la facturación electrónica.
  • Declan McCrormack (Principal Officer en el Programa de Facturación Electrónica de Irlanda y del Proyecto Plataforma de Licitaciones Electrónicas en la Oficina de Contratación Pública del Gobierno de Irlanda) presentó la “estrategia irlandesa para mejorar la comunicación y la colaboración entre el gobierno y los niveles locales minimizando las dependencias tecnológicas”. La oficina irlandesa de Contratación Pública ha establecido acuerdos nacionales con proveedores seleccionados a fin de simplificar la contratación de soluciones homologadas a las entidades públicas locales.
  • Ana Ramos (Coordinadora en la Dirección de Servicios Financieros Compartidos, ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P, Portugal) declaró que “La factura electrónica es el elemento que nos aporta trazabilidad, interoperabilidad, e integración de datos de calidad, así como da lugar a otras posibilidades a lo largo de la cadena de eProcurement”. A nivel local en Portugal, la implementación de la estrategia de facturación electrónica reúne cinco elementos: la estandarización de procesos, la adaptación de tecnologías, la elaboración de un programa de facturación electrónica y buenas prácticas, y la organización de una campaña de difusión.
  • Justin Jager (Asesor de Políticas del Ministerio del Interior de los Países Bajos) señaló que “el objetivo es mantener las herramientas de monitorización y una cooperación cercana con los organismos locales para evaluar el impacto de la aplicación de la Directiva”. En los Países Bajos, el 95% de las entidades del gobierno regional y local ya han implementado una solución técnica, utilizando principalmente el modelo  PEPPOL.

Los mensajes coincidieron en dar valor a la coordinación a nivel europeo en la adopción de las políticas de contratación pública electrónica y facturación electrónica. Sin embargo, cada ponente dio cuenta de que cada estrategia es única país a país y expuso el itinerario del suyo hacia la transformación digital.

La transformación digital nos señala un futuro más verde, una administración pública optimizada, abre oportunidades para la innovación y nos hace percibir la necesidad de contar con una coordinación proactiva entre los distintos niveles de la administración.

La Comisión apoya a las administraciones públicas para que adopten la facturación electrónica permitiendo la adopción de la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública) y de las normas publicadas en el esfuerzo de estandarización europea y para lo que aporta el módulo de facturación electrónica (CEF eInvoicing Building Block  desarrollado en el marco de Mecanismo para la conexión con Europa (Connecting Europe Facility – CEF).

CEF eInvoicing ofrece actualmente a los sectores público y privado cursos de formación y talleres sobre facturación electrónica in situ, seminarios en línea de apoyo; una comunidad de usuarios que alberga debates en línea, un registro de artefactos (implementaciones de referencia de reglas de validación) de apoyo para la aplicación de la norma europea y un servicio de pruebas de conformidad dedicado.

Conclusiones

Cada Estado miembro debe encontrar las soluciones que satisfagan sus necesidades locales, regionales y nacionales. El contexto político, la toma de decisiones, las herramientas, la cooperación nacional, regional o local, la integración y la interoperabilidad deben asumirse como retos relevantes y formar parte de la estrategia de aplicación, que lleve a la generalización de la eFactura.

La iniciativa “CEF eInvoicing Building Block” apoya la facturación electrónica adoptando la norma europea EN-16931 y la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública). Ofrece diferentes tipos de recursos que merece la pena considerar.

 

Amadeus cytric Travel & Expense – Digitalización Certificada


cytric_LogoAmadeus cytric Travel & Expense es una plataforma global para gestión de viajes y gastos orientado a dar servicio a grandes empresas que facilita a los empleados de estas entidades, que viajan por necesidades de negocio, la gestión de forma rápida y sencilla de sus gastos de viaje.

La plataforma permite la reserva online flexible para vuelos, trenes, habitaciones de hotel, alquiler de coches, taxis y traslados, incluida una gama completa de familias de tarifas aéreas y servicios complementarios.

Integra las transacciones realizadas con tarjeta de crédito en el proceso de capturar y revisar los tickets, facturas simplificadas y facturas completas, con una experiencia de usuario sencilla y rápida, que permite presentar hojas de gastos sin demora y agilizar su cobro teniendo en cuenta los recibos y las dietas, según el marco fiscal aplicable al viajero, así como las reglas de negocio propias de su empresa.

Con la aplicación de móvil de cytric, los empleados de una empresa que tienen que viajar, pueden buscar y reservar viajes y alojamientos, revisar sus itinerarios, presentar sus gastos online, acceder a contactos y servicios locales, obtener recibos de gastos, y aprobar o rechazar solicitudes de viajes y de reembolso de gastos.

Optimiza el flujo de trabajo de la agencia de viajes de negocios seleccionada con reglas de validación, registros de auditoría, notificaciones, recordatorios e hilos de discusión automatizados que ayudan a todos los roles involucrados en el proceso de viaje, incluidos viajeros, autorizadores, auditores y contables.

Amadeus ha confiado en EADTrust para realizar la auditoría de Digitalización Certificada de su solución cytric Travel & Expense – Certified Digitization Engine y la ha presentado a la Agencia Tributaria que resolverá sobre la concesión de la Homologación a la plataforma. Un equipo multidisciplinar coordinado con profesionales situados en varios países ha dado forma a un motor de digitalización integrado en la plataforma que permite cumplir con todos los requisitos de la Norma EHA/962/2007 de 10 de abril y la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria española.

 

Cambios en la normativa de facturación por el Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre


El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, recogia las obligaciones de facturación y bajo su auspicio se publicó la importante Orden EHA 962/2007, todavía vigente.

Posteriormente se publicó el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que introdujo importantes cambios, especialmente en lo relativo a las facturas simplificadas. Este RD fue necesario para transponer la Directiva 2010/45/UE.

Con el Real Decreto 1075/2017, de 29 de diciembre se introdujeron cambios en el RD 1619/2012 por la entrada en vigor del deminado “suministro inmediato de información” para la llevanza digital de libros registro de facturas expedidas y recibidas y ciertos aspectos de las facturas rectificativas.

Recientemente se ha publicado el Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre, que modifica varias normas, entre las que se encuentra el RD 1619/2012.

Las modificaciones introducidas en este RD 1512/2018, de 28 de diciembre, son las siguientes:

  1. Normativa aplicable en las prestaciones de servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión (art 2.3 del Reglamento de Obligaciones de Facturación ROF).Se modifica este artículo para dar cumplimiento a lo establecido en la Directiva (UE) 2017/2455, respecto a los servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión. De esta forma, en consonancia con la modificación del artículo 61 quinquiesdecies del Reglamento del IVA (RIVA), que dispone que desde su entrada en vigor el 1 de enero de 2019, la normativa aplicable a la factura expedida por los sujetos pasivos acogidos a los regímenes especiales de ventanilla única para la declaración y gestión del Impuesto devengado por estos servicios, que hasta la fecha era la del Estado miembro de consumo, pasa a ser la del Estado miembro de identificación.

    La modificación del artículo 2 del ROF, regula las operaciones que quedan sujetas a dicha normativa, con lo que la nueva redacción establece que no será aplicable dicha normativa a las operaciones que, aunque se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, se correspondan con prestaciones de servicios en las que el prestador se encuentre acogido a alguno de los regímenes especiales de ventanilla única.

    También se introduce la excepción a la regla general, de que la normativa española relativa a las obligaciones de facturación será aplicable a operaciones realizadas por sujetos pasivos establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto, aunque sus operaciones no se entiendan realizadas en dicho territorio, cuando el prestador del servicio se encuentre acogido a los referidos regímenes especiales de ventanilla única y sea España el Estado miembro de identificación.

    Lo anterior será también de aplicación, cuando el prestador que no esté establecido en la Comunidad, se encuentre acogido a este régimen especial de ventanilla única y sea también España el Estado miembro de identificación.

  2. Obligación de expedir factura en las operaciones realizadas por los partidos políticos (art 3.1.a ROF).Se incluye un caso especial de obligatoriedad de facturación en caso de operaciones exentas del artículo 20, de la Ley del IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.). La exención indicada en la sección Uno, enumeración 28º referente a partidos políticos se añade a las ya existentes.
  3. Excepciones a la obligación de expedir factura. Sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva, entidades gestoras de fondos de pensiones, fondos de titulización y sus sociedades gestoras. (art 3.2 ROF)Esta modificación, resuelve un problema que se habá creado a ciertas entidades del sector financiero y de seguros (como las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones, entre otras) que, por no tener la calificación de entidad de crédito o entidad de seguros propiamente dichas, habían quedado obligadas a expedir factura por las operaciones financieras o de seguros exentas del Impuesto, cuando dicha obligación suponía un carga administrativa adicional respecto a la de los bancos y entidades aseguradoras que no tenía justificación técnica ni de control tributario.

    Para generalizar este tratamiento especial a los casos justificados, se autoriza que la Agencia Estatal de Administración Tributaria, pueda eximir de dicha obligación a otros empresarios o profesionales distintos de los señalados expresamente en el Reglamento, previa solicitud del interesado, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien por las condiciones técnicas de expedición de estas facturas.

  4. Aplicación de la Disposición adicional cuarta del ROF a los servicios incluidos en el régimen especial de las agencias de viajes (apartado 1.c letra h ´ Disposición Adicional Cuarta ROF)Se modifica la disposición adicional cuarta del Reglamento de Facturación para incluir, dentro del procedimiento especial de facturación regulado en dicha disposición, aplicable a las agencias de viajes que intervengan en nombre y por cuenta de otros empresarios o profesionales en la comercialización de servicios de viajes prestados directamente al viajero, a los servicios de viajes sujetos al régimen especial de las agencias de viajes, servicios que habían quedado excluidos de dicha disposición adicional cuando se amplió su ámbito de aplicación en el año 2017 y que comportan la misma naturaleza que los servicios de viajes incluidos.

¿Cual es el marco legal de la Digitalización certificada?


Inicialmente la Digitalización Certificada se refería al proceso que permite realizar  copias digitales de facturas en papel preservando el valor equivalente al original.

La norma que la define es la Orden EHA/962/2007:

En la actualidad, además de estar regulada la Digitalización Certificada de interés tributario, también existe normativa para la digitalización de documentos en las administraciones públicas y para para la digitalización de documentos susceptibles de ser remitidos por Lexnet y utilizables en la administración de justicia.

Un video de 9 minutos que explica lo esencial de la Digitalización Certificada (incluso los requisitos de auditoría) se incluye a continuación.

 

 

Plataformas de efactura


A lo largo del tiempo he tenido ocasión de colaborar con diferentes entidades especializadas en el ámbito de la factura electrónica y con el desarrollo del formato XML facturae.

Hasta que ha sido obligatorio (y factible) facturar electrónicamente al sector público han pasado mucho años de esfuerzo de muchas entidades, incluido el MINHAP, con un recuerdo de especial reconocimiento por Fernando de Pablo.

En la actualidad FACe se ha consolidado como uno de los principales Puntos de entrada de Factura electronica. A través de FACe las empresas presentan sus facturas electrónicas a la Administración General del Estado, lo que es obligatorio desde el 15 de Enero de 2015.

Ahora el entorno de la eFactura está más estabilizado, pero los retos técnicos y jurídicos siguen siendo importantes, especialmente con el objetivo de converger con los desarrollos legislativos comunitarios y la adopción de la norma EN 16931.

Por eso he pensado que este breve artículo puede ayudar a identificar algunas plataformas excelentes que prestan servicios de factura electrónica y que he tenido ocasión de comprobar de primera mano.

 

 

FprEN 16931-1 Facturación electrónica – Parte 1: Modelo de datos semántico de los elementos básicos de una factura electrónica


e-invoicingYa está disponible en las tiendas on-line de estándares el borrador de la norma FprEN 16931-1 Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice

Esta Norma Europea establece un modelo de datos semántico de los elementos centrales de una factura electrónica. El modelo semántico incluye sólo los elementos esenciales de información que una factura electrónica necesita para garantizar el cumplimiento legal (incluido el fiscal) y permitir la interoperabilidad para el comercio transfronterizo, transversal y para el comercio interior.

El modelo semántico puede ser utilizado por las organizaciones de los sectores público y privado para la facturación en un contexto de contratación pública.

También puede utilizarse para la facturación entre empresas del sector privado. Esta norma europea cumple al menos los siguientes criterios:

  • es tecnológicamente neutra;
  • es compatible con las normas internacionales de aplicación en materia de facturación electrónica;
  • tiene en cuenta las necesidades de protección de datos de carácter personal de conformidad con la Directiva 95/46 / CE, un enfoque de “protección de datos por diseño” y los principios de proporcionalidad, minimización de datos y limitación de objetivos; es compatible con las disposiciones de aplicación de la Directiva 2006/112 / CE;
  • permite el establecimiento de sistemas de facturación electrónica prácticos, fáciles de utilizar, flexibles y rentables;
  • tiene en cuenta las necesidades especiales de las pequeñas y medianas empresas, así como de los poderes adjudicadores subcentrales y las entidades adjudicadoras del sector público;
  • es apto para ser utilizado en transacciones comerciales entre empresas

Sin embargo, no recoge el elemento semántico que permita indicar el mecanismo de autenticidad e integridad previsto en la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

OJO. No confundir esta norma con la ISO 19631 (2009) Animal and vegetable fats and oils. Determination of polymerized triacylglycerols by high-performance size- exclusion chromatography (HPSEC)

En español UNE-EN ISO 16931:2010 Aceites y grasas de origen animal y vegetal. Determinación de triacilgliceroles polimerizados mediante cromatografía de exclusión de tamaño de alta resolución (HPSEC). (ISO 16931:2009)

Suministro Inmediato de Información (SII)


El Gobierno de España ha recuperado el plan de control electrónico de la remisión de facturas en tiempo real.

Hoy publica el BOE el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Entre las medida que incluye, se encuentra el denominado Suministro Inmediato de Información (SII), que entrará en vigor el 1 de julio de 2017, y obligará a las empresas a declarar las facturas emitidas y recibidas en un plazo de 4 días (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales), con lo que lleva de control del devengo y facturación del IVA.

El Consejo de Ministros del 2 de diciembre de 2016 ya aprobó esta medida que ya se venía anunciando desde el año 2014, y que cuenta con entornos de prueba de interconexión entre  la Agencia Tributaria y varias empresas, para evaluar los parámetros técnicos de remisión de información.

El SII consiste, básicamente, en el suministro electrónico de los registros de facturación, integrantes de los Libros Registro del IVA. Para ello, deben remitirse a la AEAT los detalles sobre la facturación por vía electrónica de manera que, con esta información se vayan configurando, prácticamente en tiempo real, los distintos Libros Registro. En el supuesto de facturas simplificadas, emitidas o recibidas, se podrán agrupar, siempre que cumplan determinados requisitos, y enviar los registros de facturación del correspondiente asiento resumen.

El Suministro Inmediato de Información  solo será obligatorio para los sujetos pasivos que actualmente tienen la obligación de autoliquidar el IVA mensualmente, como los inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) o las grandes empresas, con una facturación anual de más de 6 millones de euros.

La medida impactará en cerca de 62.000 contribuyentes, lo que representa el 80% de la facturación total de los sujetos pasivos del IVA en España.

Este sistema de llevanza electrónica de los libros registro de facturas podrá adoptarlo, opcionalmente, cualquier otro contribuyente que no reúna los requisitos citados.

Durante el primer semestre de vigencia del SII, los contribuyentes obligados tendrán un plazo extraordinario de envío de la información que será de ocho días (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales), por lo que la obligación se aplicará con mayor rigor a partir del 1 de enero de 2018.

Exchange summit en Barcelona. Agenda provisional


El 10 y 11 de octubre de 2016 se celebra en Barcelona la cumbre mundial sobre facturación electrónica y otros intercambios de documentos empresariales Exchange Summit., este año con una sección especial sobre el nuevo estándar europeo de factura electrónica ppara el sector público.

Esta es la agenda provisional (en inglés):

Sunday, October 9, 2016

18:00 – 21:00
Registration & Icebreaker Reception
Kindly supported by

Monday, October 10, 2016

8:00
Registration and Welcome Coffee

08:30 – 09:00
Media And Analyst Briefing
(Exclusively reserved for accredited representatives of media and analyst)

EXPERT SESSIONS
09:00 – 09:50

A: Understanding Blockchain Technology and the Concept of Distributed Ledgers
Markus Hautala, Head of Innovation Program, Tieto

B: Current Status of EU Legislation for E-Invoices

C: Sorting Formats and Standards around E-Invoicing and Payment: Electronic Data Interchange, XML, PDF/A-3, UBL, XBRL, ISO20022,…

 

10:00
Welcome Address
Johannes von Mulert, Founder Exchange Summit and CEO of Vereon AG

KEYNOTE SESSIONS

10:05 – 10:45
World-Class in P2P/S2S – Overview & Trends
– Key drivers for enterprises and functions
– Agility as major driver and how to become more agile
– Drivers for PTP/S2S
– Selected best practices and metrics
Tom Olavi Bangemann, Senior Vice President Business Transformation, The Hackett Group

10:45 – 11:25
Experience How Blockchain Technology Impacts P2P and Supply Chain Finance
– Moving from what blockchain is to how to make it work
– Blockchain is not for banks only: what corporates want
– Which P2P and SCF processes can benefit most from blockchain-based applications?
– Blockchain is being investigated on how it can streamline current P2P and SCF processes: what    is the future holding?
Enrico Camerinelli, Senior Analyst, Aite Group

11:25
Networking and Refreshments in the Exhibition

FOCUS SESSIONS

11:55 – 12:25
How Digitization And Robotic Process Automation Will Dramatically Change A/P, A/R

12:30 – 13:00
A: Australia – The Global Showcase For E-Invoicing?

B: Mobile App for E-Bill Presentment and Payment and Derived Analytics
Johannes Vermeire, Managing Director, Addocted

C: The Underrated Value of E-Invoicing in Latin America – Real Examples of how E-Iinvoicing is Changing the Game
Mario Fernandez, CEO, Gosocket

13:00
Networking and Lunch in the Exhibition

KEYNOTE SESSIONS

14:30 – 15:00
Successfully Managing Risk In The P2P Process
– Major cases studies of corporate risks
– Process spotlight: procure to pay
– Risk management: why it is important and how to approach it
– Automating your P2P function and mitigating risk
– Addressing critical corporate controls and continuous controls monitoring (CCM)
Chris Doxey, Doxey Inc., USA

15:00 – 15:30
10 Years Of Electronic Invoicing In Brazil – Evolution, Opportunities And What’s Next
– More than 14 billion electronic invoices issued by about 1.2 million companies
– Market penetration over 95% for all Brazilian companies
– The strategy, role of the government and the steps for electronic invoice massification
– Mistakes and lessons learned in the implementation process
– Improvements in development and what’s next: integrating supply chains and electronic tracking of vehicles with RFID
Newton Oller, Project Leader of E-Invoicing in Retail, Tax Inspector, Sao Paulo State Financing Secretariat, Brazil

ROUNDTABLES
14:30 – 15:30
Break free of your traditional conference sessions in these presentation-free roundtables. Set a focus on your favorite topic and gain 45 – 60 minutes of high-level peer-to-peer discussion and networking with other experts who understand the background and opportunities. Each session is facilitated by a moderator. No Powerpoint, no microphones, just you and your biggest challenges addressed as a group, by the group.
Limited to 25 persons per session.

A: The Future of VAT in a Digital World
Jos Feyaerts, CEO, InCoPro
B: Public / Private E-Invoicing Directories
C: E-Invoicing Quick Wins: How to maximize ROI
Zsuzsanna Kun, B2P Subject Matter Expert, Global Operations – Finance, GE
D: The Role of Electronic Data Interchange
Jose Javier Sanchez Hidalgo, CEO, Inposia
E: Enhancing Data Accuracy and Quality
Pirjo Ilola, Federation of Finnish Financial Services
F: What does Accounting Industry expect from E-Invoicing and Digitalized Cash Register Receipts
Bo Harald, Founder of the Real Time Economy Program

 

15:30
Networking and Refreshments in the Exhibition

16:00 – 16:30
Wrap-up of Roundtables: Topics Discussed, Conclusions and Next Steps Defined

EU UPDATE SESSIONS

16:30 – 16:45
Digital Single Market: Impact on Purchase to Pay

16:45 – 17:00
CEN / TC 434: Update And New Insights Into The E-Invoicing Standardization Committee
Andrea Caccia, Chairman of CEN/TC 434, European Committee for Standardisation

17:00 – 17:15
2014/24/EU Public Procurement: Where do we stand?

17:15 – 17:30
EIDAS: Update From The EU And Implication For Cross-Border Identity Of Trading Partners
Andrea Servida, Head Unit E-Government and Trust, DG Connect, European Commission

17:30
End of Day 1

18:30
Departure For The Networking Dinner Event

Tuesday, October 11, 2016

EXPERT SESSIONS
09:00 – 09:50

A: Payments and invoicing: coming together?
In this session we will update you on the key development in the payments world, including PSD2 Access to the Account, Instant Payments, Open API and Open Banking. In particular we will discuss whether and how this could influence the strategic developments in the e-invoicing world and what opportunities might arise.
Douwe Lycklama, Partner, Innopay

B: What Buyers and Suppliers Do not Need to Know about E-Invoicing and E-Procurement
The effective adoption of e-invoicing and e-procurement will be built on well defined, highly accessible, readily scalable and standards-based processes
alongside a compelling call to action. The benefits are compelling and public sector adoption is moving ever-closer to being mandated.
However, to fully unlock the benefits, the underlying delivery framework must address these key drivers. How can this be achieved?
– The role of standards
– Interoperability in a 4-corner model
– Mandatory adoption of e-Invoicing
– Charging rules within the 4-corner model
Tim Cole, COO, Causeway Technologies

C: Supply Chain Finance as a New Way for SMEs to Find Capital

 

COUNTRY HIGHLIGHT SESSION

10:00 – 10:30
How to Prepare and Facilitate E-Procurement In The Swedish Public Sector
– What is the current situation and what are the plans?
– Challenges when e-tendering must be implemented with new rules and electronic tools
– Can existing standards and building blocks facilitate the implementation of e-procurement?
– Can e-invoicing facilitate the progress of the whole end-to end e-procurement?
Kerstin Wiss Holmdahl, Legal counsel / e-procurement, Legal affairs division, Swedish Association of Local Authorities and Regions

PANEL DISCUSSION

10:30 – 11:15
The Pressure Builds For Adoption of E-Invoicing in Public Procurement
– Status of the new EU core invoice standard to be implemented by all contracting authorities
– What are thissues and constraints
– How to deliver full savings from end-to-end automation?
– Stakeholders share their views
Moderator: Charles Bryant, Secretary General, EESPA
Panelists:
– Peter Norén, Head of unit implementation & sourcing of enterprise applications, The Swedish National Financial Management Authority
– André Hoddevik, Secretary General, OpenPEPPOL AISBL
– Constantin Christiani, Head of Facility and Ressources Management, University of Vienna
more to be announced

11:15
Networking and Refreshments in the Exhibition

FOCUS SESSIONS

11:45 – 12:15
A: OpenPEPPOL

B: E-Archive and E-Invoicing in Turkey
Göksel Ücer, Managing Director, Netle YAZILIM A.S.

C: Digital Supplier Collaboration for Driving Efficiency, Reducing Risk and Optimizing Working Capital
Kai Finck, SVP & Head of SAP Ariba Centre of Excellence, Europe, Middle East and Africa, SAP Ariba

FOCUS SESSIONS

12:20 – 12:50
A: How the EESPA Community is Building the Value Proposition
– Progress on creating the interoperable eco-system
– EESPA’s alliance with openPEPPOL
– Compliance challenges for EU and global developments
– How can we drive supply chain automation to a new level?
Esa Tihilä, Chair, EESPA

B: E-Documents in an SAP Environment
– What is the current situation on the customer side considering multinational business?
– How does Globalization services at SAP support e-documents?
– Solution model for e-documents based on a framework and service approach
– Examples of e-document E2E processes and countries
Sascha Wenger, Olivia Vorstheim, Prasoon Anand, SAP SE

C: MSC Belgium goes UBL all the way: From Invoices To Shipment Data
MSC Belgium NV is a 100% subsidiary of and acts as agent for Mediterranean Shipping Company SA, headquartered in Geneva, one of the largest container shipping companies worldwide. Based in the port of Antwerp, MSC’s major European hub, MSC Belgium serves the Belgian import & export market, and handles bookings and documentation for more than 1 million TEU container units per year. Executing a long-standing strategy of dematerialization of invoices, this now results in
– Generating 30000 UBL XML customer invoices per month
– All supplier invoices entering the back-end systems as UBL XML (upgrading from paper or PDF as required)
– A practical approach to avoid the AP platform sirens: focus on the data, not the transport
– Extending the standard UBL invoice with shipment data for the transportation sector
Guido Dilles, E-Invoicing Project Lead, MSC Belgium NV

12:50
Networking and Lunch in the Exhibition

FOCUS SESSIONS

14:20 – 14:50
A: Tax & Compliance

B: Experience with the E-Procurement Portal of University of Vienna
– Directive 2014/24/EU on public procurement – what will change
– E-Procurement in the public sector – still at the beginning
– The convergence from procurement to invoicing – how far away are we?
Constantin Christiani, Chief Procurement Officer – CPO, Head of Facility
and Resources Management, University of Vienna

C: CEN/TC 434 E-Invoicing Public Conference (colocated)

14:20 Opening of the CEN/TC 434 Public Conference
Andrea Caccia, Chairman of CEN/TC 434 on E-Invoicing

14:30 General Objectives on E-Invoicing in Relation to the Directive 2014/55/EU

15:10 Benefits and Challenges for Public Authorities

15:40 Coffee Break

16:10 Benefits and Challenges for Suppliers/Service Providers

16:25 Information on Implementation of the Directive 2014/55/EU

16:40 Overview of Relevant European Actions for Deployment of the
Digital Single Market

16:55 Closure of the CEN/TC 434 Public Conference

 

ROUNDTABLES
14:55 – 15:40
Break free of your traditional conference sessions in these presentation-free roundtables. Set a focus on your favorite topic and gain 60 minutes of high-level peer-to-peer discussion and networking with other experts who wish to carry forward the topic.
Each session is facilitated by a moderator. No Powerpoint, no microphones, just you and your biggest challenges addressed as a group, by the group.
Limited to 25 persons per session

A: Public E-Procurement for SME
Gerhard Laga, The Austrian Federal Economic Chamber
B: E-Confirmation with e-Sens
C: Interdependencies with other Electronic Documents

 

15:40
Networking and Refreshments in the Exhibition with Tombola and Closing Remarks

17:00
End of Exchange Summit 2016

Colombia hará obligatoria la factura electrónica


Con el objeto declarado de conseguir la masificación de la factura electónica y mejorar el control fiscal, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia ha regulado mediante el Decreto 2242 de 2015, las condiciones de la facturación electrónica que señala la equivalencia de la factura electrónica con la factura de venta.

Según la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), la facturación electrónica permite una conexión automática entre el establecimiento donde se genera la factura y la entidad de control, lo que suministra una información en tiempo real que mejorará los estándares de fiscalización.

De acuerdo con lo establecido en el decreto, “las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la Dian”, tendrán que expedir factura electrónica. Habrá otro grupo que puede optar libremente por expedir facturas por via electrónica.

Quienes facturen electrónicamente necesitan hacer adecuaciones en sus sistemas de información, según las condiciones técnicas que determine la Dian, lo que incluirá la capacidad  de utilizar un formato electrónico basado en sintaxis XML de próxima publicación por la DIAN y gestionar la numeración de facturas según un servico on-line ofrecido por la citada entidad de gestión fiscal.

La factura electrónica es un documento que acredita las transacciones de compra de bienes y/o servicios y que es generada por medios electrónicos,

¿Qué información se entrega?

El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar a la Dian, a través de los servicios informáticos electrónicos que disponga la entidad, en las condiciones y términos que ésta señale:

1. La información de las facturas que se expidan (generación y entrega) en los casos contemplados.

2. Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo, cuando la Dian lo disponga.

Cabe señalar que la Dian podrá relevar la entrega total o parcial de información por parte de los obligados a facturar, que se derive de otras disposiciones de carácter tributario en donde sea requerida la información de la factura,

Así mismo, las facturas electrónicas elaboradas deberán ser firmadas mediante mecanismos de firma electrónica, por personas autorizadas por los sujetos obligados a facturar, que podrán ser entidades terceras que ofrezcan sus servicios con este fin, y  se deberá de entregar una copia a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas, para asegurar su control fiscal.

La Dian pondrá a disposición de las micro, pequeñas y menores empresas, a más tardar en 2017, un servicio gratuito para facturación electrónica de sus transacciones.

La factura electrónica será obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas que sean seleccionadas por la DIAN y todas aquellas que opten voluntariamente por facturar electrónicamente.

Una vez que la DIAN seleccione a los sectores y a las empresas que deberán facturar electrónicamente, estos sujetos contarán con un plazo aproximado de 6 meses para cumplir con la obligatoriedad y no ser sancionados. De igual manera que ocurrirá para todas aquellas empresas que opten voluntariamente por el nuevo sistema de facturación.Las empresas que ya utilizan la factura electrónica tendrán un plazo de transición, hasta 2018 para adaptarse al nuevo sistema de facturación.

En el modelo vigente hasta el dia de hoy, la facturación electrónica se realiza entre las partes y luego se comunica cada 2 meses a la DIAN. Pero con el nuevo sistema definido por el Gobierno, en el proceso de facturación se deberá enviar una copia de la factura electrónica a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas desde su emisión. Y, a su vez, la DIAN deberá informar de la recepción del documento, abriéndose así dos opciones de actuación; validar y comunicar al emisor la autorización de la factura o no autorizar el documento. En este último caso, los contribuyentes dispondrán de otras 48 horas para corregir el documento y proceder a un nuevo envío. “En el nuevo sistema de facturación no sólo la conexión con la agencia tributaria será imprescindible para que los contribuyentes puedan cumplir con sus obligaciones sino que también lo tendrá la agilidad de respuesta ante la DIAN”.

Uno de los objetivos de la masificación en el uso de la factura electrónico radica en que la DIAN tenga constancia de las facturas generadas en tiempo real, si bien la funcionalidad del nuevo sistema se extende a la posibilidad de que la DIAN solicite información adicional a las facturas, como la expedición y Registro Auxiliar de Ventas y Compras, IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo.

El Decreto define la figura del proveedor tecnológico, que proporciona una plataforma de facturación electrónica que facilita la integración entre las empresas y la DIAN y reesuelve aspectos como la firma electrónica o la traducción de formatos entre sistemas y el modelo XML que finamente se defina.

Invitaciones para la jornada en español de la Cumbre Exchange Summit – 6 de octubre en Barcelona


Exchange-SummitEn la cumbre mundial sobre factura electrónica e intercambios de negocios que tendrá lugar en Barcelona los próximos 5 y 6 de octubre de 2015 se han reservado varias entradas gratuitas para la sesión del día 6 que será en español para organismos públicos españoles y para empresas que facturan al sector público, por la reciente entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria a través de FACE,

Me gustaría llamar la atención sobre algunas ponencias y paneles de discusión en particular:

11:00    The Contribution of E-Invoicing to Fight the Economic Crisis and to Increase Transparency in the Context of the Reform of Public Administration in Spain
– Mandatory E-Invoicing in a general framework to fight  economic crisis in Spain
– Law 25/2013 and General platform of E-Invoices (FACe)
– E-Invoices as a part of the whole cycle of E-Procurement
– Creation of an electronic register of accounts to increase transparency and control of commercial debt control and the average payments time
– Optimising the management of payments and control of debtors in the context of multi-administration country as Spain
– A view about the future of E-Invoicing in Spain
Fernando de Pablo Martín, Office for the Implementation of Public Administration Reform, Vicepresidencia del Gobierno

BREAKOUT SESSIONS A.6 – C.6
11:45    How to Implement (Mandatory) BtG E-Invoicing

In short introductory presentations (each 5 mins) the panellists will show what the current status in their countries is, what challenges are being faced and have been solved so far. Read more about the roadmaps of the countries Switzerland, Sweden, Austria, Croatia.
An open discussion with the audience and panellists will help to develop best practices for governmental initiatives and reliable roadmaps towards BtG E-Invoicing.
Moderator:
Charles Bryant, Co-Chair, EESPA
Panelists:
Peter Norén, Head of unit implementation & sourcing of enterprise applications, The Swedish National Financial Management Authority, Sweden

Simon Zbinden, Federal Finance Administration FFA, E-Government Finance, Switzerland
Gerhard Laga, The Austrian Federal Economic Chamber, Austria
Jan Sulik, Head of e-business development service, Ministry of Economy, Croatia
Aitor Cubo Contreras, Deputy director in the Communications and Information Technology Service, Ministry of Finance and Public Administrations, Spain

11:45   Facturación al sector público en España: La plataforma FACE como caso de éxito con algunos retos por resolver (session in Spanish- Sesión en español)
Moderador: Julian Inza Aldaz, President, European Agency of Digital Trust
Panelistas:
Jose María Sobrino, Subdirector General, Subdirección General de Aplicaciones de Contabilidad y Control, Ministerio de Hacienda y Administración Públicas
María Rodríguez-Losada, Representante de ANEI (Asociación Nacional de Empresas de Internet) en Foros de Factura Electrónica
Rubén Cortés Domingo, Director de Operaciones del Consorci AOC (Administració Oberta de Catalunya)

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