Ley Crea y Crece: la expedición y recepción de factura electrónica en realidad no es obligatoria para empresas y profesionales

Actualización de 12 de enero de 2023

Tengo que desdecirme. Ya existen Decisiones de Ejecución del Consejo de la Unión Europea autorizando la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE« a varios países:

• Polonia 17 de junio de 2022
• Francia 25 de enero de 2022
• Italia (II) 13 de diciembre de 2021
• Italia (I) 16 de abril de 2018

Por tanto, aunque sigue siendo cierto que no es obligatoria aun la factura electrónica, podría darse la circunstancia de que España obtenga también la excepción.

Actualización de 11 de octubre de 2022

Dándole vueltas a la frase «La entrada en vigor … está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE» he llegado a la conclusión de que lo que significa es que a pesar de lo que nos hace creer este artículo, en realidad NO HAY FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA.

Primero porque nadie parece saber qué es una excepción comunitaria, ni como saber si se ha producido, ni qué instrumento jurídico la puede recoger, ni si existe un ejemplo de alguna «excepción comunitaria» anterior. Segundo, porque si se requiere un cambio en el articulado de una Directiva hará falta otra Directiva (o quizá un Reglamento) que la modifiquen o regulen de forma diferente lo tratado en ella, posiblemente derogándola. Y tampoco ha trascendido que se esté preparando algo así a nivel europeo.

El texto de este post antes de la actualización era:

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas modifica a través de su artículo 12 la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

Se modifica el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que queda redactado como sigue:

«Artículo 2 bis. Factura electrónica en el sector privado.

A efectos de lo dispuesto en esta ley:

1. Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.

2. Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. De la misma forma, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.

3. Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.

3 bis. El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

4. Las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.

No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo están obligadas a emitir facturas electrónicas en los términos previstos en el párrafo anterior cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

5. El Gobierno podrá ampliar el ámbito de aplicación de lo dispuesto en el apartado 4 a empresas o entidades que no presten al público en general servicios de especial trascendencia económica en los casos en que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan, y emitan un número elevado de facturas.

6. Las facturas electrónicas deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.

Así mismo, los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y su desarrollo reglamentario.

7. Las empresas prestadoras de servicios a que alude el apartado 4 deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

8. El período durante el que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos establecido en el artículo 2.1.b) no se altera porque aquel haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

9. Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 19.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Idéntica sanción puede imponerse a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. Es competente para imponer esta sanción la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.

10. El procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas se determinará reglamentariamente.»

Antes de este cambio, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, fue la que introdujo el articulo 2 bis en la LMISI, que se ha conservado con pocos cambios en la parte final del articulo modificado

A efectos de lo dispuesto en esta Ley:

1. Las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.

No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor sólo están obligadas a emitir facturas electrónicas en los términos previstos en el párrafo anterior cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

Las obligaciones previstas en este artículo no serán exigibles hasta el 15 de enero de 2015.

2. El Gobierno podrá ampliar el ámbito de aplicación de este artículo a empresas o entidades que no presten al público en general servicios de especial trascendencia económica en los casos en que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan, y emitan un número elevado de facturas.

3. Las facturas electrónicas deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.

4. Las empresas prestadoras de servicios deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

5. El período durante el que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos establecido en el artículo 2.1 b) no se altera porque aquel haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

6. Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 33 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Idéntica sanción puede imponerse a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1.

Es competente para imponer esta sanción el Secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información.»

O sea que ya es obligatoria la remisión y recepción de facturas electrónicas: todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales, si bien la obligación está condicionada a que se publique el desarrollo reglamentario.

La entrada en vigor del artículo 12, relativo a la facturación electrónica entre empresarios y profesionales producirá efectos, para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. Para el resto de los empresarios y profesionales, este artículo producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. La entrada en vigor del artículo 12 está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.

Mientras se produce esa excepción, el texto de los artículos citados indica:

Artículo 218

A efectos de la presente Directiva, los Estados miembros aceptarán como factura cualquier documento o mensaje en papel o en forma electrónica que cumpla las condiciones determinadas por el presente capítulo.

Artículo 232

Las facturas expedidas en aplicación de las disposiciones de la sección 2 podrán ser transmitidas en papel o, a reserva de la aceptación del destinatario, transmitidas o suministradas por vía electrónica

El Congreso aprueba la Ley de creación y crecimiento de empresas.

Está previsto que en la sesión plenaria del Congreso de mañana 15 de septiembre de 2022 se debatan y se voten las enmiendas incorporadas por el Senado al Proyecto de Ley de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) finalizando así su tramitación parlamentaria. 

El objetivo de este proyecto de ley es «facilitar la creación de nuevas empresas» así como «reducir las trabas a las que se enfrentan en su crecimiento, ya sean de origen regulatorio o financiero». Para ello, entre otras medidas, «introduce reformas para facilitar e impulsar la constitución de las mismas de forma rápida, ágil y telemática, a través del Centro de Información y Red de Creación de Empresas».

La norma contempla la implementación obligatoria de la factura electrónica entre empresas y autónomos con el objetivo de digitalizar el tejido empresarial español y reducir el índice de morosidad comercial, favoreciendo el crecimiento empresarial.

Las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales deberán implementar la factura electrónica en el plazo máximo de un año. Mientras que el resto de compañías contarán con dos años para adoptar la efactura desde la entrada en vigor de la norma.

La sesión puede seguirse íntegra en directo y descargarse una vez finalizada a través de los siguientes enlaces:

Jueves, 15 de septiembre: Congreso en Directo / Canal Parlamento (Youtube).

Actualización 29 de septiembre

Se publica en el BOE del 29 de septiembre la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

Certified Digitization, what is it and what is it for?

Certified Digitization, Certified Digitisation Certified scanning, Electronic Invoice, Electronic Signature, Electronic Certificate. EIDAS, All these concepts are related.

In the development of electronic invoicing regulations, Spanish ORDER EHA / 962/2007, of April 10, which develops certain provisions on electronic billing and electronic storage of invoices, has defined in Spain the concept of Certified Digitization. This blog has been a pioneer in dealing with Certified Digitization since 2006.

Also in english, with some posts:

• Certified Digitization (2015)
• Certified digitization of invoices (2016)
• Certified digitization of invoices (2016)
• Scanning of inbound paper invoices in Europe shoul be harmonized (2017)
• Spanish Tax Agency software certification: Digitized invoices with legal value (2019)
• Certified Digitization or Certified Scanning (2019)
• Scanning of inbound paper invoices in Europe (2020)

The homologation procedure has been included in the resolution of October 24, 2007, of the State Tax Administration Agency, on the procedure for homologation of digitization software contemplated in Order EHA / 962/2007, of April 10, 2007 .

In a strict sense, certified digitization was defined for the procedures of the tax field, which would be outside the coverage of Law 39/2015 (eGovernment). However, the implementation of the concept and the large number of available applications make it a de facto standard , also for the public sector.

Certified digitisation is the process of converting paper documents into electronic documents that contain their facsimile reproduction and are electronically signed or sealed. The systems that manage the digitisation must meet certain criteria of integrity and unalterability in the database with which the digitisation is carried out and are required to be audited. The documents digitised with this type of system have the character of originals, so that the paper documents from which they originate can be dispensed with, which is why the legal value of these processes and of the documents to which they give rise is very relevant

Certified digitisation of invoices has led to the birth of the concept that is now also used in relation to public administrations and the digitisation of Justice.

For the certified digitisation of invoices, you can use the different variants of software approved by the Tax Agency that the AEAT also publishes on its website. The provincial councils of Navarre, Biscay, Alava and Guipuzcoa have also published equivalent regulations and have approval procedures similar to those of the Spanish National Tax Agency and have their own lists of approved software.

Electronic signature

Electronic signature is regulated in the EU Regulation 910/2014, which is abbreviated as “EIDAS”.

Advanced electronic signature is uniquely linked to the signatory; allows the identification of the signatory; It is created using electronic signature creation data that the signatory can, with a high level of confidence, use under his sole control; and is llinked to the data signed therewith in such a way that any subsequent change in the data is detectable.

In summary, the advanced signature links the signatory with what was signed.

What is signed many times is condensed in the “Hash” value of the document, which is also a way to guarantee the integrity of the signed document after the advanced signature has been carried out. And the signer can be associated in various ways, with biometrics in the case of non-certificate-based signatures, or with the mathematical operation of the hash with the signer’s private key if a certificate-based signature is applied.

Certificate-based signing uses public key cryptography, also called asymmetric cryptography.

In asymmetric cryptography there are 2 keys that are mathematically linked to each other:

1. Private Key
2. Public Key

What is encrypted with the private key can only be decrypted with the public key, and vice versa.

Hash functions are unidirectional and generate a short string of characters from a document or a long string of characters.

A possible simile would be a sum value: if we transform each character in a string into a number (for example, its ASCII value) and add the values ​​of all the characters in the string, the resulting value depends on the content of the string. IF you change a character, the sum changes. The algorithms used in cryptography are more elaborate so that modifications to the strings that result in the same hash value cannot be made, which will allow the contents to be changed. Therefore, the sum value, although it serves to explain the hash, is not in itself a good hashing method.

Given a document and its «hash», it is possible to check if the hash truly corresponds to that document. However, from the hash it is not possible to deduce the document from which it came. There could be infinities. When two different documents produce the same hash value when calculating with a certain algorithm, a «collision» is said to have occurred.

How does an electronic signature work?

The document to be signed is hashed with a specific algorithm (for example, SHA-256) and the result obtained is mathematically operated with an asymmetric signature function (for example, RSA or ECC) with the private key of the signer (normally the private key resides in a chip card or a cryptographic token, and does not leave it, so the hash is sent to the chip and it is the chip that performs the cryptographic operation). The signature is made up of the result of that operation on the chip (which is sometimes called a PKCS # 1 value), and the signer’s certificate containing their data and the public key cryptographically related to the private one.

If the document and the signature are sent to the recipient (sometimes, the document format used allows the signature to be embedded inside, as is the case with PDF files). It can do the equivalent process in reverse to verify the signature.

Extracts the public key from the certificate, thereby applying the cryptographic function to the PKCS # 1 value from which the Hash value is extracted. Calculates the Hash value of the document and compares it with the value obtained from decrypting the PKCS # 1 signature. Both must be the same. If they are not the same there is a problem somewhere. For example, the document has changed in transmission or has been tampered with.

Therefore, an important effect of the electronic signature is that it guarantees the integrity and inalterability of the electronically signed documents.

The certificate used to sign is issued by a “certification authority” or a “trust service provider”. The issuance of electronic certificates is one of the possible trust services ”and, therefore, a“ certification authority ”is a“ trust service provider entity.

These entities verify the identity of the certificate applicants and after that they issue them an electronic certificate associating the public key of the certificate with a private key that must be secretly guarded by the certificate holder with maximum security.

The Electronic Certificate

The electronic certificates of a natural or legal person are electronic documents that contain information about the issuer, the period of validity of the certificate, the identity of the signer, …

The important thing is that this certificate links the public key with the identity of a specific person and that it is signed by the certification body, which has verified the applicant’s identity documents and their correspondence with the applicant’s characteristics. When the certificate is issued, its link with the private key is also established under the exclusive control of the signer.

Although unqualified certification authorities can issue certificates, in Europe qualified certification bodies, which issue qualified certificates, are preferred .

In Spain there are a significant number of qualified certificate issuing entities , among which we can mention Camerfirma, EADTrust, FNMT (CERES), Ivnosys or Vintegris.

In certain signature modalities (such as AdES – T or long-lived signatures) it is convenient to include information about the moment when the signature was created, which it does by adding a time stamp. Time stamps are issued by the Time Stamp Authority (TSA).

The timestamp shows that a certain combination of data existed before a given time and that none of this data has been modified since then.

In short, for the certified digitization of documents, an electronic certificate is needed with which to make the electronic signature on each of the scanned documents.

This requirement and the guarantee of integrity of the database in which the keeping of the invoice digitization process is managed are the most relevant to pass the audit that allows requesting the approval of the software from the AEAT.

Certified Digitization in the field of Justice.

Within the framework of the Lexnet regulations, the GIS for Certified Digitization has been defined by the CTEAJE (State Technical Committee of the Electronic Judicial Administration).

This standard allows any document to be digitized for presentation in legal proceedings, so it has a special value:

• It is used in the private sector to digitize any document, not just invoices
• It allows you to have digitized documents in case they are needed at any given time for a trial. This used to be the main reason for keeping paper documents: in case they were needed in court.

The requirements for certified digitization in the field of justice are very similar to those required in the tax field:

• Electronic signature of scanned documents
• Protection of the integrity and inalterability of the digitization record database

How do I start a certified digitization process?

To carry out the certified digitization of invoices in a company, it is necessary to have a software approved by the AEAT or by any of the foral estates of Alava, Guipuzcoa, Navarra or Vizcaya.

In order for the software to be able to carry out an electronic signature on each scanned invoice, it must be equipped with a qualified certificate. The current trend is to equip the software with a qualified legal entity certificate, in which case the resulting electronic signatures are called “qualified electronic seals” if they are managed in a device called “Qualified Seal Creation Device” (equipment that is also called HSM «Hardware Security Module»).

It is possible to carry out “certified digitization” or “guaranteed digitization” processes in the context of public administration, for which several of the Technical Interoperability Standards apply . In particular, that of authentic copy, that of digitization, that of signature policy and that of electronic document.

The ValidE portal provides some tools to validate electronic signatures and certificates. The EADTrust DSS tool also provides a lot of information about the certificates and signatures of electronic documents, whether or not they are the result of certified digitization.

Perhaps someone asked this question: is it necessary to start from the printed invoice document to be able to scan it in a certified digitization process or can an invoice received in pdf format be electronically signed?

The answer is given by ORDER EHA / 962/2007, of April 10, which develops certain provisions on telematic invoicing and electronic conservation of invoices in the different articles of which it consists.

Certified scanning can only be done from paper documents.

However, considering that the issuer and receiver can reach an agreement that the issuer of the invoice acts by sending “pre-invoices” in PDF format to the receiver and that the receiver converts them into electronic self-invoices by adding the electronic signature, the fundamental requirement of the electronic invoice, which is your electronic signature. The regulations allow invoices to be managed by the recipient (self-invoice) or a third party on behalf of the invoice issuer, who is usually the one who adds the electronic signatures or electronic stamps.

What to do if the device containing the electronic certificate is lost or stolen

In case of loss or theft of the device in which the private key associated with the electronic certificate is housed, it is necessary to request the revocation of the certificate by going to a Registration Authority of the Certification Authority that issued the certificate. Some certification authorities offer the possibility of remote revocation, using codes that were provided at the time the certificate was issued.

For example, EADTrust has a specific page and a form to request the revocation of the certificate .

Outsourcing of certified digitization processes

When a process is not focused on the core business of a company but can pose a significant administrative burden due to its volume, many entities resort to business process outsourcing (BPO).

A Certified Digitization service performed by third parties or a Remote Electronic Seal service managed by a qualified digital trust service provider can help in these cases.

Article 7 of Order EHA / 962/2007 indicates:

«This digitization process must meet the following requirements:

a) That the digitization process be carried out by the taxpayer himself or by a third party provider of digitization services , in the name and on his behalf, using in both cases software of certified digitization (…)
b) That the digitization process used guarantees the obtaining of a faithful and complete image of each digitized document and that this digital image is signed with an electronic signature in the terms of the previous articles of this Order based on an electronic certificate installed in the scanning system and invoked by the certified scanning software.This certificate must correspond to the taxpayer when the certified digitization is carried out by himself or to the digitization service provider in another case. «

Advantages of Certified Digitisation

These are some of the advantages of Certified Digitisation:

• Saving time in the search for documents, since, as they are documents in electronic format, searches can be generated by keywords.
• Increase the efficiency and productivity of employees by saving time in filing and searching invoicess, reducing errors.
• Frequently digitization allows incorporating the information of the invoices in the accounting or ERP system.
• By having digital documents managed by computer software and stored in a secure repository, decision-making is streamlined by being certain that all the information is available.
• Saves storage space by not having to guard paper documents and saves other costs related to archival material
• It facilitates the adoption of repetitive procedures with the environment and, indirectly, helps to pass a possible ISO 14.001 type audit

Give us a call

You can contact EADTrust by calling +34 917 160 555 if you need help to homologate a certified digitization software to be approved by Spanish Tax Agency or if you need electronic certificates to be used in Spain or Europe.

Auditoría de Contabilidad Certificada

Recientemente se ha publicado en España la denominada «Ley Antifraude» que entre los muchos aspectos que trata, incluye una sección para imponer nuevos requisitos a los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión, a las empresas que los crean y a los trabajadores autónomos y empresas que los usan, con sanciones desproporcionadas que presumen la culpabilidad de las empresa y autónomos respecto a la realización de actividades de fraude tributario por el mero hecho de desarrollar o usar software «no certificado». Y los requisitos para ese software se limitan a indicar de forma ambigua que deberán aportar «integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad» (ICALTI, por sus siglas).

También se indica que «ya si eso» reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas.

Se crea una gran inseguridad jurídica ya que aunque en el régimen sancionador se indica:

e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;

f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.

Lo que podría dar a entender que la posibilidad de sanciones solo se podría producir tras la publicación de las «especificaciones técnicas», en el conjunto de las descripción de las sanciones no queda tan claro.

Por eso parece recomendable iniciar procesos de auditoría de contabilidad certificada a las plataformas de software de de contabilidad y facturación y a las que se instalan en terminales de punto de venta lo antes posible para demostrar «debida diligencia» en caso de que las autoridades tributarias contacten con nosotros. De esta forma, aunque no haya culminado la modificación del software para cumplir los nuevos requisitos de la norma , ya se puede demostrar que «estamos en ello».

EADTrust es una de las entidades que pueden ayudar a entender los nuevos requisitos, a implementarlos en el software y a auditarlo posteriormente para comprobar que están bien implementados.

La «Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego» es la norma indicada.

El artículo decimotercero de esta Ley modifica la Ley General Tributaria en varios aspectos y en lo relativo al software de contabilidad, facturación y gestión  modifica el apartado 2 del artículo 29 para incluir los requisitos indicados. También crea un artículo 201 bis con el régimen sancionador asociado.

En el apartado 2 del artículo 29, de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, se añade un nuevo párrafo con la letra j) que tiene la siguiente redacción:

“j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”

Como se ha indicado, ese mismo artículo 13 crea un nuevo artículo 201 bis en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria:

Artículo 201 bis. Infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable.

1. Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;

b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;

c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;

d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;

e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;

f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.

2. Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

La misma persona o entidad que haya sido sancionada conforme al apartado anterior no podrá ser sancionada por lo dispuesto en este apartado.

3. Las infracciones previstas en este artículo serán graves.

4. La infracción señalada en el apartado 1 anterior se sancionará con multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de la infracción. No obstante, las infracciones de la letra f) del apartado 1 de este artículo se sancionarán con multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.

La infracción señalada en el apartado 2 anterior, se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

Por la Disposición final séptima, estas modificaciones entran en vigor transcurridos tres meses desde la entrada en vigor de la Ley, lo que se produce el 11 de octubre de 2021.

Aunque a finales de septiembre de 2021 no se han publicado formalmente especificaciones técnicas, sí que existen especificaciones semejantes para la digitalización certificada, en particular los requisitos c) y d) del apartado 1 del artículo 7 de la «Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.«

Las entidades que conocen y se ha adaptado a las especificaciones de TIcket BAI publicadas por las Diputaciones Forales del País Vasco para el denominado «Software Garante» están un paso más cerca de poder cumplir las nuevas especificaciones, aunque tienen aspectos diferentes.

La denominación de «Contabilidad Certificada» se está empezando a usar por semejanza con la «Digitalización Certificada» que ya cuenta con requerimientos más precisos y consolidados, ya que se publicaron en 2007.

En este contexto, EADTRUST lleva a cabo procesos de consultoría y auditoría para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la norma en los softwares de contabilidad existentes, contando con su experiencia en auditorías de Digitalización Certificada.

Tras auditar el cumplimiento de las normas en lo que se refiere a la nueva obligación de Ley 11/2021, de 9 de julio respecto a los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión, EADTRUST expide un certificado de cumplimiento.

Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE

El pasado 10 de octubre de 2019 tuvo lugar el evento «Política de contratación pública electrónica y facturación electrónica de la UE: implementación y desafíos a nivel regional» organizado por la Comisión Europea en el marco de la Semana Económica de las Regiones y las Ciudades.

Las presentaciones de expertos nacionales y de la UE proporcionaron directrices y ejemplos de buenas prácticas de diferentes estrategias nacionales, con la idea de ayudar a los participantes en la adopción de la facturación electrónica en entornos regionales y locales además de la administración general del estado.

La sesión fue inaugurada y conducida por Irena Riviere-Osipov (Responsable de la Política de Facturación Electrónica de la DG GROW).

Irena señaló que la contratación pública es una parte esencial de la actividad del sector público y ofrece importantes oportunidades de mercado a las empresas. «La contratación pública europea, que representa un volumen comercial de 2.448.000 millones de euros (aproximadamente el 16% del PIB de la UE en 2017), es un motor importante del crecimiento económico, de la creación de empleo y de la innovación» (según datos procedentes de un estudio del Departamento de Políticas del Parlamento Europeo, de enero de 2019). La digitalización de los procesos de contratación pública y la adopción de la facturación electrónica generalizada desempeñan un papel importante en los esfuerzos por garantizar la sostenibilidad medioambiental, generar ahorros fiscales en el sector público y maximizar la eficiencia.

Esta sesión incluyó posteriormente la puesta en común de las mejores prácticas en el ámbito de la facturación electrónica por parte de cinco ponentes, incluidos cuatro representantes de los Estados miembros de la UE. Los expertos compartieron sus experiencias de primera mano en la aplicación de la facturación electrónica, en particular en los niveles regionales. Esto incluía describir la estrategias utilizadas, indicar las herramientas de seguimiento aplicadas y exponer ejemplos concretos de la adopción de la facturación electrónica y su impacto.

• Marc Christopher Schmidt (de la DG GROW) declaró que «Hoy en día, las tecnologías emergentes están transformando la forma en que funciona la contratación pública. La contratación pública se ha convertido en contratación pública electrónica, y ofrece nuevos servicios, productos y modelos de negocio más eficientes e innovadores».
  En los tres últimos años, las capacidades digitales adquiridas en los Estados miembros han aumentado considerablemente, pero aún queda margen de mejora para aprovechar plenamente la digitalización de las distintas fases de la contratación.
• Kerstin Wiss Holmdahl (Asesora Jurídica de la Asociación Sueca de Autoridades Locales y Regionales – SALAR), destacó que «Con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y una nueva forma de trabajar podemos ahorrar dinero. Liberando recursos para las actividades públicas básicas (por ejemplo, escuelas, hospitales, atención a las personas mayores, etc., en los municipios)». En respuesta a una encuesta destinada a evaluar el impacto de la transformación de la contratación electrónica a nivel regional y local, el 94% de los encuestados considera que el proceso de facturación es más eficiente que antes de la adopción de la facturación electrónica.
• Declan McCrormack (Principal Officer en el Programa de Facturación Electrónica de Irlanda y del Proyecto Plataforma de Licitaciones Electrónicas en la Oficina de Contratación Pública del Gobierno de Irlanda) presentó la «estrategia irlandesa para mejorar la comunicación y la colaboración entre el gobierno y los niveles locales minimizando las dependencias tecnológicas». La oficina irlandesa de Contratación Pública ha establecido acuerdos nacionales con proveedores seleccionados a fin de simplificar la contratación de soluciones homologadas a las entidades públicas locales.
• Ana Ramos (Coordinadora en la Dirección de Servicios Financieros Compartidos, ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P, Portugal) declaró que «La factura electrónica es el elemento que nos aporta trazabilidad, interoperabilidad, e integración de datos de calidad, así como da lugar a otras posibilidades a lo largo de la cadena de eProcurement». A nivel local en Portugal, la implementación de la estrategia de facturación electrónica reúne cinco elementos: la estandarización de procesos, la adaptación de tecnologías, la elaboración de un programa de facturación electrónica y buenas prácticas, y la organización de una campaña de difusión.
• Justin Jager (Asesor de Políticas del Ministerio del Interior de los Países Bajos) señaló que «el objetivo es mantener las herramientas de monitorización y una cooperación cercana con los organismos locales para evaluar el impacto de la aplicación de la Directiva». En los Países Bajos, el 95% de las entidades del gobierno regional y local ya han implementado una solución técnica, utilizando principalmente el modelo  PEPPOL.

Los mensajes coincidieron en dar valor a la coordinación a nivel europeo en la adopción de las políticas de contratación pública electrónica y facturación electrónica. Sin embargo, cada ponente dio cuenta de que cada estrategia es única país a país y expuso el itinerario del suyo hacia la transformación digital.

La transformación digital nos señala un futuro más verde, una administración pública optimizada, abre oportunidades para la innovación y nos hace percibir la necesidad de contar con una coordinación proactiva entre los distintos niveles de la administración.

La Comisión apoya a las administraciones públicas para que adopten la facturación electrónica permitiendo la adopción de la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública) y de las normas publicadas en el esfuerzo de estandarización europea y para lo que aporta el módulo de facturación electrónica (CEF eInvoicing Building Block  desarrollado en el marco de Mecanismo para la conexión con Europa (Connecting Europe Facility – CEF).

CEF eInvoicing ofrece actualmente a los sectores público y privado cursos de formación y talleres sobre facturación electrónica in situ, seminarios en línea de apoyo; una comunidad de usuarios que alberga debates en línea, un registro de artefactos (implementaciones de referencia de reglas de validación) de apoyo para la aplicación de la norma europea y un servicio de pruebas de conformidad dedicado.

Conclusiones

Cada Estado miembro debe encontrar las soluciones que satisfagan sus necesidades locales, regionales y nacionales. El contexto político, la toma de decisiones, las herramientas, la cooperación nacional, regional o local, la integración y la interoperabilidad deben asumirse como retos relevantes y formar parte de la estrategia de aplicación, que lleve a la generalización de la eFactura.

La iniciativa «CEF eInvoicing Building Block» apoya la facturación electrónica adoptando la norma europea EN-16931 y la Directiva 2014/55/UE (sobre facturación electrónica en la contratación pública). Ofrece diferentes tipos de recursos que merece la pena considerar.

 

Amadeus cytric Travel & Expense – Digitalización Certificada

Amadeus cytric Travel & Expense es una plataforma global para gestión de viajes y gastos orientado a dar servicio a grandes empresas que facilita a los empleados de estas entidades, que viajan por necesidades de negocio, la gestión de forma rápida y sencilla de sus gastos de viaje.

La plataforma permite la reserva online flexible para vuelos, trenes, habitaciones de hotel, alquiler de coches, taxis y traslados, incluida una gama completa de familias de tarifas aéreas y servicios complementarios.

Integra las transacciones realizadas con tarjeta de crédito en el proceso de capturar y revisar los tickets, facturas simplificadas y facturas completas, con una experiencia de usuario sencilla y rápida, que permite presentar hojas de gastos sin demora y agilizar su cobro teniendo en cuenta los recibos y las dietas, según el marco fiscal aplicable al viajero, así como las reglas de negocio propias de su empresa.

Con la aplicación de móvil de cytric, los empleados de una empresa que tienen que viajar, pueden buscar y reservar viajes y alojamientos, revisar sus itinerarios, presentar sus gastos online, acceder a contactos y servicios locales, obtener recibos de gastos, y aprobar o rechazar solicitudes de viajes y de reembolso de gastos.

Optimiza el flujo de trabajo de la agencia de viajes de negocios seleccionada con reglas de validación, registros de auditoría, notificaciones, recordatorios e hilos de discusión automatizados que ayudan a todos los roles involucrados en el proceso de viaje, incluidos viajeros, autorizadores, auditores y contables.

Amadeus ha confiado en EADTrust para realizar la auditoría de Digitalización Certificada de su solución cytric Travel & Expense – Certified Digitization Engine y la ha presentado a la Agencia Tributaria que resolverá sobre la concesión de la Homologación a la plataforma. Un equipo multidisciplinar coordinado con profesionales situados en varios países ha dado forma a un motor de digitalización integrado en la plataforma que permite cumplir con todos los requisitos de la Norma EHA/962/2007 de 10 de abril y la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria española.

 

Digital por diseño

Va llegando el momento de abandonar el término «transformación digital» que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las «piezas de lego» que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos «en la nube», los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el «soporte duradero» o la «simetría probatoria» (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con «nodos eIDAS» como el español que se instancia a través del sistema «Cl@ve«.

 

Plataformas de efactura

A lo largo del tiempo he tenido ocasión de colaborar con diferentes entidades especializadas en el ámbito de la factura electrónica y con el desarrollo del formato XML facturae.

Hasta que ha sido obligatorio (y factible) facturar electrónicamente al sector público han pasado mucho años de esfuerzo de muchas entidades, incluido el MINHAP, con un recuerdo de especial reconocimiento por Fernando de Pablo.

En la actualidad FACe se ha consolidado como uno de los principales Puntos de entrada de Factura electronica. A través de FACe las empresas presentan sus facturas electrónicas a la Administración General del Estado, lo que es obligatorio desde el 15 de Enero de 2015.

Ahora el entorno de la eFactura está más estabilizado, pero los retos técnicos y jurídicos siguen siendo importantes, especialmente con el objetivo de converger con los desarrollos legislativos comunitarios y la adopción de la norma EN 16931.

Por eso he pensado que este breve artículo puede ayudar a identificar algunas plataformas excelentes que prestan servicios de factura electrónica y que he tenido ocasión de comprobar de primera mano.

• EDICOM. Con su solución eInvoicing
• Eurobits. Con su solución eFactura
• Indra. Con la solución iFact
• Invinet. Y su solución B2B router

 

 

FprEN 16931-1 Facturación electrónica – Parte 1: Modelo de datos semántico de los elementos básicos de una factura electrónica

Ya está disponible en las tiendas on-line de estándares el borrador de la norma FprEN 16931-1 Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice

Esta Norma Europea establece un modelo de datos semántico de los elementos centrales de una factura electrónica. El modelo semántico incluye sólo los elementos esenciales de información que una factura electrónica necesita para garantizar el cumplimiento legal (incluido el fiscal) y permitir la interoperabilidad para el comercio transfronterizo, transversal y para el comercio interior.

El modelo semántico puede ser utilizado por las organizaciones de los sectores público y privado para la facturación en un contexto de contratación pública.

También puede utilizarse para la facturación entre empresas del sector privado. Esta norma europea cumple al menos los siguientes criterios:

• es tecnológicamente neutra;
• es compatible con las normas internacionales de aplicación en materia de facturación electrónica;
• tiene en cuenta las necesidades de protección de datos de carácter personal de conformidad con la Directiva 95/46 / CE, un enfoque de «protección de datos por diseño» y los principios de proporcionalidad, minimización de datos y limitación de objetivos; es compatible con las disposiciones de aplicación de la Directiva 2006/112 / CE;
• permite el establecimiento de sistemas de facturación electrónica prácticos, fáciles de utilizar, flexibles y rentables;
• tiene en cuenta las necesidades especiales de las pequeñas y medianas empresas, así como de los poderes adjudicadores subcentrales y las entidades adjudicadoras del sector público;
• es apto para ser utilizado en transacciones comerciales entre empresas

Sin embargo, no recoge el elemento semántico que permita indicar el mecanismo de autenticidad e integridad previsto en la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

OJO. No confundir esta norma con la ISO 19631 (2009) Animal and vegetable fats and oils. Determination of polymerized triacylglycerols by high-performance size- exclusion chromatography (HPSEC)

En español UNE-EN ISO 16931:2010 Aceites y grasas de origen animal y vegetal. Determinación de triacilgliceroles polimerizados mediante cromatografía de exclusión de tamaño de alta resolución (HPSEC). (ISO 16931:2009)

Exchange summit en Barcelona. Agenda provisional

El 10 y 11 de octubre de 2016 se celebra en Barcelona la cumbre mundial sobre facturación electrónica y otros intercambios de documentos empresariales Exchange Summit., este año con una sección especial sobre el nuevo estándar europeo de factura electrónica ppara el sector público.

Esta es la agenda provisional (en inglés):

Sunday, October 9, 2016

18:00 – 21:00
Registration & Icebreaker Reception
Kindly supported by

Monday, October 10, 2016

8:00
Registration and Welcome Coffee

08:30 – 09:00
Media And Analyst Briefing
(Exclusively reserved for accredited representatives of media and analyst)

EXPERT SESSIONS 09:00 – 09:50 A: Understanding Blockchain Technology and the Concept of Distributed Ledgers Markus Hautala, Head of Innovation Program, Tieto B: Current Status of EU Legislation for E-Invoices C: Sorting Formats and Standards around E-Invoicing and Payment: Electronic Data Interchange, XML, PDF/A-3, UBL, XBRL, ISO20022,…

 

10:00
Welcome Address
Johannes von Mulert, Founder Exchange Summit and CEO of Vereon AG

KEYNOTE SESSIONS

10:05 – 10:45
World-Class in P2P/S2S – Overview & Trends
– Key drivers for enterprises and functions
– Agility as major driver and how to become more agile
– Drivers for PTP/S2S
– Selected best practices and metrics
Tom Olavi Bangemann, Senior Vice President Business Transformation, The Hackett Group

10:45 – 11:25
Experience How Blockchain Technology Impacts P2P and Supply Chain Finance
– Moving from what blockchain is to how to make it work
– Blockchain is not for banks only: what corporates want
– Which P2P and SCF processes can benefit most from blockchain-based applications?
– Blockchain is being investigated on how it can streamline current P2P and SCF processes: what    is the future holding?
Enrico Camerinelli, Senior Analyst, Aite Group

11:25
Networking and Refreshments in the Exhibition

FOCUS SESSIONS

11:55 – 12:25
How Digitization And Robotic Process Automation Will Dramatically Change A/P, A/R

12:30 – 13:00
A: Australia – The Global Showcase For E-Invoicing?

B: Mobile App for E-Bill Presentment and Payment and Derived Analytics
Johannes Vermeire, Managing Director, Addocted

C: The Underrated Value of E-Invoicing in Latin America – Real Examples of how E-Iinvoicing is Changing the Game
Mario Fernandez, CEO, Gosocket

13:00
Networking and Lunch in the Exhibition

KEYNOTE SESSIONS

14:30 – 15:00
Successfully Managing Risk In The P2P Process
– Major cases studies of corporate risks
– Process spotlight: procure to pay
– Risk management: why it is important and how to approach it
– Automating your P2P function and mitigating risk
– Addressing critical corporate controls and continuous controls monitoring (CCM)
Chris Doxey, Doxey Inc., USA

15:00 – 15:30
10 Years Of Electronic Invoicing In Brazil – Evolution, Opportunities And What’s Next
– More than 14 billion electronic invoices issued by about 1.2 million companies
– Market penetration over 95% for all Brazilian companies
– The strategy, role of the government and the steps for electronic invoice massification
– Mistakes and lessons learned in the implementation process
– Improvements in development and what’s next: integrating supply chains and electronic tracking of vehicles with RFID
Newton Oller, Project Leader of E-Invoicing in Retail, Tax Inspector, Sao Paulo State Financing Secretariat, Brazil

ROUNDTABLES 14:30 – 15:30 Break free of your traditional conference sessions in these presentation-free roundtables. Set a focus on your favorite topic and gain 45 – 60 minutes of high-level peer-to-peer discussion and networking with other experts who understand the background and opportunities. Each session is facilitated by a moderator. No Powerpoint, no microphones, just you and your biggest challenges addressed as a group, by the group. Limited to 25 persons per session. A: The Future of VAT in a Digital World Jos Feyaerts, CEO, InCoPro B: Public / Private E-Invoicing Directories C: E-Invoicing Quick Wins: How to maximize ROI Zsuzsanna Kun, B2P Subject Matter Expert, Global Operations – Finance, GE D: The Role of Electronic Data Interchange Jose Javier Sanchez Hidalgo, CEO, Inposia E: Enhancing Data Accuracy and Quality Pirjo Ilola, Federation of Finnish Financial Services F: What does Accounting Industry expect from E-Invoicing and Digitalized Cash Register Receipts Bo Harald, Founder of the Real Time Economy Program

 

15:30
Networking and Refreshments in the Exhibition

16:00 – 16:30
Wrap-up of Roundtables: Topics Discussed, Conclusions and Next Steps Defined

EU UPDATE SESSIONS

16:30 – 16:45
Digital Single Market: Impact on Purchase to Pay

16:45 – 17:00
CEN / TC 434: Update And New Insights Into The E-Invoicing Standardization Committee
Andrea Caccia, Chairman of CEN/TC 434, European Committee for Standardisation

17:00 – 17:15
2014/24/EU Public Procurement: Where do we stand?

17:15 – 17:30
EIDAS: Update From The EU And Implication For Cross-Border Identity Of Trading Partners
Andrea Servida, Head Unit E-Government and Trust, DG Connect, European Commission

17:30
End of Day 1

18:30
Departure For The Networking Dinner Event

Tuesday, October 11, 2016

EXPERT SESSIONS 09:00 – 09:50 A: Payments and invoicing: coming together? In this session we will update you on the key development in the payments world, including PSD2 Access to the Account, Instant Payments, Open API and Open Banking. In particular we will discuss whether and how this could influence the strategic developments in the e-invoicing world and what opportunities might arise. Douwe Lycklama, Partner, Innopay B: What Buyers and Suppliers Do not Need to Know about E-Invoicing and E-Procurement The effective adoption of e-invoicing and e-procurement will be built on well defined, highly accessible, readily scalable and standards-based processes alongside a compelling call to action. The benefits are compelling and public sector adoption is moving ever-closer to being mandated. However, to fully unlock the benefits, the underlying delivery framework must address these key drivers. How can this be achieved? – The role of standards – Interoperability in a 4-corner model – Mandatory adoption of e-Invoicing – Charging rules within the 4-corner model Tim Cole, COO, Causeway Technologies C: Supply Chain Finance as a New Way for SMEs to Find Capital

 

COUNTRY HIGHLIGHT SESSION

10:00 – 10:30
How to Prepare and Facilitate E-Procurement In The Swedish Public Sector
– What is the current situation and what are the plans?
– Challenges when e-tendering must be implemented with new rules and electronic tools
– Can existing standards and building blocks facilitate the implementation of e-procurement?
– Can e-invoicing facilitate the progress of the whole end-to end e-procurement?
Kerstin Wiss Holmdahl, Legal counsel / e-procurement, Legal affairs division, Swedish Association of Local Authorities and Regions

PANEL DISCUSSION

10:30 – 11:15
The Pressure Builds For Adoption of E-Invoicing in Public Procurement
– Status of the new EU core invoice standard to be implemented by all contracting authorities
– What are thissues and constraints
– How to deliver full savings from end-to-end automation?
– Stakeholders share their views
Moderator: Charles Bryant, Secretary General, EESPA
Panelists:
– Peter Norén, Head of unit implementation & sourcing of enterprise applications, The Swedish National Financial Management Authority
– André Hoddevik, Secretary General, OpenPEPPOL AISBL
– Constantin Christiani, Head of Facility and Ressources Management, University of Vienna
more to be announced

11:15
Networking and Refreshments in the Exhibition

FOCUS SESSIONS

11:45 – 12:15
A: OpenPEPPOL

B: E-Archive and E-Invoicing in Turkey
Göksel Ücer, Managing Director, Netle YAZILIM A.S.

C: Digital Supplier Collaboration for Driving Efficiency, Reducing Risk and Optimizing Working Capital
Kai Finck, SVP & Head of SAP Ariba Centre of Excellence, Europe, Middle East and Africa, SAP Ariba

FOCUS SESSIONS

12:20 – 12:50
A: How the EESPA Community is Building the Value Proposition
– Progress on creating the interoperable eco-system
– EESPA’s alliance with openPEPPOL
– Compliance challenges for EU and global developments
– How can we drive supply chain automation to a new level?
Esa Tihilä, Chair, EESPA

B: E-Documents in an SAP Environment
– What is the current situation on the customer side considering multinational business?
– How does Globalization services at SAP support e-documents?
– Solution model for e-documents based on a framework and service approach
– Examples of e-document E2E processes and countries
Sascha Wenger, Olivia Vorstheim, Prasoon Anand, SAP SE

C: MSC Belgium goes UBL all the way: From Invoices To Shipment Data
MSC Belgium NV is a 100% subsidiary of and acts as agent for Mediterranean Shipping Company SA, headquartered in Geneva, one of the largest container shipping companies worldwide. Based in the port of Antwerp, MSC’s major European hub, MSC Belgium serves the Belgian import & export market, and handles bookings and documentation for more than 1 million TEU container units per year. Executing a long-standing strategy of dematerialization of invoices, this now results in
– Generating 30000 UBL XML customer invoices per month
– All supplier invoices entering the back-end systems as UBL XML (upgrading from paper or PDF as required)
– A practical approach to avoid the AP platform sirens: focus on the data, not the transport
– Extending the standard UBL invoice with shipment data for the transportation sector
Guido Dilles, E-Invoicing Project Lead, MSC Belgium NV

12:50
Networking and Lunch in the Exhibition

FOCUS SESSIONS

14:20 – 14:50
A: Tax & Compliance

B: Experience with the E-Procurement Portal of University of Vienna
– Directive 2014/24/EU on public procurement – what will change
– E-Procurement in the public sector – still at the beginning
– The convergence from procurement to invoicing – how far away are we?
Constantin Christiani, Chief Procurement Officer – CPO, Head of Facility
and Resources Management, University of Vienna

C: CEN/TC 434 E-Invoicing Public Conference (colocated)

14:20 Opening of the CEN/TC 434 Public Conference Andrea Caccia, Chairman of CEN/TC 434 on E-Invoicing 14:30 General Objectives on E-Invoicing in Relation to the Directive 2014/55/EU 15:10 Benefits and Challenges for Public Authorities 15:40 Coffee Break 16:10 Benefits and Challenges for Suppliers/Service Providers 16:25 Information on Implementation of the Directive 2014/55/EU 16:40 Overview of Relevant European Actions for Deployment of the Digital Single Market 16:55 Closure of the CEN/TC 434 Public Conference

 

ROUNDTABLES 14:55 – 15:40 Break free of your traditional conference sessions in these presentation-free roundtables. Set a focus on your favorite topic and gain 60 minutes of high-level peer-to-peer discussion and networking with other experts who wish to carry forward the topic. Each session is facilitated by a moderator. No Powerpoint, no microphones, just you and your biggest challenges addressed as a group, by the group. Limited to 25 persons per session A: Public E-Procurement for SME Gerhard Laga, The Austrian Federal Economic Chamber B: E-Confirmation with e-Sens C: Interdependencies with other Electronic Documents

 

15:40
Networking and Refreshments in the Exhibition with Tombola and Closing Remarks

17:00
End of Exchange Summit 2016