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Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

destruir-documentosLa respuesta corta es que, en bastantes casos, si.

Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.

En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

Scanning of inbound paper invoices in Europe


certified-digitizationThe rules on conversion of invoice form and format are not harmonized across the EU and EEA.

Thus, even though the majority of these countries allow for an invoice to be converted from paper to electronic form upon receipt, and at the same time for discarding the paper version, this is often permitted only subject to certain conditions. One of these conditions is well founded in the general invoicing rules of the VAT Directive and present in all countries either explicitly or implicitly, namely to ensure the authenticity and integrity of the invoice during and after conversion.

Other requirements may lead to the inhibition of conversion in modern e-invoicing systems, e.g. the pre-condition to store the original paper invoice for a given period of time in parallel with the scanned version.

There are also still a couple of countries in Europe that do simply not allow for conversion of received paper invoices.

In the last couple of years, we have seen a number of countries changing their legislation in this respect. However, there is no clear trend as to making these rules more or less stringent.

Other countries recently regulated the involvement of qualified service providers for these cases, e.g. Belgium, Luxembourg, France and Slovakia.

In Spain, certified digitization has been fostered by the Tax Agency since 2007, and nowadays accounts more than 100 certified solutions.

 

Soluciones homologadas de Digitalización Certificada en la web de la AEAT


En la pagina web de la Agencia Tributaria se incluye información sobre la Digitalización Certificada y, entre ella, la relación de entidades que cuentan con un software homologado de Digitalización.

Casi la mitad de las soluciones han sido auditadas por nuestros especialistas.

Vea más información en nuestra página sobre la Auditoria de soluciones de Digitalización Certificada.

Esta es la relación completa de soluciones publicada por la AEAT actualizada a mayo de 2017.

SOFTWARE VER. EMPRESA FECHA DE HOMOLOGACIÓN
LEGALSNAPSCAN 1.0 ANF-AC 26/11/2007
DF-SERVER 4.0.0 SOTRONIC 06/03/2008
EDASFACTURAS 3.0 ZEROCOMA (Disponible V3.1 04/12/2015) 11/04/2008
EDIWIN DIGICERT 1.1 EDICOM 11/04/2008
INVESDOC DC 10.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS 16/06/2008
ATRIL 4.0-DC IPSA 15/07/2008
DIGITAL DOCU 3.0 OFIMÁTICA DIGITAL 01/09/2008
SCAN_VISIO EDOCUMENT SUITE 2.0 ABAST SOLUTIONS 16/12/2008
FIRMADOC DIGITALIZACIÓN 1.0.0 AYTOS CPD 08/01/2009
I-FACT 1 INDRA SISTEMAS S.A. 04/02/2009
DOCUODEC 2.0 ODEC 18/02/2009
DIGIFACTIN 2.0 NOTARNET S.L 26/02/2009
docuCERT 1.0 CATIMAGE S.L 15/04/2009
ADAPTING EFACTURA 2.0 ADAPTING S.L 20/04/2009
INVOCA DOCUMENTUM 1.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS 19/05/2009
ESIGNA DIGITALSCAN 1.0 INDENOVA S.L 19/05/2009
AdDOC 3.70 IBAI SISTEMAS S.A 02/06/2009
Scan Invoices 5-5 sp2 READSOFT ESPAÑA S.L 29/06/2009
Ecodoc 1.00.00 AKITANIA 2000 S.A. 29/06/2009
BdocWeb 6.0 ALIANET S.L 29/06/2009
PIXELWARE LEGAL SCAN 2.0 PIXELWARE S.A. 03/09/2009
ECOMPULSA 1.0 DOCEO 22/09/2009
HEIMDALL 1.0 PAPYRUM NEXUS S.L. 22/09/2009
Docuware 5.1b DocuWare S.L 11/12/2009
Livelink ECM-digitalización certificada 1.0 Hummingbird Spain S.L. 17/12/2009
DOXiS4 InvoiceMaster 4.0 SER SOLUTIONS IBERIA S.L 12/01/2010
DIFSLEGAL 3.0.0.0 Matrix Development System, S.A. 28/01/2010
IMG-Módulo de Digitalización Certificada 1 Serikat Consultoría e Informática, S.A. 12/02/2010
FACTe 1.0 Indra Bmb, S.L. 09/03/2010
BS Factura-DC 2.0 BanSabadellFactura, S.L.U. 12/03/2010
EdocScancert 2.0 EDITIO SERVEIS GLOBALS D’IMPRESSIÓ,S.L. 15/04/2010
GDON 1.0 DISEÑO OPERATIVO DE SOFTWARE S.L. 19/04/2010
IesaGDoc ModuloDC 3.0.0.0 Informatización de Empresas S.A. 27/04/2010
Delfos Web Scan 1.0 Atos Origin SAE 02/07/2010
TS-DIGCERT 1.0 T-Systems ITC Iberia S.A.(Sociedad Unipersonal) 08/07/2010
Repcon invoices 1.0 Semantic systems 27/10/2010
Esker DeliveryWare 5.0 ESKER Ibérica S. L. 03/12/2010
DEOSCAN-ALETHEIA 1.0 MULTITEC S.A. 10/12/2010
Readsoft INVESDOCDC 1.0 IECISA (Informática El Corte Inglés) 22/12/2010
Readsoft DC 1.0 IECISA (Informática El Corte Inglés) 22/12/2010
SM-Veritas 1.0 Simply Smart S.L. 25/02/2011
Tire@SDC 1.0 TIREA S.A. (Tecnologías de la Información y Redes para Entidades 25/02/2011
GOnceDC 1.0 GUADALTEL S. A. 22/03/2011
ABS Doc DC 1.0 ABS Informática S. L. 12/07/2011
Movidoc – DDFE 1.1 Voicelan Telecom S. L. 27/07/2011
Expert Scan 1.0 Datadec Online S. A. 29/09/2011
GitDoc.Cert 1.0 GIT DOC S. L. 16/09/2011
Tradise Paperless 1.0 Training Digital Security S.L. 19/12/2011
OnBase 11 Hayland Software inc. 15/06/2012
GseDocuCert 1.0 Gabinete de Software Empresarial 07/09/2012
GesDocumental 2.0 Informática y Desarrollo de Software S.L 19/09/2012
FactUM 3.0 Universidad de Murcia 14/09/2012
SDC Oracle 1.0 European Agency of Digital Trust, S.L. 01/10/2012
Idoneo.NET 1.1 Abysal System S.L. 30/10/2012
Repcon DC 1.0 Semantic Systems S. L. 21/01/2013
GerSoft-DC 1.0 Gersoft Hispania S.L. 20/02/2013
Livelink ECM-digitalización certificada 1.1 Open Text Software S. L. U 02/04/2013
DocGes Digitalización Certificada 1.0 Programación Integral, SA 12/04/2013
OnBase 12 Hyland Software Inc. 22/04/2013
Docuware 6.0 DocuWare S.L 15/07/2013
Captio Cert 1.0 Ongest Gestiones y Servicios Internet S.L. ( esta empresa ha cambiado su denominación a CAPTIO TECH S.L.) 09/08/2013
Esker DeliveryWare 6.0 ESKER Ibérica S. L. 04/12/2013
Efacturanet dc 1.0 EVINTIA S.L. 28/03/2014
GesBan Digital 1.0 Ingeniería del software bancario S.L. 03/04/2014
Le Moustache Club (cambia denom.) 1.0 APP TO IU YOU MOBILITY, S. L. (cambia denom.) 04/04/2014
DIGCERT 1.0 Sociedad de Explotación de Redes Electrónica y Servicios S.A. 10/04/2014
ADAR 3.8 Docout S.L. 24/04/2014
EXACCTA (antes Le Moustache Club) 1.0 Le Moustache Club S.L. (Antes APP TO IU MOBILITY) 09/07/2014
Doku4Invoices 1.0 Paina Nuevas Tecnologias S. L. 14/07/2014
MyDocument (Núcleo EdasFacturas) 1.0 DocQuijote Software S. L. 03/09/2014
DocQuijote (Núcleo EdasFacturas) 1.0 DocQuijote Software S. L. 03/09/2014
IVA FREE DigCert 2.0.0 GROWTH TECHNOLOGIES S.L: 04/04/2015
Livelink ECM-digitalización certificada 1.2 Open Text Software SLU 03/12/2014
Invoca Documentum 1.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLES S.A. 16/12/2014
IreneDC 3.0 Manuel Diago García 21/01/2015
EJIDOSOFT DC 1.0 EJIDO SOFT S. L. 12/02/2015
ECS DC 1.0 Electronic Certification Services S. L. 10/03/2015
TICKELIA 10 MULTIMOS S.A. 08/04/2015
Digitaldocu-AECID 1.0 Ofimática Digital SLU 14/04/2015
Trans 2000 1.0 MASTERSOFT 2000 29/07/2015
ATMGERES Digitalización Certificada 1.0 ATM2 S. L. 03/09/2015
ANFIX 1.0 Anfix Software S.L. 27/10/2015
GERNOTAS-DC 1.0 GERSOFT HISPÂNIA S.L. 05/11/2015
EDASFACTURAS 3.1 ZEROCOMA S.L. 04/12/2015
LE MOUSTACHE CLUB (cambio ver) 1.1 LE MOUSTACHE CLUB S.L. 22/12/2015
TRAVEL & EXPENSES 7.00.210 UNIT4 Business Software Ibérica S. A. 21/03/2016
BIZHUB (Núcleo Edas Facturas V3.1) 1.0 Konica Minolta Business Solutions Spain S.A. (Acuerdo con Zerocoma S.L.) 06/05/2016
EDAS SCAN PRO 2.0 ZEROCOMA S.L. 31/05/2016
IVAFREE DigCert (Cambio Vers.) 2.1.2000 GROWTH TECHNOLOGIES S.L. 10/05/2016
GIFF MODULO DC 1.0 FEDERACIO FARMACEUTICA S. COOP. C.L. 13/06/2016
OnBase (act. Algoritmos) 15 HYLAND Software Inc. 13/01/2016
eBit Digitalize 1.0 BIT ON Consultores S. L. 05/09/2016
Continia Digital Documens 1.0 CONTINIA SOFTWARE A/S 22/06/2016
TICKELIA (paso a V13) 13 MULTIMOS S. A. 23/06/2016
MyTickets. 1.0 Indra Sistemas S. A. 08/09/2016
Digitaliz@ 1.0 SERVINFORM S.A. 03/10/2016
VINCLE-Doc 5.0 VINCLE Internacional de Tecnología y Sistemas S.A. 04/10/2016
SABBATIC DC 1.0 PAOPAO DIGITAL S.L. 03/11/2016
Captio Cert 1.0 CAPTIO TECH S.L., Antes Ongest Gestiones y Servicios Internet SL 09/08/2013
Premier Archive 2.0 PREMIER TAX FREE SA 21/02/2017
Ticketless 1.0 QUANTUM ECONOMICS SL 09/02/2017
CLOUD XPENSES
(Nucleo Edas Facturas V3.1)
1.0 CLOUBITY ENTERPRISE SOLUTIONS S.L. (Acuerdo con Zerocoma S.L.) 27/02/2017
NOTILUS HOMOLOGACIÓN 1.0 D.I.M.O SOFTWARE S.A.S OFICINA DE REPRESENTACIÓN EN ESPAÑA 02/03/2017
UpACTiva-Módulo de digitalización certificada 1.0 CHEQUE DEJEUNER ESPAÑA S.A. 07/03/2017
Comarch ECM DC 1.0 COMARCH SOFTWARE SPAIN S.L.U 28/03/2017
XPENDITURE 2.0 XPENDITURE N.V. REPRESENTADA EN ESPAÑA POR GARCIA BLAY, ALEXANDRE (N.I.F: 46129213E) 05/04/2017

Digitalización certificada en Francia


España cuenta con legislacion sobre Digitalización Certificada desde 2007, inicialmente para el ámbito tributario y posteriormente para el ámbito de la administración electrónica y de la Justicia (GIS de Digitalización Certificada del CTEAJE).

En Francia se acaba de producir un hito importante en relación con la digitalización  certificada con la publicación del decreto “Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil”

A pesar de la generalización del uso de las tecnologías de la información en las relaciones humanas, las relaciones jurídicas se han vinculado hasta hace poco al papel, por hacer más intuitiva la garantía de integridad, de autenticidad y por su facilidad de conservación (con todos los problemas del archivo y localización de la documentación). Al final, cuando se precisa reflejar los compromisos adquiridos por las partes en un contrato, el papel sigue siendo el medio preferido.

Sin embargo, ¿es posible escanear el papel para su almacenamiento en un sistema moderno de gestión de documentos electrónicos y destruir el documento original?

En Francia, la publicación del “Decreto N ° 2016-1673 de 5 de diciembre el año 2016 sobre la fiabilidad de las copias  a los efectos del artículo 1.379 del Código Civil” ha supuesto una pequeña revolución clarificadora. viene a traer la respuesta correcta a esta pregunta.

El contexto del Decreto del 5 de diciembre el año 2016

Durante mucho tiempo, es decir, a partir de una Ley de 12 de julio 1980, las reglas de la prueba de las obligaciones contractuales establecen que posible hacer prueba de los escritos con una copia que sea una reproducción “fiel” y “duradera” (art. 1348 del código Civil).

La ley de 13 de marzo del 2000 “que adaptó el derecho de la prueba a las tecnologías de la información y a las relativas a la firma electrónica”,  no había incluido ninguna previsión para dar cobertura al citado artículo del código civil.

Por tanto, se presentaba la controversia de si una copia electrónica de un documento escrito, de un contrato en papel, de un pedido, de un albarán. podría alcanzar el nivel de fiabilidad requerido por el artículo 1348 del Código Civil como evidencia de la misma manera que el documento original, si por ,casualidad, este se destruye o se pierde.

En 2016, el derecho contractual francés vio una reforma importante, que no había conocido desde 1804 con la adopción del Código Civil, por la ordenanza de 10 de febrero de 2016. Con motivo de esta reforma, el artículo 1348 del código civil, ahora la sección 1379 se ha renovado con la aclaración “se presume fiable salvo prueba en contrario toda copia resultante de una reproducción idéntica de la forma y el contenido de un acto, y cuya integridad está garantizada a lo lo largo del tiempo por un proceso conforme a las condiciones establecidas por decreto en Consejo de Estado “.

A pesar del riesgo de legislar con “patada para adelante” de los detalles, la respuesta del legislador no se hizo esperar y fue publicada el 5 de diciembre de 2016.

Condiciones de fiabilidad de la copia digital de un original en papel

El decreto del 5 de diciembre el año 2016 prevé dos situaciones en las cuales se considera que una copia es fiable.

Por un lado, cuando el método de reproducción conduce a la modificación irreversible del soporte de la copia. Esto en realidad repite el mismo antiguo artículo 1348 del Código Civil que fue adoptado en 1980 para apuntar, sin decirlo, la tecnología de microfilm, que es la que se venía usando en Francia.

En segundo lugar, y esto es la noticia, cuando se reproduce electrónicamente respetando una serie de condiciones establecidas por el decreto.

En primer reto técnico: la copia digital debe proporcionar una garantía de la integridad del documento original. La Sección 3 del Decreto establece que esta condición se cumple por una huella electrónica que garantiza que “cualquier modificación posterior de la copia a la que está unido es detectable”.

La fiabilidad de la integridad de la huella se presume por el uso de una marca de tiempo cualificado o de un sello electrónico cualificado o de una firma electrónica cualificada en el sentido del Reglamento nº 910/2014 de 23 de julio de 2014 de servicios de identificación y de confianza electrónicos para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS).

Se trata de una firma electrónica aplicada de forma automática por el sistema de archivo electrónico que crea la copia digital.

En la práctica, el Reglamento eIDAS establece que los proveedores de servicios electrónicos de confianza  que emiten sellos de tiempo, y certificados “cualificados” para la realización de sellos electrónicos o de firmas electrónicas  están sujetos a un control previo de un órgano de supervisión (en Francia el ANSSI), y se incluyen en una TSL (una lista de confianza)  establecida por cada Estado miembro y tienen derecho a utilizar la marca de confianza de la UE (definida en el Reglamento de ejecución 2015/806 de 22 de mayo de 2015 por el que se establecen especificaciones relativas a la forma de la etiqueta de confianza «UE» para servicios de confianza cualificados)

La preservación de la fiabilidad de la copia electrónica en el largo plazo, al menos, siempre y cuando queremos ser la capacidad de oponerse a la otra parte, se efectuará mediante el uso de un sistema de archivo electrónico ya contemplado en el Artículo 34 del EIDAS “Servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas” y para el que se prepara la normativa técnica de aplicación EN 319 512 “Long term data preservation services, including preservation of/with digital signatures”

Aunque esta norma no está cubierta explícitamente por el decreto de 5 de diciembre 2016. el marco del EIDAS hace que sea presumible su adopción.

 

Mientras, los tribunales franceses han dado por buena la cobertura que la norma  NF Z 42-013, proveía a las copias en microfilm. El Tribunal de Apelación de París, en una sentencia de 11 de febrero del 2016 había decidido que las copias de un contrato de apertura de cuenta realizados en el marco de un sistema de archivo electrónico desarrollado conforme a las especificaciones de la norma NF Z 42-013 contaban con el mismo valor probatorio que los originales.

 

Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del CTEAJE


Es un Grupo de Trabajo creado en el marco del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE), en el que participan como miembros el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, y las Comunidades Autónomas de Cataluña, Madrid, Navarra, Canarias y Andalucía.

Este Grupo de Trabajo tiene como objetivo principal desarrollar las Bases del Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad, tal y como establece el artículo 45 de la Ley 18/2011, de 5 de julio.

Tras alcanzar el 6 de julio de 2015 el objetivo de elaborar y publicar el Texto de las Bases de Interoperabilidad y Seguridad, que ya tuvo en cuenta el Reglamento UE 910/2014 (#eIdAS) se priorizaron las líneas de actuación del Documento judicial electrónico, del Expediente judicial electrónico, de la Política de firma electrónica y certificados y  de Transferencia tecnológica.

Fruto del esfuerzo del Grupo, se han aprobado varias Guías de interoperabilidad y seguridad (GIS) que se encuentran publicadas en el apartado Normativa Técnica del portal del CTEAJE.

Las Guías publicadas son las siguientes:

  • GIS de Política de Autenticación, Certificados y Firma electrónica
  • GIS de Digitalización certificada en la Administración de Justicia
  • GIS de procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos Judiciales electrónicos.
  • Versión 1.0 del CTEAJE de la GIS de Documento Judicial Electrónico. Actualmente el Grupo de trabajo está consensuando una nueva versión.
  • Versión 1.0 del CTEAJE de la GIS de GIS de Expediente Judicial Electrónico. Actualmente el grupo de trabajo está consensuando una nueva versión.

Certified digitization of invoices


certified-digitizationIn Spain, Certified Digitization of Invoices is a computer process that allows to get digital  true copies of invoices with the same legal value as the paper based original, so the existing legislation allows to eliminate paper invoices from which the digitized invoices are obtained. The computer environment must include a Secure Data Base, which allows users and auditors to access and retrieve instantly any invoice for tax inspection or auditing purposes.

Electronic invoicing is regulated by the  Royal Decree 1619/2012 of 30 November 2012 approving the regulation of billing obligations with some provisiones defined in OrdinanceOrder EHA/962/2007 Order of 10 April 2007 implementing certain provisionsregarding electronic invoicing and storage of invoices contained in RoyalDecree 1496/2003 of 28 November 2003 approving the regulation  governing invoicing obligations.

Royal Decree 1496/2003 of 28 November was repealed by Royal Decree 1619/2012 of 30 November but the rules developed while it was of application, are still valid nowadays.

According to aforementioned RD 1619/2012 electronic invoices and digitized invoices ought to be electronically signed. “It will be valid a qualified electronic signature, as defined under Article 3.3 of Law 59/2003 of 19 December on electronic signature”. A qualified signature is an advanced electronic signature based on a qualified certificate and generated by a secure signature creation device.

The Tax Agency Resolution of 24 October 2007, published in the Official State gazette (BOE) of 1 November 2007, on the procedure for approving the software for the certified digitisation of invoices set out in Article 7 of Order EHA/ 962/2007 of 10 April 2007, requires that for the digitisation software to be approved, an application must be presented to the Director of the Tax Information Department in any registry office, in which the applicant must provide a statement of compliance declaring that the software complies with the regulations, including several documents: (1) technical documentation describing the software, (2) the auditor’s report on the assessment of the software and (3) the quality management plan,plus a CD-ROM with information in digital format and a CD-ROM with a copy of the software, as per Article 8 of the aforementioned Resolution. If the documentation and software comply with regulations, a resolution will be issued with the approval, including the reference code that is to be included in every digitized invoice as metadata.

Once AEAT approves the Certified Digitization software, the electronic signed image that is obtained through digitization via such a software keeps the same validity as any paper invoice when it comes to tax purposes.

Certified digitization process involves the use of photo-electric techniques as those implemented in scanners or photo cameras, to convert the image on a paper document into a digital image encoded according to standard formats widely used and with a resolution level higher than 200 ppp acording to information published in the web page of the spanish tax Agency AEAT.

As a consequence, the destruction of large amounts of paper in the form of original documents could be authorized, leading to savings in document and file handling as well as a reduction of indirect tax related costs.

The legal and technical environment of electronic invoicing and certified digitizing (including electronic signature) in Spain is described in the book Electronic invoicing.

Although the book is from 2010, it is still valid in general terms (with minor details after new legislation have been published since 2010).

If you need advice or assessment regarding Software Approval Process, technical implementation details or legal procedures don´t hesitate to contact EAD Trust (European Agency of Digital Trust) that can help to comply with any requirements. You can do it by calling the phone number:+34 91 7160555

Seminario sobre Ley 39/2015 y Reglamento UE 910/2014


El 1 de julio de 2016 entra en vigor la parte más relevante del Reglamento UE 910 2014. Poco después, el 2 de octubre de 2016 entra en vigor una parte muy significativa de la Ley 39/2015 (hay también aspectos relevantes, de implantación más costosa que cuentan con un plazo mayor: 2 de octubre de 2018).

Sin embargo, a pesar de que muchos aspectos del Reglamento Europeo se han tenido en cuenta en la Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (PACAP), otros no.

Por ejemplo lo referido a la firma electrónica de las personas jurídicas y de las entidades sin personalidad jurídica.

Dado que el citado Reglamento tiene un nivel de precedencia normativa superior a la Ley, puede ser útil identificar los aspectos más controvertidos para afrontar de forma correcta la adaptación.

Este seminario, que imparto a través de Atenea Interactiva en formato de formación “in-company” especialmente orientada a entidades del sector público lo voy enriqueciendo gracias a las dudas y a las aportaciones de los asistentes.

Estos son algunos de los aspectos tratados:

  • Identificación y autenticación. Nuevo contexto para trámites sin uso de la firma electrónica.
  • Interoperabilidad de la firma electrónica a nivel europeo.
  • Nuevas normas técnicas de identificación, firma electrónica, sello electrónico y otros servicios de confianza digital
  • Interacción con otras normas: Ley 18/2001, Ley 40/2015, Real Decreto Legislativo 3/2011.
  • Obligados. Nuevas obligaciones para personas jurídicas y ciertos colectivos profesionales.
  • Novedades en relación con el cómputo de plazos, y efecto en los plazos del Registro electrónico
  • Asistencia en el uso de medios electrónicos. Funcionarios habilitados
  • Uso de códigos seguros de veriicación. Sugerencia sobre CSV con informaicón de encaminamiento.
  • Sedes electrónicas y portales. Nuevo enfoque hacia la concentración de servicios en portales.
  • Copia auténtica de documentos y digitalización certificada. Gestión híbrida. Funcionarios habilitados
  • Archvo unificado
  • Poderes y representación. Nuevo poder “apud acta” electrónico. Retos para gestión de otorgamiento y revocación de poderes. Ideas para la implementación del registro elecrónico de poderes de representación. Otorgantes (representados) y apoderados (representantes).
  • Notificaciones. Retos de la notificación electrónica. Notificaciones por publicación en BOE.
  • Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad.
  • Herramientas disponibles en el marco de la transferencia electrónica entre administraciones. Cl@ve, DIR3, DNIe 3.0 (NFC).
  • Nuevos retos: firma digtalizada, digitalización certificada, cotejo interoperable de documento en base a  CSV en sede electrónica diferente de la que lo expidió.

Pueden contactar con Atenea Interactiva en el 917160555 si desean que este seminario se imparta en su institución. Se imparte en una sola jornada, de 9:00 a 14:30. Preferiblemente los viernes.