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Código Seguro de Verificación (CSV) enrutable


El Código Seguro de Verificación de un documento es un valor alfanumérico que lo identifica y que permite su cotejo en una sede electrónica.

En el ámbito de la Administración de Justicia se ha definido una regla de codificación de este tipo de códigos que podría permitir su cotejo en cualquier sede electrónica independientemente del órgano que haya generado el código y lo haya asignado a un documento.

En efecto, el CTEAJE  (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) ha publicado una PROPUESTA DE ESTANDARIZACIÓN DEL INTERFAZ DE ACCESO AL SERVICIO DE CSV DE LAS SEDES, destinada principalmente a permitir el cotejo de cualquier  documento de índole judicial desde el Punto de Acceso General de la Administración de Justicia (PAGAJ).

Como resultado tenemos una propuesta de Código Seguro de Verificación (CSV) enrutable que podría ser adoptado también por otras administraciones públicas y contempla que pueda utilizarse en contextos internacionales. La posibilidad de hacer uso de este tipo de códigos podría hacer innecesaria la Apostilla de la Haya en algunos supuestos, ya que la fuente del documento electrónico autentico es un organismo oficial que emplea un sistema de intercambio compatible, aunque el punto de cotejo sea otro organismo, incluso de otro país.

A continuación se describe el formato, tal como se recoge en el documeto indicado:

CSV-enrutable

ES XX Y – RESTO CÓDIGO (No hay espacios, la representación los incluye por claridad).

  • ES: Código ISO de país según la norma ISO 3166 (permite enrutar códigos a otros países, o recibir consultas de otros países).
  • XX: Dígitos de control. Se calculan en base al resto del código y aplicando el modelo 97-10 (regla de cálculo definida en la norma ISO 7604). Permite controlar que no se producen errores cuando se teclean por una persona. Esta regla es similar a la que se utiliza en banca para el cálculo de IBAN.
  • Y: Tipo de código (permite tener varias reglas de construcción, y prever que la codificación pueda cambiar en el futuro, en cuyo caso equivale a número de versión).

Se adoptará esta primera versión del código con Y=1 la siguiente regla de construcción para “RESTO DE CÓDIGO”:

CSSV-entrutable-Y-1-ruta-DIR3

  • El código DIR3 (Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas), es una codificación actualmente en uso por las Administraciones Públicas españolas (central, autonómica y local).

El Directorio Común proporciona un Inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas/organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica – presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información. Incluye ya los órganos de la Administración de Justicia.

Esta codificación está amparada por el artículo 9 del ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), aprobado por el Real Decreto 4/2010, donde se estipula que las Administraciones públicas (…) “mantendrán una relación actualizada de sus órganos administrativos y oficinas de registro y atención al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos órganos y oficinas se codificarán de forma unívoca y esta codificación se difundirá entre las Administraciones públicas.”

  • [CADENA ALFANUMÉRICA] Se establece el uso de 40 caracteres alfanuméricos.

Para mejorar la usabilidad del servicio de validación de códigos, se evitará el uso de caracteres que pueden llevar a confusión a los usuarios cuando los teclean manualmente, para ello la propia regla de codificación obviará el uso de los siguiente caracteres

    • ‘i’ mayúscula (I), ‘ele’ minúscula (l) se puede confundir con el ‘número uno’ (1).
    • o’ mayúscula (O) se puede confundir con el ‘número cero’ (0).
    • ‘símbolo dólar ($)‘ se puede confundir con la letra S.

Es decir, no se pueden incluir en el CSV los caracteres prohibidos indicados y si un usuario los teclea por error, se interpretarán en el sentido de los caracteres atorizados correpondientes: ‘número uno’ (1), ‘número cero’ (0) y letra S).

Dado que esta regla de codificación se aplica cuando el valor Y=1, el propio servicio de cotejo tendrá la posibilidad de establecer reglas de validación complementarias al cálculo de los dígitos de control, como podría ser la aplicación en backend de las siguientes reglas de sustitución del código introducido por el usuario en caso de detectar alguno de los caracteres anteriormente excluidos:

    • ‘i’ mayúscula (I), ‘ele’ minúscula (l) se interpretarán como ‘número uno’ (1).
    • ‘o’ mayúscula (O), se interpretará como ‘numero cero’ (0).
    • ‘símbolo dólar ($)’ se interpretará como letra S.

Posteriormente a la sustitución se verificaría si los dígitos de control son correctos, para en su caso, mostrar un mensaje de error al usuario o admitir el código para su remisión al órgano resolutor.

Esta codificación permite que cuando se coteja un documento en un órgano, como por ejemplo el Punto de Acceso General, se sepa a qué plataforma concreta debe dirigir la petición cuando se realice un Cotejo de documentos.

El documeto del CTEAJE contempla la posibilidad de adoptar una codificación transitoria que no requiere validar los dígitos de control y que permite a las entidades seguir utilizando su codificación actual, anteponiendo un prefijo propio:

  • ES000DIR3-Código

 

 

 

Conservación Sustitutiva con la norma UNI 11386 – Ideas para la Digitalización Certificada


La preservación digital de documentos analógicos presenta retos que se acometen de forma diferente en diferentes países.

En Italia, esta cuestión ha sido objeto de desarrollos legislativos que han impuesto la adopción de modelos conceptuales y pautas de gestión a lo largo de los años, bajo la denominación de “Conservación Sustitutiva“, concepto similar al de “Digitalización Certificada” adoptado en España.

Uno de los hitos relevantes ha sido la publicación de la norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO) que podría traducirse “Soporte a la Interoperabilidad en la Conservación y Recuperación de Objetos Digitales (SIncRO)”.

Este estándar es esencialmente un esquema XML diseñado para permitir a los operadores del sector de la preservación digital el uso de una estructura de datos compartida y así lograr un grado razonable de interoperabilidad, y la garantía de un nivel mínimo de calidad en los procesos de retención de documentos.

Acoge algunas disposiciones contenidas en la Resolución CNIPA de 19 de febrero de 2004, n. 11, identificando los elementos de información necesarios para la creación del índice de retención (el llamado “archivo de cierre“) y describiendo tanto la semántica como la articulación por medio del lenguaje XML formal.

La Autoridad Nacional de Unificación Italiana (UNI) estableció en 2009, en el subcomité DIAM/SC11 Gestión de Documentos de Archivo), un grupo de trabajo dedicado, denominado SInCRO (Soporte a la Interoperabilidad en la Conservación y Recuperación de Objetos Digitales ), compuesto por representantes de DigitPA y la Administración Archivistica, así como de investigadores universitarios, empresarios y funcionarios de la Administración Pública, con el objetivo de especificar e integrar la deliberación de CNIPA el 19 de febrero de 2004, n. 11 con las “Reglas técnicas para la reproducción y retención de documentos en soporte óptico” (“Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico”.).

DigitPA fue la denominación de la Agencia Italiana para el impulso de la digitalización a partir de 2009. Con anterioridad su denominación fue Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, abreviado CNIPA, desde su creación en 2003. A partir del 2012 su denominación pasó a ser Agenzia per l’Italia digitale (AGID).

En palabras de John Michetti Presidente de UNI DIAM SC11 – Gestión de documentos de archivo, tras la publicación de la norma:

“Las normas técnicas para la conservazione sostitutiva  describen con precisión los aspectos procedimentales e indican las responsabilidades de los actores en este proceso, pero no proporcionan detalles técnicos sobre cómo se representan los datos relativos a los objetos de conservación, y no contienen ninguna disposición específica destinada a lograr o promover formas de interoperabilidad. Las normas ofrecen un amplio margen de libertad en su implementación, con la consiguiente proliferación de soluciones y formatos muy alejados de cualquier perspectiva de interoperabilidad, también debido a la ausencia de normas específicas.

Teniendo en cuenta todo ello, el objetivo prioritario del grupo de trabajo UNI SInCRO era definir la estructura del conjunto de datos para apoyar el proceso de  conservazione sostitutiva, identificando los elementos de información necesarios para la creación de un índice de conservación (el llamado “archivo de cierre“) y describiendo tanto su semántica como su articulación, de manera que los operadores del sector puedan utilizar una estructura de datos compartida y lograr un grado satisfactorio de interoperabilidad en los procesos de migración, gracias a la adopción del esquema XML especialmente desarrollado y disponible en el estándar.”

El mecanismo de llevanza en la Digitalización Certificada de facturas se basa en los datos que se recogen en los libros de facturas recibidas, en relación con el IVA, considerando períodos de cierre mensuales o trimestrales según la periodicidad de tributación del IVA adoptada por las empresas.

Digital por diseño


Va llegando el momento de abandonar el término “transformación digital” que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las “piezas de lego” que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos “en la nube”, los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el “soporte duradero” o la “simetría probatoria” (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con “nodos eIDAS” como el español que se instancia a través del sistema “Cl@ve“.

 

El Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, premio EnerTIC


El Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, José Luis Hernández Carrión, ha sido distinguido con el galardón al mejor directivo en el sector de la Administración Pública Central por su contribución en el ámbito de la aplicación de las TICs para la mejora de la Eficiencia Energética y Sostenibilidad.

El premio llega en reconocimiento a la capacidad y esfuerzo realizado en los últimos años para hacer realidad la implantación de la tramitación electrónica en todos los órganos judiciales y fiscalías del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia.

La entrega de los galardones ha tenido lugar el 12 de diciembre de 2018 en la Secretaría de Estado para el Avance Digital (Madrid), durante la tradicional gala de Proyectos y Directivos que organiza la Plataforma EnerTIC, y que ha sido presidida por D. David Cierco, Director General de Red.es y D. Antonio Alcolea, Subdirector General de Fomento de la Sociedad de la Información (Secretaría de Estado para el Avance Digital).

Cerca de 200 directivos del sector y altos cargos de la Administración estuvieron presentes en la Ceremonia de Entrega de la sexta edición de los premios.

Adicionalmente, se ha presentado la VII Guía de Referencia Smart Energy: “Tecnología para la mejora de la Eficiencia Energética” que incluye entre otros contenidos las entrevistas de los directivos, los proyectos más innovadores y buenas prácticas del año 2018, así como las novedades para el año 2019 con las claves de los proyectos del futuro.

Esta edición, prologada por el Comisario Europeo de Energía, D. Miguel Arias Cañete, y por la Ministra de Transición Ecológica, Dña. Teresa Ribera, analiza en el impacto de la Transformación Digital para la mejora de la Competitividad Energética y establece los objetivos principales para poder seguir impulsando una economía descarbonizada en el Programa Horizonte 2030.

EnerTIC es una plataforma de empresas TIC para la mejora de la eficiencia energética en España con el apoyo de las Empresas Asociadas e instituciones públicas, en favor de una economía más competitiva y sostenible. Desde el año 2013, los enerTIC Awards premian los proyectos tecnológicos más innovadores, así como a los directivos que más se comprometen con la eficiencia energética y la sostenibilidad.

Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

destruir-documentosLa respuesta corta es que, en bastantes casos, si.

Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.

En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

Seminario sobre Ley 39/2015 y Reglamento UE 910/2014


El 1 de julio de 2016 entra en vigor la parte más relevante del Reglamento UE 910 2014. Poco después, el 2 de octubre de 2016 entra en vigor una parte muy significativa de la Ley 39/2015 (hay también aspectos relevantes, de implantación más costosa que cuentan con un plazo mayor: 2 de octubre de 2018).

Sin embargo, a pesar de que muchos aspectos del Reglamento Europeo se han tenido en cuenta en la Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (PACAP), otros no.

Por ejemplo lo referido a la firma electrónica de las personas jurídicas y de las entidades sin personalidad jurídica.

Dado que el citado Reglamento tiene un nivel de precedencia normativa superior a la Ley, puede ser útil identificar los aspectos más controvertidos para afrontar de forma correcta la adaptación.

Este seminario, que imparto a través de Atenea Interactiva en formato de formación “in-company” especialmente orientada a entidades del sector público lo voy enriqueciendo gracias a las dudas y a las aportaciones de los asistentes.

Estos son algunos de los aspectos tratados:

  • Identificación y autenticación. Nuevo contexto para trámites sin uso de la firma electrónica.
  • Interoperabilidad de la firma electrónica a nivel europeo.
  • Nuevas normas técnicas de identificación, firma electrónica, sello electrónico y otros servicios de confianza digital
  • Interacción con otras normas: Ley 18/2001, Ley 40/2015, Real Decreto Legislativo 3/2011.
  • Obligados. Nuevas obligaciones para personas jurídicas y ciertos colectivos profesionales.
  • Novedades en relación con el cómputo de plazos, y efecto en los plazos del Registro electrónico
  • Asistencia en el uso de medios electrónicos. Funcionarios habilitados
  • Uso de códigos seguros de veriicación. Sugerencia sobre CSV con informaicón de encaminamiento.
  • Sedes electrónicas y portales. Nuevo enfoque hacia la concentración de servicios en portales.
  • Copia auténtica de documentos y digitalización certificada. Gestión híbrida. Funcionarios habilitados
  • Archvo unificado
  • Poderes y representación. Nuevo poder “apud acta” electrónico. Retos para gestión de otorgamiento y revocación de poderes. Ideas para la implementación del registro elecrónico de poderes de representación. Otorgantes (representados) y apoderados (representantes).
  • Notificaciones. Retos de la notificación electrónica. Notificaciones por publicación en BOE.
  • Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad.
  • Herramientas disponibles en el marco de la transferencia electrónica entre administraciones. Cl@ve, DIR3, DNIe 3.0 (NFC).
  • Nuevos retos: firma digtalizada, digitalización certificada, cotejo interoperable de documento en base a  CSV en sede electrónica diferente de la que lo expidió.

Pueden contactar con Atenea Interactiva en el 917160555 si desean que este seminario se imparta en su institución. Se imparte en una sola jornada, de 9:00 a 14:30. Preferiblemente los viernes.

 

 

Las claves de la transformación digital


Estoy escribiendo el libro sobre las claves de la transformación digital.

En estos momentos el término se ha acuñado y se ha adoptado por diferentes profesionales digitales, pero significa cosas distintas para distintas personas, y cada una lo intepreta desde su experiencia y conocimientos.

Es inevitable y tampoco yo me libraré seguramente de imponer mi sesgo al concepto, aquí adelanto algunas reflexiones:

El concepto de tranformación digital surge de la necesidad de interpretar los signos de la sociedad actual y prever tendencias respecto al comportamiento de los ciudadanos, de los compradores. de los proveedores y de los empleados de las sociedades y de las relaciones de las empresas con todos esos interesados (stakeholders por su denominación anglosajona) y con otras influencias de contexto de desarrollo de los negocios: entidades de gestión de pagos de impuestos, cotizaciones sociales, gestión de controvesias (de tipo societario, mercantil, civil, social, contencioso administrativo,…).

La transformación digital resume el impulso de las entidades de todo tipo para organizarse de modo que los tecnologías de la información y las comunicaciones se adopten internamente por sus empleados y externamente con las personas, empresas y entidades diversas con las que se relacionan.

El contexto que da origen a los signos de la sociedad actual está marcado por estas tendencias:

  • Globalización
  • Inmediatez del acceso a la información
  • Ubicuidad del acceso a los medios de trabajo y ocio digitales
  • Disponibilidad de medios tecnológicos a costes muy bajos
  • Autoformación de los usuarios en ámbitos tecnologícos de su interés, en contextos colaborativos y de asistencia mutua
  • Establecimiento de vínculos de comunicación interpersonales potenciados por medios tecnológicos

La sociedad adopta medios tecnológicos con rapidez y según el momento se popularizan unos u otros conceptos que acaban impregnando el lenguaje de los ciudadanos y de los profesionales a todos los niveles y marcan las estrategias de las empresas:

  • Portales
  • Computación en la nube
  • Big data
  • Terminales inteligentes ultraconectados (teléfonos, tabletas, ordenadores personales)
  • Producción ublicua de contenidos  digitales multiformato, por “prosumidores” que los producen y consumen.
  • Buscadores y metabuscadores que determinan la relevancia y la reputación.

El contexto, los medios tecnológicos, la presión de costes, las expectativas de empleados,clientes y proveedores acaba imponiendo una visión:

¿cómo se debe organizar una empresa para aprovechar mejor los recursos humanos y técnicos y ser más competitiva, más creativa, más veloz, más innovadora, más cercana, más interactiva, proporcionando mejores productos y servicios con mejores precios que los de la competencia?

La respuesta está en el uso de la tecnología y el empoderamiento de los empleados como uno de los instrumentos para atraer y retener el talento.

La tecnología y el ingenio de empleados y directivos mejora la gestión de los recursos humanos, el diseño de los productos y de los servicios, la creaión de nuevos productos y servicios, la entrega de los productos y servicios, el marketing, las ventas, el cobro, la facturación, el servicio postventa.

Prácticamente todo se puede realizar, impulsar, potenciar tecnológicamente. En algún rincón de la organización van quedando los archivos de documentos en papel como el último vestigio de la sociedad finisecular del siglo XX para tratar las controversias que no puedan ser resueltas con medios digitales. Los documentos con valor probatorio frente a Hacienda, frente a la Seguridad Social o para poder lidiar, si se da el caso con demandas judiciales de diverso tipo.

Pero esa “última milla” en papel que se resiste a la digitalización, también puede ser “desmaterializada”. La despapelización, cambia las facturas y los contratos por documentos digitales firmados electrónicamente. Los documentos de control de gestión, por evidencias electrónicas. Las notificaciones postales y los burofaxes por notificaciones digitales.

Ya estamos preparados para que la transformación digital sea total.

Si quieres saber como acabar con los útimos papeles que quedan en tu organización, contacta con nosotros y te diremos qué medios digitales existen  a disposición de tu entidad para mantener el valor probatorio que necesitas sin recurrir a los papeles.

Llama a EADTrust al +34 91 7160555.

 

Metacolo


La diplomática, como ciencia que estudia las formas documentales, su autenticidad y su valor probatorio, establece una serie de términos sobre los elementos internos de la forma de los documentos. Para cada documento distingue las siguientes partes: protocolo, texto (o cuerpo)escatocolo.

Etimológicamente el protocolo es lo que va “pegado” (colo) al principio y el escatocolo es lo que va “pegado” (colo) al final.

La diplomática contemporánea establece el estudio de los documentos oficiales, especialmente en el ámbito notarial y administrativo.

La diplomática digital se centra en los documentos electrónicos y, entre otros aspectos, en su transcripción al papel para ser utilizados en contextos de prueba diferentes, que pueden llegar al ámbito jurisdiccional. Los documentos impresos con carácter de documento auténtico gracias a la posibilidad de cotejarlos con los electrónicos descargados de su matriz en virtud de su código CSV se denominan con frecuencia documentos híbridos o albalá electrónico,  y, en el ámbito administrativo “copias auténticas“.

Sin embargo, para el caso de los documentos digitales, es necesario considerar un aspecto nuevo que los estudiosos de la diplomática y paleografía no podían identificar en los tres siglos largos que han transcurrido desde la controversia entre el jesuita Daniel Papenbröeck y el benedictino Jean Mabillón sobre la autenticidad de ciertos documentos merovingios.

Se trata de los metadatos de los documentos. Información relevante acerca de los documentos que se gestiona indirectamente pero que puede acompañar a los documentos como extensión invisible pero consultable, de ser necesario. La propia crítica diplomática de un documento identifica aspectos intrínsecos y extrínsecos de los documentos que podrían ser considerados metadatos de estos documentos.

Así, tendríamos el metacolo, que es la parte del documento formada por sus metadatos, añadida a los conceptos clásicos de la diplomática:

  • Protocolo. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre del autor del documento), dirección (nombre del destinatario del documento), saludo (fórmula de cortesía).
  • Parte central o Cuerpo. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación (advertencia para el destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el documento), dispositivo (objetivo por el cual se expide un documento; es la acción jurídica que incluye el documento y que se identifica con un verbo. Este apartado puede incluir también las características del objeto relacionado con el contrato jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven para garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas preceptivas, derogativas, prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas, penales, corroborativas, de emplazamiento o de cumplimiento).
  • Escatocolo. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las cartas misivas); fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el documento, y cronológica); validación (formalidades que garantizan la autenticidad del documento; son las firmas de los autores del documento, del escribano y de los testigos.

Entre los datos que se incluyen en el metacolo están la referencia al expediente del que forma parte, las anotaciones posteriores al documento, su vigencia o derogación y las referencias a documentos posteriores que afectan a sus efectos jurídicos. Se incluyen también autores, copistas, condición de copia, formato, idioma, firmas electrónicas, referencias complementarias,…

Vigencia del Código Seguro de Verificación (CSV)


El Código Seguro de Verificación de documentos o CSV es un conjunto de dígitos que identifica de forma única los documentos electrónicos auténticos emitidos por una entidad.

El CSV se suele incluir en la parte final de un documento, próximo a la zona en la que se incluye la firma gráfica o la firma electrónica y posibilita el cotejo, a través de la Sede Electrónica de la entidad, de la versión impresa del documento gracias a la descarga del correspondiente documento electrónico original.

Los documentos con CSV se denominan documentos híbridos porque tienen carácter de auténticos tanto en su versión impresa como electrónica, por la posibilidad de cotejarlos contra su matriz.

Para comprobar la autenticidad de un documento, si se pone en duda, se introduce el código CSV que figura en el documento accediendo a la sección de la página web de la entidad destinada al cotejo de documentos. Si el código tecleado corresponde verdaderamente a un documento original la página web ofrecerá su descarga, lo que permitirá comprobar  la coincidencia de contenido del documento en papel con el electrónico.

En ocasiones, el CSV forma parte de una dirección URL que incluye el dominio de la página web de la sede electrónica del organismo, y en estos casos se suele incluir también un código bidimensional (QR) con dicho enlace para facilitar el cotejo con teléfonos móviles que incluyen aplicaciones de lectura de este tipo de códigos.

La razón por la que el enlace con el CSV se incluye en una zona del documento contigua a la de la firma es por que se considera que, como ella, forma parte de la zona del documento denominada escatocolo.

En el ámbito de las administraciones públicas, el CSV se menciona en la Ley 39/2015:

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

(…)

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

(…)

El CSV también se menciona en la Ley 40/2015:

Artículo 42. Sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada.

(…)

b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

(…)

Es un error habitual considerar el CSV un sistema de firma, y aparte de en esta reciente Ley 40/2015, este error también se producía en la Ley 11/2007, claro antecedente en la regulación del CSV.

En el ámbito privado, el CSV lo utilizan los Prestadores de Servicios de Confianza Digital (en terminología acuñada por el Reglamento Europeo UE 910/204) para identificar documentos electrónicos auténticos accesibles a través de sus sistemas de Custodia Digital. Los documentos en papel que contienen transcripciones de documentos electrónicos suelen denominarse “albalá” o Copia Constatable si figura en ellos el Código Seguro de Verificación (CSV).

El Código Seguro de Verificación no es suficiente para identificar un documento, sino que esta información debe ir acompañada de la identificación por su URL de la sede electrónica de la entidad a la que se puede acceder para el cotejo del documento al que corresponde. La excepción está constituida por los Códigos Seguros de Verificación enrutables (o con información de encaminamiento) a los que me referiré en otro artículo.

El código seguro de verificación es unívoco para un documento determinado y no puede haber dos documentos con el mismo código (lo que se denomina una “colisión”) en una misma entidad. Este es uno de los motivos por los que los CSV tienen validez ilimitada y forman parte de la identificación del documento desde su gestión en la fase activa del procedimiento administrativo hasta su custodia en la fase de archivo.

Por dicho motivo, los archiveros exigen que en el protocolo de cesión de documentos electrónicos que pasan a estar bajo su custodia se incluyan las medidas de seguridad y control que garantizan la correcta identificación del CSV de todos los documentos del lote transferido, asi como que existen medidas adicionales de control en la gestión de documentos en la fase activa que permiten garantizar que no se generarán códigos CSV coincidentes con otros asignados a los documentos transferidos para su archivo.

He escrito más artículos con temática conexa a la del CSV:

Convocatoria de junta general de socios por correo electrónico


La Orden JUS/3185/2010, de 9 de diciembre, por la que se aprueban los Estatutos-tipo de las sociedades de responsabilidad limitada, propone en su Anexo I un modelo de Estatutos-tipo para sociedades de responsabilidad limitada, que en lo referente a la “periodicidad, convocatoria y lugar de celebración de la junta general” (artículo 5), establece:

La junta general será convocada por el órgano de administración.

La convocatoria se comunicará a los socios a través de procedimientos telemáticos, mediante el uso de firma electrónica. En caso de no ser posible se hará mediante cualquier otro procedimiento de comunicación, individual y escrito que asegure la recepción por todos los socios en el lugar designado al efecto o en el que conste en el libro registro de socios. En relación con otros aspectos relativos a la convocatoria, periodicidad, lugar de celebración y mayorías para adoptar acuerdos de la junta general se aplicarán las normas previstas en la Ley de Sociedades de Capital aprobada por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio.

Junta-GeneralEsta redacción ha sido invocada en algunas resoluciones de la Dirección de Registros y del Notariado cuando se ha recurrido la negativa del registrador de inscribir estatutos que sin seguir este texto exactamente, han adoptado alguno parecido.

Básicamente el DGRN ha avalado la negativa de los registradores a inscribir estatutos que hicieran mención a la posibilidad de comunicación de las convocatorias de junta por correoelectrónico asumiento el argumento de que “mediante el correo electrónico no hay seguridad ni de la recepción por el socio”.

La explicación detallada del posicionamiento de los registradores mercantiles y la DGRN puede verse en el interesante artículo publicado en la web del despacho de abogados Adalte bajo el título Convocatoria de junta general de socios por correo electrónico: a propósito de dos recientes Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Lo que al parecer ignoran tanto los registradores como la DGRN es que la dirección del correo electrónico puede ser utilizada para remitir mensajes mediante servicios técnicos que permiten dejar constancia de la transmisión y recepción de las presentaciones y de las comunicaciones y notificaciones, de la fecha y hora en que se produzca su salida y de las de la puesta a disposición del interesado, de su contenido íntegro y del acceso al mismo, así como de la identificación del remitente y del destinatario de las mismas.

Estos medios técnicos tienen igual o superior carga probatoria que la que puede tener el envío de un correo certificado, que, desde luego, no permite acreditar el contenido de un envío, ni que quien lo recoge sea efectivamente su destinatario, a pesar de la abundante jurisprudencia en favor de su admisión.

De todas formas el contexto jurídico se va adecuando a los nuevos tiempos, y así viene a demostrarlo el reciente Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET. En su artículo 3 señala:

Los sistemas electrónicos de información y comunicación deberán dejar constancia de la transmisión y recepción de las presentaciones y de las comunicaciones y notificaciones, de la fecha y hora en que se produzca su salida y de las de la puesta a disposición del interesado, de su contenido íntegro y del acceso al mismo, así como de la identificación del remitente y del destinatario de las mismas. Los sistemas de identificación y autentificación se ajustaran a lo previsto en la Ley 18/2011, de 5 de julio, en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el Reglamento UE n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, y en el presente real decreto.

Este texto hace mención al Reglamento UE n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 que recoge toda una categoría de sistemas de comunicación que denomina «servicio de entrega electrónica certificada», y que define como  un servicio que permite transmitir datos entre partes terceras por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada. Conviene referirse a sus artículos 43 y 44 ya que detallan el “Efecto jurídico de un servicio de entrega electrónica certificada” y los “Requisitos de los servicios cualificados de entrega electrónica certificada”.

Con estas referencias podemos releer el artículo 173 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y que se refiere a Forma de la convocatoria de la Junta General:

“1. La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

3. Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad “.

De esta forma, ya es posible proponer un texto adecuado para su inclusión en los estatutos sociales que permita la convocatoria de Junta de Accionistas cuando conste la dirección de correo electrónico para la sociedad (se indican 2 ejemplos a partir de los que produjeron la controversia en el citado artículo de abogados Adalte:

Primer ejemplo

«Las Juntas serán convocadas por el Órgano de Administración por medio de carta certificada, con quince días de antelación a la fecha de la misma, dirigida a los domicilios de los socios que consten en el Libro Registro de Socios, o bien mediante un servicio de entrega electrónica certificada dirigido a la dirección electrónica, como por ejemplo la dirección de correo electrónico, que conste igualmente en el Libro Registro de Socios, o cualquier otro medio telemático que asegure la recepción de la comunicación».

Segundo ejemplo

La junta general será convocada por el órgano de administración. La convocatoria se comunicará a los socios a través de procedimientos telemáticos, mediante el uso de firma electrónica o mediante un servicio de entrega electrónica certificada dirigido a la dirección electrónica, como por ejemplo la dirección de correo electrónico que conste en el libro registro de socios. En todo caso se hará mediante un procedimiento de comunicación, individual y escrito que asegure la recepción por todos los socios en el lugar designado al efecto o en el que conste en el libro registro de socios. En relación con otros aspectos relativos a la convocatoria, periodicidad, lugar de celebración y mayorías para adoptar acuerdos de la junta general se aplicaran las normas previstas en la Ley de Sociedades de Capital aprobada por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio

Noticeman

En el caso de que las sociedades adopten este tipo de redacción, un servicio de entrega electrónica certificada adecuado es el denominado NOTICEMAN prestado por EADTrust.