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Digitalización Certificada, ¿qué es y para qué sirve?


Software homologado

Digitalización Certificada, Factura Electrónica, Firma Electrónica, Certificado Electrónico. Todos estos conceptos están relacionados.

En el desarrollo de la normativa de facturación electrónica, la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas ha definido el concepto de Digitalización Certificada. Este blog ha sido pionero al tratar sobre la Digitalización Certificada desde 2006.

El procedimiento de homologación se ha recogido en la resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

En sentido estricto la digitalización certificada se definió para los procedimientos del ámbito tributario por lo quedaría fuera de la cobertura de la Ley 39/2015, según determina la Disposición adicional primera relativa a la Especialidades por razón de materia. Sin embargo la implantación del concepto y el gran número de aplicaciones disponibles, lo convierten en estándar de facto, tambien para el sector público.

La digitalización certificada es el proceso de conversión de documentos en papel a documentos electrónicos que contienen su reproducción facsimilar y que están firmados electrónicamente. Los sistemas que gestionan la digitalización deben cumplir ciertos criterios de integridad e inalterabilidad en la base de datos con la que se realiza la llevanza de la digitalización y se requiere que sean auditados. Los documentos digitalizados con este tipo de sistemas tienen el carácter de original, por lo que se puede prescindir de los documentos en papel de los que proceden, por lo que es muy relevante el valor legal de estos procesos y de los documentos a los que dan lugar

La digitalización certificada de facturas ha propiciado el nacimiento del concepto que ahora se usa también en relación con las administraciones públicas y la digitalización de la Justicia.

Para la digitalización certificada de facturas se puede recurrir a las diferentes variantes de software homologado por la Agencia Tributaria que la AEAT publica también en su sitio web. Las diputaciones forales también han publicado normativa equivalente y cuentan con procedimintos de homologación semejantes a los de la Agencia Tributaria y con sus propias listas de software homologado.

Firma Electrónica

La firma electrónica se regula en el Reglamento UE 910 / 2014 que se denomina abreviadamente “EIDAS”.

La firma electrónica avanzada está vinculada al firmante de manera única; permite la identificación del firmante; se crea utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

De forma resumida, la firma avanzada vincula al firmante con lo firmado.

Lo firmado muchas veces de condensa en el valor “Hash” del documento, lo que también es una forma de garantizar la integridad del documento firmado tras la realización de la firma avanzada. Y el firmante se puede asociar de varias formas, con biometría en caso de firmas no basadas en certificados, o con la operación matemática del hash con la clave privada del firmante si se aplica una firma basada en certificado.

La firma basada en certificados usa criptografía de clave pública, también llamada criptografía asimétrica.

En la criptografía asimétrica intervienen 2 claves vinculadas matemáticamente entre sí:

1.    Clave Privada
2.    Clave Pública

Lo que se cifre con la clave privada, sólo puede descifrarse con la clave pública, y viceversa.

Las funciones hash son unidireccionales y generan una ristra corta de caracteres a partir de un documento o de una ristra larga de caracteres.

Un posible simil sería un valor suma: si cada caracter de una ristra lo transformamos en un número (por ejemplo, su valor ASCII) y sumamos los valores de todos los caracteres de la ristra, el valor resultante depende del contenido de la ristra. SI cambia un carácter, la suma cambia. Los algoritmos utilizados en criptográfia son más elaborados para que no se puedan realizar modificaciones a las ristras que den como resultado el mismo valor de hash, lo que permitirá cambiar los contenidos. Por eso, el valor suma, aunque sirve para explicar el hash, no es en sí un buen método de hash.

Dado un documento y su “hash”, es posible comprobar si el hash corresponde verdaderamente a ese documento. No obstante, a partir del hash no es posible deducir el documento del que procede. Podría haber infinitos. Cuando dos documentos diferentes producen el mismo valor de hash al realizar su cálculo con un determinado algoritmo, se dice que se ha producido una “colisión”.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

Al documento que se va a firmar se le aplica la función hash con un algoritmo concreto (por ejemplo, SHA-256) y el resultado obtenido se opera matemáticamente con una función de firma asimétrica (por ejemplo, RSA o ECC) con la clave privada del firmante (normalmente la clave privada reside en una tarjeta chipo o un token criptográfico, y no sale de el, por lo que el hash se envía al chip y es el chip el que realiza la operación criptográfica). La firma se compone del resultado de esa operación en el chip (lo que en ocasiones se llama valor PKCS#1), y el certificado del firmante que contiene sus datos y la clave pública relacionada criptograficamente con la privada.

Si se hace llegar el documento y la firma al destinatario (a veces, el formato de documento utilizado permite embeber la firma en su interior, como es el caso de los ficheros PDF)¡. Este puede realizar el proceso equivalente en sentido contrario para comprobar la firma.

Extrae la clave pública del certificado, con lo que puede aplicar la función criptográfica al valor PKCS#1 del que se extrae el valor Hash. Calcula el valor Hash del documento y lo compara con el valor obtenido de descifrar la firma PKCS#1. Ambos deben ser iguales. Si no son iguales hay un problema en algún lado. Por ejemplo, el documento ha cambiado en la transmisión o se ha manipulado.

Por eso un importante efecto de la firma electrónica es que garantiza la integridad e inalterabilidad de los documentos firmados electrónicamente.

El certificado utilizado para firmar lo expide una “autoridad de certificación” o una “entidad prestadora de servicios de confianza”. La expedición de certificados electrónicos es uno de los posibles servicios de confianza” y, por ello, una “autoridad de certificación” es una “entidad prestadora de servicios de confianza.

Estas entidades comprueban la identidad de los solicitantes de certificados y tras ello les expiden un certificado electrónico asociando la clave pública del certificado con una clave privada que debe custodiar de forma secreta el titular del certificado con la máxima seguridad.

El Certificado Electrónico

Los certificados electrónicos de persona física o jurídica son unos documentos electrónicos que contienen información del emisor, el periodo de validez del certificado, la identidad del firmante,…

Lo importante es que este certificado vincula la clave pública con la identidad de una persona concreta y que está firmado por la entidad de certificación, que ha comprobado los documentos de identidad del solicitante y su correspondencia con los rasgos del solicitante. Al expedir el certificado se establece también su vinculación con la clave privada bajo control exclusivo del firmante.

Aunque pueden emitir certificados autoridades de certificación no cualifiadas, en Europa se prefieren las entidades de certificación cualificadas, que emiten certificados cualificados.

En España existe un importante número de entidades emisoras de certificados cualificados, de entre los que cabe citar a Camerfirma, EADTrust, FNMT (CERES), Ivnosys o Vintegris.

En determinadas modalidades de firma (como la AdES – T o las firmas longevas) es conveniente incluir información sobre el momento en que se creó la firma, lo que realiza añadiendo un sello de tiempo. Los sellos de tiempo los expiden las Autoridades de Sellado de Tiempo (TSA – Time Stamp Authority).

El sello de tiempo demuestra que cierta combinación de datos existió antes de un momento dado y que ninguno de estos datos ha sido modificado desde entonces.

Resumiendo, para la digitalización certificada de documentos, se necesita un certificado electrónico con el que realizar la firma electrónica sobre cada uno de los documentos escaneados.

Este requisito y la garantía de integridad de la base de datos en la que se gestiona la llevanza del proceso de digitalización de facturas son los más relevantes para superar la auditoría que permite solicitar la homologación del software a la AEAT.

Digitalización Certificada en el ámbito de la Justicia.

En el marco de la normativa Lexnet se ha definido por el CTEAJE (Comité Tecnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) la GIS de Digitalización Certificada.

Esta norma permite digitalizar cualquier documento para su presentación en procesos judiciales por lo que tiene un valor especial:

  • Sirve en el sector privado para digitalizar cualquier documento, no solo facturas
  • Permite tener documentos digitalizados por si en un momento dado hacen falta para un jucio. Esta solía ser la principal razón para custodiar documentos en papel: por si hacían falta en un juicio.

Los requisitos de digitalización certificada en el ámbito de la justicia son muy parecidos a los exigidos en el ámbito tributario:

  • Firma electrónica de los documentos escaneados
  • Protección de la integridad e inalterabilidad de la base de datos de llevanza de la digitalización

¿Cómo pongo en marcha un proceso de digitalización certificada?

Para llevar a cabo la digitalización certificada de facturases en una empresa es necesario contar con un software homologado por la AEAT o por cualquera de las haciendas forales de Alava, Guipuzcoa, Navarra o Vizcaya.

Para que el software pueda realizar una firma electrónica en cada factura escaneada, hace falta equiparlo con un certificado cualificado. La tendencia actual es equipar el software con certificado cualificado de persona jurídica, en cuyo caso las firmas electrónicas resultantes se denominan “sellos electrónicos cualificados” si se gestionan en un equipo denominado “Dispositivo Cualificado de Creación de Sello” (equipos que también se denomina HSM “Hardware Security Module”).

Cabe la posibilidad de realizar procesos de “digitalización certificada” o “digitalización garantizada” en el contexto de la administración pública, para lo que seaplican varias de las Normas Técnicas de Interoperabilidad. En particular la de copia auténica, la de digitalización, la de política de firma y la de documento electrónico.

El portal ValidaE facilita algunas herramientas para validar firmas y certificados electrónicos. También la herramienta DSS de EADTrust proporciona mucha información sobre los certificados y las firmas de los documentos electrónicos, sean o no resultado de la una digitalización certificada.

Tal vez alguien se hizo esta pregunta: ¿es necesario partir del documento de la factura impreso para poder escanearlo en un proceso de digitalización certificada o se puede firmar electrónicamente una factura recibida en formato pdf?

La respuesta la da la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas en los diferentes artículos de los que consta.

La digitalización certificada solo se puede hacer desde documentos en soporte papel.

No obstante, considerando que el emisor y el receptor pueden llegar al acuerdo de que el emisor de la factura actua enviando “prefacturas” en formato PDF al receptor y que este las convierte en autofacturas electrónicas añadiendo la firma electrónica, se cumple el requisito fundamental de la factura electrónica, que es su firma electrónica. La normativa permite que las facturas las gestione el destinatario (autofactura) o un tercero en nombre del emisor de la factura, que suele ser el que añade las firmas electrónicas o los sellos electrónicos.

Qué hacer si se pierde o alguien sustrae el dispositivo donde reside el certificado electrónico

En caso de pérdida o robo del dispositivo en el que se aloja la clave privada asociada al certificado electrónico, hay que solicitar la revocación del certificado personándose ante una Autoridad de Registo de la Autoridad de Certificación que expidió el certificado. Algunas autoridades de certificación ofrecen la posibilidad de realizar la revocación a distancia, empleando códigos que se entregaron en el momento de la expedición del certificado.

Por ejemplo, EADTrust dispone de una página específica y un formulario para solicitar la revocación del certificado.

Externalización de procesos de digitalización certificada

Cuando un proceso no está centrado en el núcleo de negocio de una empresa pero puede suponer una carga administrativa importante por su volumen, muchas entidades recurren a la externalización de procesos de negocio (BPO).

Un servicio de Digitalización Certificada realizado por terceros o un servicio de Sello electrónico remoto gestionado por un prestador de servicios de confianza digital cualificado pueden ayudar en estos casos.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 indica:

“Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquel, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado (…)
b) Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en otro caso.

Ventajas de la Digitalización Certificada

Estas son algunas de las ventajas de la Digitalización Certificada:

  • Ahorro de tiempos en la búsqueda de documentos, puesto que, al tratarse de documentos en formato electrónico, se pueden generar búsquedas por palabras clave.
  • Aumenta la eficiencia y productividad de los empleados al ganar tiempo en el achivo y en las búsquedas, reduciendo los errores.
  • Frecuentennete la digitalización permite incorpoporar la información de las facturas en el sistema de contabilidad o ERP.
  • Al tener los documentos digitales gestionados por un software informático y custodiados en un repositorio seguro, se agilizan las tomas de decisiones al tener la certeza que se cuenta con toda la información.
  • Se ahorra espacio de almacenamiento al no tener que custodiar los dcumentos en papel y se ahorran otros costes relacionados con el material de archivo
  • Facilita la adopción de procedimientos repetuosos con el medio ambiente e, indirectamente, ayuda a superar una posible auditoría de tipo ISO 14.001

Llámenos

Puede contactar con EADTrust a través de los teléfonos 917160555 y 902 365 612 si necesita ayuda pata homologar una solucuón de digitalización certificada o necesita certificados electrónicos.

Impulso a la ciberjusticia en España en el marco de los programas de cooperación de la CEPEJ


La CEPEJ (European Commission for the Efficiency of Justice) ha publicado un informe sobre el grado de avance de sus programas de cooperación.

Uno de ellos es el orientado al Impulso de la ciberjusticia en España mediante la gestión del cambio (fase II), financiado por la Unión Europea a través del Programa de Apoyo a la Reforma Estructural (Structural Reform Support Programme) y en cooperación con la DG de Apoyo a la Reforma Estructural (European Commission’s DG Structural Reform Support).

La duración prevista va de Junio de 2020 a Septiembre de 2021

El objetivo es ampliar la evaluación de las herramientas alternativas para el Programa de Justicia Digital incluendo las soluciones adoptadas por las Comunidades Autónomas con competencias en materia de administración de justicia y al objeto de facilitar más la la uniformidad y la coherencia de la ciberjusticia española.

Los beneficiarios y partes interesadas son: Ministerio de Justicia, Consejo General del Poder Judicial, Fiscalía General del Estado, Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE), y las Comunidades Autónomas con competencias en materia de administración de justicia.

Resultados esperados:

  • Se promoverá la adopción de las principales conclusiones y recomendaciones de los informes del CEPEJ 2019 sobre la desafíos en el proceso de aplicación de los instrumentos de ciberjusticia en el Reino de España y se facilitará su aplicación mediante el apoyo de expertos, grupos de trabajo temáticos, etc. Los avances de diferentes actores (Ministerio de Justicia y Comunidades Autónomas) en la aplicación de herramientas informáticas al servicio de la administración de justicia se evaluará mediante la realización de una auditoría nacional de soluciones alternativas de ciberjusticia;
  • Asesoramiento de expertos sobre la elaboración de una estrategia de gestión del cambio y técnicas y sobre su aplicación a través de amplias consultas e inclusión en el proceso de digitalización de la administración de justicia;
  • Facilitación del proceso de aplicación del expediente judicial electrónico y de la elaboración de directrices para una normativa procesal de carácter electrónico;
  • Sensibilización y creación de capacidad para los miembros de la la Secretaría del CTEAJE, el órgano de coordinación de los diferentes actores que participan en el desarrollo de la justicia digital.


Estado de la cuestión

El proyecto se lanzó oficialmente el 1 de junio de 2020, con una primera videoconferencia de coordinación celebrada el 25 de junio, en presencia de representantes del Ministerio de Justicia, junto con expertos y representantes de la Secretaría del CEPEJ, así como de la Unión Europea. Se debatieron las expectativas de las partes interesadas españolas y se previó un primer calendario de actividades.

Anteproyecto de ley de medidas de eficiencia procesal del servicio público de justicia


El pasado martes, 15 de diciembre de 2020 se aprobó en el Consejo de Ministros, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Eficiencia Procesal del Servicio Público de Justicia, impulsado por el Ministerio de Justicia.

La futura Ley promueve una nueva arquitectura jurídica dentro de la Estrategia Justicia 2030, enmarcada y conectada con el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y el Plan de la Unión Europea Next Generation, con una mayor digitalización en los procedimientos judiciales y mejoras necesarias tras la experiencia acumulada en las condiciones de la pandemia de la Covid-19.

El Ministro de Justicia, D. Juan Carlos Campo, ha señalado que la futura Ley proporciona “un nuevo instrumento para avanzar en Sistema Público de Justicia, pensando en el ciudadano y poniéndolo en centro de toda la gestión”, que “quiere dar respuesta a desafíos tradicionales, y también a desafíos nuevos, como los que deja ver la pandemia que nos asola”.

La norma se estructura considerando tres ejes.

Medios adecuados de solución de controversias (MASC)

El primero de los tres ejes en los que está estructurado el Anteproyecto es el de la provisión de medios adecuados de solución de controversias (MASC), una medida que, más allá de la coyuntura de ralentización inicial y previsible incremento posterior de la litigiosidad, como consecuencia de la pandemia y la declaración del estado de alarma, se considera imprescindible para la consolidación de un servicio público de Justicia sostenible.

El objetivo de los MASC es recuperar la capacidad negociadora de las partes, con la introducción de mecanismos que rompan la dinámica de la confrontación y la crispación que invade en nuestros tiempos las relaciones sociales.

En ese sentido, el Sr. Campo ha señalado que las diferencias entre los ciudadanos no se “tienen que resolver necesariamente acudiendo a un tribunal de Justicia”, por ello, es necesario, ha añadido, “acometer mecanismos que nos permitan afrontar estas situaciones de conflicto sin llegar al punto final que son los tribunales”.

Para ello, es necesario introducir medidas eficaces que no se degraden ni transformen en meros requisitos burocráticos. Con este fin se ha de potenciar la mediación en todas sus formas e introducir otros mecanismos de acreditada experiencia en el derecho comparado.

El Anteproyecto regula la implantación de los MASC en los asuntos civiles y mercantiles, sin perjuicio de que en el futuro puedan extenderse a otros ámbitos. Para potenciar de manera decidida su utilización, se ha establecido que habrá de acompañarse a la demanda el documento que acredite haberse intentado la actividad negocial previa a la vía judicial como requisito de procedibilidad.

Los MASC que podrán utilizar las partes, se establecen en un catálogo amplio que favorece la libre elección de los mismos. En ese sentido se contempla: la actividad negocial, la conciliación privada, la oferta vinculante confidencial, la opinión del experto independiente, la mediación, así como cualesquiera otros procedimientos previstos en la legislación especial (particularmente en materia de consumo).

Una de las grandes novedades es que la validez que tendrá el acuerdo alcanzado a través del MASC es exactamente el mismo que si es resuelto por un juez. El acuerdo alcanzado tendrá el valor de cosa juzgada para las partes, no pudiendo presentar demanda con igual objeto. Para que tenga valor de título ejecutivo, el acuerdo habrá de ser elevado a escritura públicao bien homologado judicialmente cuando proceda.
Según el ministro, “estas medidas suponen que si se logra que uno de cada cuatro procedimientos civiles termina en un acuerdo entre las partes, el sistema judicial se descargará más de medio millón de procedimientos”.

Esto conlleva, ha señalado Campo, además, “una recanalización de recursos por valor de unos 380 millones de euros al año”, que, revertirían en una mejora sustancial del tratamiento de aquellos asuntos que sí lo necesitan.

Reforma de las leyes procesales

El segundo eje es el de la reforma de leyes procesales, una iniciativa que afecta a todos los órdenes jurisdiccionales. Con ella se garantizan los altos estándares de calidad, se optimizan los recursos existentes, se agilizan los procesos de forma eficiente y eficaz, y se refuerza la seguridad jurídica.

Entre otras medidas, se van a potenciar las sentencias orales en determinados procedimientos como medida de agilización que puede usar el juez, de manera voluntaria, en atención a las concretas circunstancias del proceso.

Del mismo modo, se amplía el ámbito del juicio verbal, más rápido y ágil que el juicio ordinario y sin pérdida de garantías y se modifica en lo necesario su regulación. Se eleva su cuantía y se introducen nuevos procedimientos que podrán tramitarse por sus reglas.

Por otro lado, se introduce el procedimiento testigo y la extensión de efectos para una gestión ágil y eficaz de la litigación en masa en materia de condiciones generales de la contratación, regulándose unos requisitos muy medidos que habrán de concurrir para la posible utilización de ambas técnicas.

Finalmente, se modifica de manera muy relevante el recurso de casación civil, dándole después de 20 años desde la entrada en vigor de la Ley de Enjuiciamiento Civil el tratamiento que reclama su naturaleza de recurso extraordinario.

Reformas procesales para la transformación digital

El tercer eje clave es el que se refiere la transformación digital.

Este avance evitará desplazamientos a las sedes judiciales, reduciendo los costes económicos, ambientales y territoriales. Y permitirá que toda la tramitación sea mucho más ágil.

En este eje de reformas, el ministro de Justicia ha destacado que, se introduce “la regulación de los sistemas de identificación y autenticación para adaptar nuestra legislación a la europea”. Y ha añadido que se “generaliza la celebración de vistas y declaraciones por videoconferencia”.

Del mismo modo, se impulsará un “Registro electrónico de apoderamientos apud acta”, que permitirá el otorgamiento telemático.

En resumen, todas estas medidas mejoran la Administración de Justicia, respondiendo a las recomendaciones de la Unión Europea, que las fija como un elemento en la valoración de la calidad para los sistemas de Justicia. Del mismo modo, sitúa el Servicio Público de Justicia de España dentro de los estándares de calidad y eficacia europeos e internacionales, constatándolo en el Marcador de Justicia Europeo (EU Justice Scoreboard) de 2022.

Código Seguro de Verificación (CSV) enrutable


El Código Seguro de Verificación de un documento es un valor alfanumérico que lo identifica y que permite su cotejo en una sede electrónica.

En el ámbito de la Administración de Justicia se ha definido una regla de codificación de este tipo de códigos que podría permitir su cotejo en cualquier sede electrónica independientemente del órgano que haya generado el código y lo haya asignado a un documento.

En efecto, el CTEAJE  (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) ha publicado una PROPUESTA DE ESTANDARIZACIÓN DEL INTERFAZ DE ACCESO AL SERVICIO DE CSV DE LAS SEDES, destinada principalmente a permitir el cotejo de cualquier  documento de índole judicial desde el Punto de Acceso General de la Administración de Justicia (PAGAJ).

Como resultado tenemos una propuesta de Código Seguro de Verificación (CSV) enrutable que podría ser adoptado también por otras administraciones públicas y contempla que pueda utilizarse en contextos internacionales. La posibilidad de hacer uso de este tipo de códigos podría hacer innecesaria la Apostilla de la Haya en algunos supuestos, ya que la fuente del documento electrónico autentico es un organismo oficial que emplea un sistema de intercambio compatible, aunque el punto de cotejo sea otro organismo, incluso de otro país.

A continuación se describe el formato, tal como se recoge en el documeto indicado:

CSV-enrutable

ES XX Y – RESTO CÓDIGO (No hay espacios, la representación los incluye por claridad).

  • ES: Código ISO de país según la norma ISO 3166 (permite enrutar códigos a otros países, o recibir consultas de otros países).
  • XX: Dígitos de control. Se calculan en base al resto del código y aplicando el modelo 97-10 (regla de cálculo definida en la norma ISO 7604). Permite controlar que no se producen errores cuando se teclean por una persona. Esta regla es similar a la que se utiliza en banca para el cálculo de IBAN.
  • Y: Tipo de código (permite tener varias reglas de construcción, y prever que la codificación pueda cambiar en el futuro, en cuyo caso equivale a número de versión).

Se adoptará esta primera versión del código con Y=1 la siguiente regla de construcción para “RESTO DE CÓDIGO”:

CSSV-entrutable-Y-1-ruta-DIR3

  • El código DIR3 (Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas), es una codificación actualmente en uso por las Administraciones Públicas españolas (central, autonómica y local).

El Directorio Común proporciona un Inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas/organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica – presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información. Incluye ya los órganos de la Administración de Justicia.

Esta codificación está amparada por el artículo 9 del ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), aprobado por el Real Decreto 4/2010, donde se estipula que las Administraciones públicas (…) “mantendrán una relación actualizada de sus órganos administrativos y oficinas de registro y atención al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos órganos y oficinas se codificarán de forma unívoca y esta codificación se difundirá entre las Administraciones públicas.”

  • [CADENA ALFANUMÉRICA] Se establece el uso de 40 caracteres alfanuméricos.

Para mejorar la usabilidad del servicio de validación de códigos, se evitará el uso de caracteres que pueden llevar a confusión a los usuarios cuando los teclean manualmente, para ello la propia regla de codificación obviará el uso de los siguiente caracteres

    • ‘i’ mayúscula (I), ‘ele’ minúscula (l) se puede confundir con el ‘número uno’ (1).
    • o’ mayúscula (O) se puede confundir con el ‘número cero’ (0).
    • ‘símbolo dólar ($)‘ se puede confundir con la letra S.

Es decir, no se pueden incluir en el CSV los caracteres prohibidos indicados y si un usuario los teclea por error, se interpretarán en el sentido de los caracteres atorizados correpondientes: ‘número uno’ (1), ‘número cero’ (0) y letra S).

Dado que esta regla de codificación se aplica cuando el valor Y=1, el propio servicio de cotejo tendrá la posibilidad de establecer reglas de validación complementarias al cálculo de los dígitos de control, como podría ser la aplicación en backend de las siguientes reglas de sustitución del código introducido por el usuario en caso de detectar alguno de los caracteres anteriormente excluidos:

    • ‘i’ mayúscula (I), ‘ele’ minúscula (l) se interpretarán como ‘número uno’ (1).
    • ‘o’ mayúscula (O), se interpretará como ‘numero cero’ (0).
    • ‘símbolo dólar ($)’ se interpretará como letra S.

Posteriormente a la sustitución se verificaría si los dígitos de control son correctos, para en su caso, mostrar un mensaje de error al usuario o admitir el código para su remisión al órgano resolutor.

Esta codificación permite que cuando se coteja un documento en un órgano, como por ejemplo el Punto de Acceso General, se sepa a qué plataforma concreta debe dirigir la petición cuando se realice un Cotejo de documentos.

El documeto del CTEAJE contempla la posibilidad de adoptar una codificación transitoria que no requiere validar los dígitos de control y que permite a las entidades seguir utilizando su codificación actual, anteponiendo un prefijo propio:

  • ES000DIR3-Código

 

 

 

Digital por diseño


Va llegando el momento de abandonar el término “transformación digital” que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las “piezas de lego” que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos “en la nube”, los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el “soporte duradero” o la “simetría probatoria” (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con “nodos eIDAS” como el español que se instancia a través del sistema “Cl@ve“.

 

El Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, premio EnerTIC


El Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, José Luis Hernández Carrión, ha sido distinguido con el galardón al mejor directivo en el sector de la Administración Pública Central por su contribución en el ámbito de la aplicación de las TICs para la mejora de la Eficiencia Energética y Sostenibilidad.

El premio llega en reconocimiento a la capacidad y esfuerzo realizado en los últimos años para hacer realidad la implantación de la tramitación electrónica en todos los órganos judiciales y fiscalías del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia.

La entrega de los galardones ha tenido lugar el 12 de diciembre de 2018 en la Secretaría de Estado para el Avance Digital (Madrid), durante la tradicional gala de Proyectos y Directivos que organiza la Plataforma EnerTIC, y que ha sido presidida por D. David Cierco, Director General de Red.es y D. Antonio Alcolea, Subdirector General de Fomento de la Sociedad de la Información (Secretaría de Estado para el Avance Digital).

Cerca de 200 directivos del sector y altos cargos de la Administración estuvieron presentes en la Ceremonia de Entrega de la sexta edición de los premios.

Adicionalmente, se ha presentado la VII Guía de Referencia Smart Energy: “Tecnología para la mejora de la Eficiencia Energética” que incluye entre otros contenidos las entrevistas de los directivos, los proyectos más innovadores y buenas prácticas del año 2018, así como las novedades para el año 2019 con las claves de los proyectos del futuro.

Esta edición, prologada por el Comisario Europeo de Energía, D. Miguel Arias Cañete, y por la Ministra de Transición Ecológica, Dña. Teresa Ribera, analiza en el impacto de la Transformación Digital para la mejora de la Competitividad Energética y establece los objetivos principales para poder seguir impulsando una economía descarbonizada en el Programa Horizonte 2030.

EnerTIC es una plataforma de empresas TIC para la mejora de la eficiencia energética en España con el apoyo de las Empresas Asociadas e instituciones públicas, en favor de una economía más competitiva y sostenible. Desde el año 2013, los enerTIC Awards premian los proyectos tecnológicos más innovadores, así como a los directivos que más se comprometen con la eficiencia energética y la sostenibilidad.

El proyecto Justicia Digital cerca del 100% de cumplimiento


Según el Boletín Justicia Digital nº 33 de mayo de 2018, el proyecto de despliegue de aplicaciones y medios tecnológicos para la adopción de los principios de Justicia Digital en “territorio Ministerio de Justicia” alcanza el 97%.

El pasado 12 de marzo de 2018 concluyó el despliegue de Justicia digital en los 112 partidos judiciales del territorio del Ministerio de Justicia que integra a 659 órganos judiciales unipersonales, 153 salas de audiencias provinciales y 89 salas y secciones de tribunales superiores de Justicia. De esta forma, ya pueden trabajar en formato electrónico todos los órdenes e instancias de los juzgados de Extremadura, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Región de Murcia, Islas Baleares y las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.

En España, aunque la impartición de Justicia es una competencia del estado y los operadores jurídicos involucrados son de ámbito estatal (jueces y magistrados, fiscales y letrados de la administración de justicia), la provisión de medios materiales se considera parte de las competencias transferibles, y algunas comunidades autónomas, de hecho, los proveen. Las que no  prestan estos medios materiales son las que se incluyen en el denominado “territorio Ministerio de Justicia”.

Actualmente, para cerrar el ciclo de tramitación procesal electrónica está en curso la incorporación de los órganos centrales (avance del 62%) y las fiscalías (avance del 82%).

La implantación de justicia Digital se ha hecho en tres fases:

  • Fase I y II: despliegue en 26 partidos judiciales (470 Órganos Judiciales) y el 100% de las Audiencias Provinciales y Tribunales Superiores de Justicia.
  • Fase III: despliegue en 86 partidos judiciales (189 Órganos Judiciales) y 62% de los Órganos Centrales.

Se reduce así el uso del papel en los Juzgados, se incrementa la seguridad, ya que en todo momento se garantiza la confidencialidad, la integridad y la autenticidad de la información, gracias al empleo de la firma electrónica y se reducen los errores derivados de la manipulación de la información. El intercambio de documentación y remisión de actuaciones entre los órganos judiciales se realiza por vía telemática.

Desde el punto de vista de los profesionales y del ciudadano, el principal impacto es una Justicia más accesible y disponible a cualquier hora del día, durante todos los días del año. Los representantes de las partes (procuradores, abogados y graduados sociales) pueden iniciar los procedimientos y presentar escritos en la oficina judicial, en cualquier momento a través de Internet, sin tener que desplazarse al órgano judicial. Del mismo modo, otros colectivos como las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, los centros sanitarios y las administraciones y organismos públicos pueden interactuar con los órganos judiciales de forma electrónica.

También se facilita a las partes información actualizada del estado de la tramitación de su procedimiento y, actualmente, se está trabajando en proporcionar acceso electrónico a los datos y documentos del Expediente Judicial Electrónico de forma controlada, lo que significa otro paso importante en cuanto a transparencia y agilidad de las actuaciones.

Para favorecer el proceso de adaptación al nuevo modelo de trabajo, el Ministerio de Justicia continúa trabajando con distintas iniciativas tecnológicas y organizativas, para contribuir a mejorar la calidad del servicio prestado por la Administración de Justicia y la ergonomía digital de las aplicaciones.

Consejo Asesor para la Innovación en la Justicia


Ayer, 7 de febrero de 2018, se constituyó  el Consejo Asesor para la Innovación en la Justicia, que funcionará como un grupo de trabajo que asesorará al Ministerio de Justicia en el diseño y ejecución de programas de innovación y, a petición del ministro, podrá pronunciarse sobre las medidas y los proyectos normativos que impulse el departamento en esta materia.

Tiene por objeto promover la colaboración con el sector privado y la participación de la sociedad civil en las políticas de Justicia.

El ministro de Justicia, Rafael Catalá, ha pedido a los miembros del Consejo Asesor para la Innovación en la Justicia que aporten su visión estratégica y experiencia en los ámbitos de la tecnología, la innovación y la gestión de organizaciones para impulsar la acción del Gobierno en la transformación digital de la Justicia.

Durante su intervención, Rafael Catalá ha destacado el desafío que supone para las administraciones públicas el empleo de la tecnología que está transformando los modelos de prestación de servicios y las relaciones con los ciudadanos. Las aportaciones y recomendaciones de los miembros de este consejo asesor, todos ellos profesionales que han promovido avances importantes en sus organizaciones, ayudarán, ha señalado Catalá, a trazar las líneas de trabajo del Ministerio de Justicia en su estrategia de transformación del servicio público, atendiendo a las demandas y tendencias que en cada momento marcan la sociedad y el progreso tecnológico.

Forman parte del Consejo Asesor para la Innovación en la Justicia, a título personal,

  • César Alierta, presidente de la Fundación Telefónica;
  • César Cernuda, presidente de Microsoft Latinoamérica y vicepresidente corporativo de Microsoft;
  • Bernardo Hernández, emprendedor que ha desarrollado su carrera en Google, Flickr, Yahoo o Tuenti;
  • Chema Alonso, encargado de la estrategia de Big Data, Publicidad y Cuarta Plataforma de Telefónica;
  • Martín Varsavsky, fundador de diversas compañías del sector tecnológico;
  • Javier Rodríguez Zapatero, cofundador y presidente de la escuela de negocios ISDI;
  • Carina Spilzka, fundadora de General Partner K Fund;
  • Ángel Cano, que fue consejero delegado del Grupo BBVA;
  • Enrique Dans, profesor de Innovación en la IE Business School;
  • Santiago Segarra, responsable de la transformación de la Agencia Tributaria como director de tecnología;
  • Javier Cremades, presidente del despacho Cremades & Calvo-Sotelo;
  • Hugo Écija, fundador de la firma ÉCIJA; y
  • Borja Adsuara, que fue director general para el desarrollo de la sociedad de la información y de Red.es.

Políticas marco de firma electrónica


El 2 de diciembre de 2015, el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) aprobó la Guía de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Autenticación, Certificados y Firma Electrónica en la Administración de Justicia en España, que constituye de facto la “Política Marco de Firma Electrónica para la Administración de Justicia”.

El objeto de esta norma es servir como guía en lo relativo a la gestión de firmas electrónicas en el ámbito de la justicia, así como tomar en consideración los conceptos conexos de autenticidad de documentos electrónicos y uso de certificados en el marco de la identificación y autenticación de intervinientes cuando no se precise el uso de firma electrónica.

Es de aplicación a la Administración de Justicia, a los ciudadanos en sus relaciones con ella y a los profesionales que actúen en su ámbito, así como a las relaciones entre aquélla y el resto de Administraciones y organismos públicos.

La administración de Justicia es la estructura de la administración específica para el Poder Judicial, que es un poder diferente al Ejecutivo y lo es también la infraestructura administrativa que le da soporte.

En el ámbito de la Administración Pública, la Administración General del Estado ha desarrollado diversa normativa destinada  favorecer la digitalización de su funcionamiento. En su momento, uno de los hitos principales de ese proceso de digitalización lo constituyó la publicación de la Ley 11/2007 que suplementaba lo dispuesto en la Ley 30/1992. En el año 2015 se publicaron las leyes siamesas Ley 39/2015 y Ley 40/2015 (subsumiendo las dos leyes citadas), un año después de la publicación del Reglamento europeo UE 910/2014 (EIDAS) y teniendo ya en cuenta bastantes de los aspectos de la norma europea.

Por su lado, en la Administración de Justicia se ha desarrollado la Ley 18/2011 a semejanza de la Ley 11/2007 y se han modificado las leyes procesales, con cambios significativos en 2015.

AGE-AJU

En el ámbito de la AGE, dentro del Esquema nacional de Interoperabilidad  se ha desarrollado una política marco de firma electrónica que ha consolidado la experiencia de  las versiones 1.8 y 1.9. La actual, Política 2.0 se publicó en el BOE de 2 de noviembre de 2016.

En su contexto es muy importante una norma complementaria que ayuda a uniformizar la interoperabilidad de los certificados en España.

En el ámbito de la AJU, dentro de las Bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad  se ha desarrollado la política marco de firma electrónica del CTEAJE citada al inicio:

Con sus similitudes y sus diferencias, ambas Políticas son referentes de sus respectivas administraciones.

Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del CTEAJE


Es un Grupo de Trabajo creado en el marco del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE), en el que participan como miembros el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, y las Comunidades Autónomas de Cataluña, Madrid, Navarra, Canarias y Andalucía.

Este Grupo de Trabajo tiene como objetivo principal desarrollar las Bases del Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad, tal y como establece el artículo 45 de la Ley 18/2011, de 5 de julio.

Tras alcanzar el 6 de julio de 2015 el objetivo de elaborar y publicar el Texto de las Bases de Interoperabilidad y Seguridad, que ya tuvo en cuenta el Reglamento UE 910/2014 (#eIdAS) se priorizaron las líneas de actuación del Documento judicial electrónico, del Expediente judicial electrónico, de la Política de firma electrónica y certificados y  de Transferencia tecnológica.

Fruto del esfuerzo del Grupo, se han aprobado varias Guías de interoperabilidad y seguridad (GIS) que se encuentran publicadas en el apartado Normativa Técnica del portal del CTEAJE.

Las Guías publicadas son las siguientes:

  • GIS de Política de Autenticación, Certificados y Firma electrónica
  • GIS de Digitalización certificada en la Administración de Justicia
  • GIS de procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos Judiciales electrónicos.
  • Versión 1.0 del CTEAJE de la GIS de Documento Judicial Electrónico. Actualmente el Grupo de trabajo está consensuando una nueva versión.
  • Versión 1.0 del CTEAJE de la GIS de GIS de Expediente Judicial Electrónico. Actualmente el grupo de trabajo está consensuando una nueva versión.