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Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

destruir-documentosLa respuesta corta es que, en bastantes casos, si.

Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.

En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

CAB Forum summary of Insurance requirements for EV Trust Service Providers


Each CA SHALL maintain the following insurance related to their respective performance and obligations under these Guidelines:

(A) Commercial General Liability insurance (occurrence form) with policy limits of at least two million US dollars in coverage; and

(B) Professional Liability/Errors and Omissions insurance, with policy limits of at least five million US dollars in coverage, and including coverage for

(i) claims for damages arising out of an act, error, or omission, unintentional breach of contract, or neglect in issuing or maintaining EV Certificates, and

(ii) claims for damages arising out of infringement of the proprietary rights of any third party (excluding copyright, and trademark infringement), and invasion of privacy and advertising injury.

Such insurance MUST be with a company rated no less than A- as to Policy Holder’s Rating in the current edition of Best’s Insurance Guide (or with an association of companies each of the members of which are so rated).

A CA MAY self-insure for liabilities that arise from such party’s performance and obligations under these Guidelines provided that it has at least five hundred million US dollars in liquid assets based on audited financial statements in the past twelve months, and a quick ratio (ratio of liquid assets to current liabilities) of not less than 1.0.

PSEC: Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza Registrados en el marco de #eIdAS


La denominación “Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza” (PSEC) creada al amparo del recientemente vigente Reglamento UE Nº 910/2014, deja obsoletas las denominaciones anteriores:

Los nuevos Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza se clasifican en tres niveles:

  1. Servicios cualificados electrónicos de confianza, registrados en el registro de PSEC de la SETSI (no pueden existir servicios electrónicos de confianza cualificados no registrados).
  2. Servicios electrónicos de confianza no cualificados, registrados en el registro de PSEC de la SETSI.
  3. Servicios electrónicos de confianza no cualificados y no registrados en el registro de PSEC de la SETSI.

Los Prestadores Cualificados de Servicios Electrónicos de Confianza  son supervisados por los Organismos de Supervisión.  En España, el organismo de supervisión es la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (SETSI), del Ministerio de Industria, Energía y Turismo (Minetur).

Los prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza deben ser auditados, al menos cada 24 meses, por un organismo de evaluación de conformidad (Conformity Assessment Body). La finalidad de la auditoría es confirmar que tanto los prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza como los servicios electrónicos de confianza cualificados que prestan cumplen los requisitos establecidos en el Reglamento (UE) 910/2014.

Los prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza deben enviar el informe de evaluación de la conformidad correspondiente al organismo de supervisión en el plazo de tres días hábiles tras su recepción.

Los Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza Registrados  suponen una categoría especial en cuanto a la supervisión de los servicios por la SETSI, ya que que prestan o bien  servicios que no tienen la condición de servicio de confianza cualificado, o bien servicios que no encajan en las definiciones de servicio de confianza según el Reglamento (UE) 910/2014.

Por la cualidad de servicios Notificados a la SETSI (y por tanto, incluidos en el Registro de Prestadores), su información se  publica en la página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, aunque el Ministerio de Industria, Energía y Turismo no comprueba la alineación de los correspondientes servicios a la legislación aplicable en materia de servicios de confianza antes de su publicación.

Los Prestadores Registrados pueden recibir apercibimientos y solicitudes de información de la SETSI, si esta recibe algún tipo de queja por parte de los usuarios de los servicios de confianza implicados.

Algunos servicios, como los de Digitalización Certificada, no suelen notificarse a la SETSI, por lo que cabría considerarlos como No Registrados, y por tanto, fuera del ámbito de actuación del organismo supervisor.