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Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

destruir-documentosLa respuesta corta es que, en bastantes casos, si.

Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.

En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

Seminario sobre Ley 39/2015 y Reglamento UE 910/2014


El 1 de julio de 2016 entra en vigor la parte más relevante del Reglamento UE 910 2014. Poco después, el 2 de octubre de 2016 entra en vigor una parte muy significativa de la Ley 39/2015 (hay también aspectos relevantes, de implantación más costosa que cuentan con un plazo mayor: 2 de octubre de 2018).

Sin embargo, a pesar de que muchos aspectos del Reglamento Europeo se han tenido en cuenta en la Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (PACAP), otros no.

Por ejemplo lo referido a la firma electrónica de las personas jurídicas y de las entidades sin personalidad jurídica.

Dado que el citado Reglamento tiene un nivel de precedencia normativa superior a la Ley, puede ser útil identificar los aspectos más controvertidos para afrontar de forma correcta la adaptación.

Este seminario, que imparto a través de Atenea Interactiva en formato de formación “in-company” especialmente orientada a entidades del sector público lo voy enriqueciendo gracias a las dudas y a las aportaciones de los asistentes.

Estos son algunos de los aspectos tratados:

  • Identificación y autenticación. Nuevo contexto para trámites sin uso de la firma electrónica.
  • Interoperabilidad de la firma electrónica a nivel europeo.
  • Nuevas normas técnicas de identificación, firma electrónica, sello electrónico y otros servicios de confianza digital
  • Interacción con otras normas: Ley 18/2001, Ley 40/2015, Real Decreto Legislativo 3/2011.
  • Obligados. Nuevas obligaciones para personas jurídicas y ciertos colectivos profesionales.
  • Novedades en relación con el cómputo de plazos, y efecto en los plazos del Registro electrónico
  • Asistencia en el uso de medios electrónicos. Funcionarios habilitados
  • Uso de códigos seguros de veriicación. Sugerencia sobre CSV con informaicón de encaminamiento.
  • Sedes electrónicas y portales. Nuevo enfoque hacia la concentración de servicios en portales.
  • Copia auténtica de documentos y digitalización certificada. Gestión híbrida. Funcionarios habilitados
  • Archvo unificado
  • Poderes y representación. Nuevo poder “apud acta” electrónico. Retos para gestión de otorgamiento y revocación de poderes. Ideas para la implementación del registro elecrónico de poderes de representación. Otorgantes (representados) y apoderados (representantes).
  • Notificaciones. Retos de la notificación electrónica. Notificaciones por publicación en BOE.
  • Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad.
  • Herramientas disponibles en el marco de la transferencia electrónica entre administraciones. Cl@ve, DIR3, DNIe 3.0 (NFC).
  • Nuevos retos: firma digtalizada, digitalización certificada, cotejo interoperable de documento en base a  CSV en sede electrónica diferente de la que lo expidió.

Pueden contactar con Atenea Interactiva en el 917160555 si desean que este seminario se imparta en su institución. Se imparte en una sola jornada, de 9:00 a 14:30. Preferiblemente los viernes.

 

 

Las claves de la transformación digital


Estoy escribiendo el libro sobre las claves de la transformación digital.

En estos momentos el término se ha acuñado y se ha adoptado por diferentes profesionales digitales, pero significa cosas distintas para distintas personas, y cada una lo intepreta desde su experiencia y conocimientos.

Es inevitable y tampoco yo me libraré seguramente de imponer mi sesgo al concepto, aquí adelanto algunas reflexiones:

El concepto de tranformación digital surge de la necesidad de interpretar los signos de la sociedad actual y prever tendencias respecto al comportamiento de los ciudadanos, de los compradores. de los proveedores y de los empleados de las sociedades y de las relaciones de las empresas con todos esos interesados (stakeholders por su denominación anglosajona) y con otras influencias de contexto de desarrollo de los negocios: entidades de gestión de pagos de impuestos, cotizaciones sociales, gestión de controvesias (de tipo societario, mercantil, civil, social, contencioso administrativo,…).

La transformación digital resume el impulso de las entidades de todo tipo para organizarse de modo que los tecnologías de la información y las comunicaciones se adopten internamente por sus empleados y externamente con las personas, empresas y entidades diversas con las que se relacionan.

El contexto que da origen a los signos de la sociedad actual está marcado por estas tendencias:

  • Globalización
  • Inmediatez del acceso a la información
  • Ubicuidad del acceso a los medios de trabajo y ocio digitales
  • Disponibilidad de medios tecnológicos a costes muy bajos
  • Autoformación de los usuarios en ámbitos tecnologícos de su interés, en contextos colaborativos y de asistencia mutua
  • Establecimiento de vínculos de comunicación interpersonales potenciados por medios tecnológicos

La sociedad adopta medios tecnológicos con rapidez y según el momento se popularizan unos u otros conceptos que acaban impregnando el lenguaje de los ciudadanos y de los profesionales a todos los niveles y marcan las estrategias de las empresas:

  • Portales
  • Computación en la nube
  • Big data
  • Terminales inteligentes ultraconectados (teléfonos, tabletas, ordenadores personales)
  • Producción ublicua de contenidos  digitales multiformato, por “prosumidores” que los producen y consumen.
  • Buscadores y metabuscadores que determinan la relevancia y la reputación.

El contexto, los medios tecnológicos, la presión de costes, las expectativas de empleados,clientes y proveedores acaba imponiendo una visión:

¿cómo se debe organizar una empresa para aprovechar mejor los recursos humanos y técnicos y ser más competitiva, más creativa, más veloz, más innovadora, más cercana, más interactiva, proporcionando mejores productos y servicios con mejores precios que los de la competencia?

La respuesta está en el uso de la tecnología y el empoderamiento de los empleados como uno de los instrumentos para atraer y retener el talento.

La tecnología y el ingenio de empleados y directivos mejora la gestión de los recursos humanos, el diseño de los productos y de los servicios, la creaión de nuevos productos y servicios, la entrega de los productos y servicios, el marketing, las ventas, el cobro, la facturación, el servicio postventa.

Prácticamente todo se puede realizar, impulsar, potenciar tecnológicamente. En algún rincón de la organización van quedando los archivos de documentos en papel como el último vestigio de la sociedad finisecular del siglo XX para tratar las controversias que no puedan ser resueltas con medios digitales. Los documentos con valor probatorio frente a Hacienda, frente a la Seguridad Social o para poder lidiar, si se da el caso con demandas judiciales de diverso tipo.

Pero esa “última milla” en papel que se resiste a la digitalización, también puede ser “desmaterializada”. La despapelización, cambia las facturas y los contratos por documentos digitales firmados electrónicamente. Los documentos de control de gestión, por evidencias electrónicas. Las notificaciones postales y los burofaxes por notificaciones digitales.

Ya estamos preparados para que la transformación digital sea total.

Si quieres saber como acabar con los útimos papeles que quedan en tu organización, contacta con nosotros y te diremos qué medios digitales existen  a disposición de tu entidad para mantener el valor probatorio que necesitas sin recurrir a los papeles.

Llama a EADTrust al +34 91 7160555.

 

Metacolo


La diplomática, como ciencia que estudia las formas documentales, su autenticidad y su valor probatorio, establece una serie de términos sobre los elementos internos de la forma de los documentos. Para cada documento distingue las siguientes partes: protocolo, texto (o cuerpo)escatocolo.

Etimológicamente el protocolo es lo que va “pegado” (colo) al principio y el escatocolo es lo que va “pegado” (colo) al final.

La diplomática contemporánea establece el estudio de los documentos oficiales, especialmente en el ámbito notarial y administrativo.

La diplomática digital se centra en los documentos electrónicos y, entre otros aspectos, en su transcripción al papel para ser utilizados en contextos de prueba diferentes, que pueden llegar al ámbito jurisdiccional. Los documentos impresos con carácter de documento auténtico gracias a la posibilidad de cotejarlos con los electrónicos descargados de su matriz en virtud de su código CSV se denominan con frecuencia documentos híbridos o albalá electrónico,  y, en el ámbito administrativo “copias auténticas“.

Sin embargo, para el caso de los documentos digitales, es necesario considerar un aspecto nuevo que los estudiosos de la diplomática y paleografía no podían identificar en los tres siglos largos que han transcurrido desde la controversia entre el jesuita Daniel Papenbröeck y el benedictino Jean Mabillón sobre la autenticidad de ciertos documentos merovingios.

Se trata de los metadatos de los documentos. Información relevante acerca de los documentos que se gestiona indirectamente pero que puede acompañar a los documentos como extensión invisible pero consultable, de ser necesario. La propia crítica diplomática de un documento identifica aspectos intrínsecos y extrínsecos de los documentos que podrían ser considerados metadatos de estos documentos.

Así, tendríamos el metacolo, que es la parte del documento formada por sus metadatos, añadida a los conceptos clásicos de la diplomática:

  • Protocolo. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre del autor del documento), dirección (nombre del destinatario del documento), saludo (fórmula de cortesía).
  • Parte central o Cuerpo. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación (advertencia para el destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el documento), dispositivo (objetivo por el cual se expide un documento; es la acción jurídica que incluye el documento y que se identifica con un verbo. Este apartado puede incluir también las características del objeto relacionado con el contrato jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven para garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas preceptivas, derogativas, prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas, penales, corroborativas, de emplazamiento o de cumplimiento).
  • Escatocolo. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las cartas misivas); fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el documento, y cronológica); validación (formalidades que garantizan la autenticidad del documento; son las firmas de los autores del documento, del escribano y de los testigos.

Entre los datos que se incluyen en el metacolo están la referencia al expediente del que forma parte, las anotaciones posteriores al documento, su vigencia o derogación y las referencias a documentos posteriores que afectan a sus efectos jurídicos. Se incluyen también autores, copistas, condición de copia, formato, idioma, firmas electrónicas, referencias complementarias,…

Vigencia del Código Seguro de Verificación (CSV)


El Código Seguro de Verificación de documentos o CSV es un conjunto de dígitos que identifica de forma única los documentos electrónicos auténticos emitidos por una entidad.

El CSV se suele incluir en la parte final de un documento, próximo a la zona en la que se incluye la firma gráfica o la firma electrónica y posibilita el cotejo, a través de la Sede Electrónica de la entidad, de la versión impresa del documento gracias a la descarga del correspondiente documento electrónico original.

Los documentos con CSV se denominan documentos híbridos porque tienen carácter de auténticos tanto en su versión impresa como electrónica, por la posibilidad de cotejarlos contra su matriz.

Para comprobar la autenticidad de un documento, si se pone en duda, se introduce el código CSV que figura en el documento accediendo a la sección de la página web de la entidad destinada al cotejo de documentos. Si el código tecleado corresponde verdaderamente a un documento original la página web ofrecerá su descarga, lo que permitirá comprobar  la coincidencia de contenido del documento en papel con el electrónico.

En ocasiones, el CSV forma parte de una dirección URL que incluye el dominio de la página web de la sede electrónica del organismo, y en estos casos se suele incluir también un código bidimensional (QR) con dicho enlace para facilitar el cotejo con teléfonos móviles que incluyen aplicaciones de lectura de este tipo de códigos.

La razón por la que el enlace con el CSV se incluye en una zona del documento contigua a la de la firma es por que se considera que, como ella, forma parte de la zona del documento denominada escatocolo.

En el ámbito de las administraciones públicas, el CSV se menciona en la Ley 39/2015:

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

(…)

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

(…)

El CSV también se menciona en la Ley 40/2015:

Artículo 42. Sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada.

(…)

b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

(…)

Es un error habitual considerar el CSV un sistema de firma, y aparte de en esta reciente Ley 40/2015, este error también se producía en la Ley 11/2007, claro antecedente en la regulación del CSV.

En el ámbito privado, el CSV lo utilizan los Prestadores de Servicios de Confianza Digital (en terminología acuñada por el Reglamento Europeo UE 910/204) para identificar documentos electrónicos auténticos accesibles a través de sus sistemas de Custodia Digital. Los documentos en papel que contienen transcripciones de documentos electrónicos suelen denominarse “albalá” o Copia Constatable si figura en ellos el Código Seguro de Verificación (CSV).

El Código Seguro de Verificación no es suficiente para identificar un documento, sino que esta información debe ir acompañada de la identificación por su URL de la sede electrónica de la entidad a la que se puede acceder para el cotejo del documento al que corresponde. La excepción está constituida por los Códigos Seguros de Verificación enrutables (o con información de encaminamiento) a los que me referiré en otro artículo.

El código seguro de verificación es unívoco para un documento determinado y no puede haber dos documentos con el mismo código (lo que se denomina una “colisión”) en una misma entidad. Este es uno de los motivos por los que los CSV tienen validez ilimitada y forman parte de la identificación del documento desde su gestión en la fase activa del procedimiento administrativo hasta su custodia en la fase de archivo.

Por dicho motivo, los archiveros exigen que en el protocolo de cesión de documentos electrónicos que pasan a estar bajo su custodia se incluyan las medidas de seguridad y control que garantizan la correcta identificación del CSV de todos los documentos del lote transferido, asi como que existen medidas adicionales de control en la gestión de documentos en la fase activa que permiten garantizar que no se generarán códigos CSV coincidentes con otros asignados a los documentos transferidos para su archivo.

He escrito más artículos con temática conexa a la del CSV:

Convocatoria de junta general de socios por correo electrónico


La Orden JUS/3185/2010, de 9 de diciembre, por la que se aprueban los Estatutos-tipo de las sociedades de responsabilidad limitada, propone en su Anexo I un modelo de Estatutos-tipo para sociedades de responsabilidad limitada, que en lo referente a la “periodicidad, convocatoria y lugar de celebración de la junta general” (artículo 5), establece:

La junta general será convocada por el órgano de administración.

La convocatoria se comunicará a los socios a través de procedimientos telemáticos, mediante el uso de firma electrónica. En caso de no ser posible se hará mediante cualquier otro procedimiento de comunicación, individual y escrito que asegure la recepción por todos los socios en el lugar designado al efecto o en el que conste en el libro registro de socios. En relación con otros aspectos relativos a la convocatoria, periodicidad, lugar de celebración y mayorías para adoptar acuerdos de la junta general se aplicarán las normas previstas en la Ley de Sociedades de Capital aprobada por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio.

Junta-GeneralEsta redacción ha sido invocada en algunas resoluciones de la Dirección de Registros y del Notariado cuando se ha recurrido la negativa del registrador de inscribir estatutos que sin seguir este texto exactamente, han adoptado alguno parecido.

Básicamente el DGRN ha avalado la negativa de los registradores a inscribir estatutos que hicieran mención a la posibilidad de comunicación de las convocatorias de junta por correoelectrónico asumiento el argumento de que “mediante el correo electrónico no hay seguridad ni de la recepción por el socio”.

La explicación detallada del posicionamiento de los registradores mercantiles y la DGRN puede verse en el interesante artículo publicado en la web del despacho de abogados Adalte bajo el título Convocatoria de junta general de socios por correo electrónico: a propósito de dos recientes Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Lo que al parecer ignoran tanto los registradores como la DGRN es que la dirección del correo electrónico puede ser utilizada para remitir mensajes mediante servicios técnicos que permiten dejar constancia de la transmisión y recepción de las presentaciones y de las comunicaciones y notificaciones, de la fecha y hora en que se produzca su salida y de las de la puesta a disposición del interesado, de su contenido íntegro y del acceso al mismo, así como de la identificación del remitente y del destinatario de las mismas.

Estos medios técnicos tienen igual o superior carga probatoria que la que puede tener el envío de un correo certificado, que, desde luego, no permite acreditar el contenido de un envío, ni que quien lo recoge sea efectivamente su destinatario, a pesar de la abundante jurisprudencia en favor de su admisión.

De todas formas el contexto jurídico se va adecuando a los nuevos tiempos, y así viene a demostrarlo el reciente Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET. En su artículo 3 señala:

Los sistemas electrónicos de información y comunicación deberán dejar constancia de la transmisión y recepción de las presentaciones y de las comunicaciones y notificaciones, de la fecha y hora en que se produzca su salida y de las de la puesta a disposición del interesado, de su contenido íntegro y del acceso al mismo, así como de la identificación del remitente y del destinatario de las mismas. Los sistemas de identificación y autentificación se ajustaran a lo previsto en la Ley 18/2011, de 5 de julio, en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el Reglamento UE n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, y en el presente real decreto.

Este texto hace mención al Reglamento UE n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 que recoge toda una categoría de sistemas de comunicación que denomina «servicio de entrega electrónica certificada», y que define como  un servicio que permite transmitir datos entre partes terceras por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada. Conviene referirse a sus artículos 43 y 44 ya que detallan el “Efecto jurídico de un servicio de entrega electrónica certificada” y los “Requisitos de los servicios cualificados de entrega electrónica certificada”.

Con estas referencias podemos releer el artículo 173 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y que se refiere a Forma de la convocatoria de la Junta General:

“1. La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

3. Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad “.

De esta forma, ya es posible proponer un texto adecuado para su inclusión en los estatutos sociales que permita la convocatoria de Junta de Accionistas cuando conste la dirección de correo electrónico para la sociedad (se indican 2 ejemplos a partir de los que produjeron la controversia en el citado artículo de abogados Adalte:

Primer ejemplo

«Las Juntas serán convocadas por el Órgano de Administración por medio de carta certificada, con quince días de antelación a la fecha de la misma, dirigida a los domicilios de los socios que consten en el Libro Registro de Socios, o bien mediante un servicio de entrega electrónica certificada dirigido a la dirección electrónica, como por ejemplo la dirección de correo electrónico, que conste igualmente en el Libro Registro de Socios, o cualquier otro medio telemático que asegure la recepción de la comunicación».

Segundo ejemplo

La junta general será convocada por el órgano de administración. La convocatoria se comunicará a los socios a través de procedimientos telemáticos, mediante el uso de firma electrónica o mediante un servicio de entrega electrónica certificada dirigido a la dirección electrónica, como por ejemplo la dirección de correo electrónico que conste en el libro registro de socios. En todo caso se hará mediante un procedimiento de comunicación, individual y escrito que asegure la recepción por todos los socios en el lugar designado al efecto o en el que conste en el libro registro de socios. En relación con otros aspectos relativos a la convocatoria, periodicidad, lugar de celebración y mayorías para adoptar acuerdos de la junta general se aplicaran las normas previstas en la Ley de Sociedades de Capital aprobada por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio

Noticeman

En el caso de que las sociedades adopten este tipo de redacción, un servicio de entrega electrónica certificada adecuado es el denominado NOTICEMAN prestado por EADTrust.

Resumen del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) y diferencias respecto al ENS y al ENI


Recientemente el CTEAJE (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) ha publicado las bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad .

El texto de las bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) está disponible en el Portal de la Administración de Justicia desde 6 de julio de 2015.

Este documento se alinea con el marco del Plan para la aceleración de la Justicia en entornos digitales del Ministerio de Justicia, y su publicación se realiza apurando el plazo previsto en la Disposición adicional tercera, de la Ley 18/11, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.

Lo ha elaborado el CTEAJE (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica)  para garantizar la interoperabilidad entre los sistemas al servicio de la Administración de Justicia, desplegados por las Administraciones con competencia en materia de Administración de Justicia.

El CTEAJE es un órgano que copreside el Ministerio de Justicia junto con el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ), ejerciendo en estos momentos la presidencia el Secretario General de la Administración de Justicia, y del que también forman parte la Fiscalía General del Estado y las Comunidades Autónomas con competencias en materia de Justicia.

El EJIS (Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad) se inspira en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), con algunas diferencias determinadas por las leyes procesales y la Ley marco de la digitalización de la Justicia, la Ley 18/11, de 5 de julio, que singulariza para el ámbito de la Justicia algunas de las principales aportaciones de la Ley 11/2007.

Algunas de las diferencias más reseñables respecto al ENI (RD 4/2010) son las siguientes:

  • Catálogo de Estándares: EJIS presenta compatibilidad con los formatos utilizados en el marco de AGE (Administración General del Estado). Además, permite al CTEAJE definir el suyo si se diera el caso.
  • Interoperabilidad: La redacción del EJIS es aclaratoria de las dimensiones de la interoperabilidad del Esquema Nacional de Interoperabilidad centrado en el ámbito de la Administración de justicia (AJ) ya que tiene en cuenta las peculiaridades del ámbito de justicia en sus tres ámbitos (con la Administración de Justicia, con los ciudadanos y profesionales y con el resto de Administraciones Públicas)
  • Inventarios de información Administrativa: En enfoque se centra en el “Test de Compatibilidad” catalogación de activos semánticos del ámbito de la Justicia gestionado desde hace varios años por el CGPJ (Consejo general del Poder Judicial) puesto que es preciso garantizar su alineamiento con las leyes procesales.
  • Activos Semánticos del Test de Compatibilidad del CGPJ, modelo de datos lógico para conseguir un intercambio de información entre sistemas (asuntos, recursos y exhortos).
  • Firma Electrónica:
    • Alineamiento con el Reglamento europeo UE 910/2014.
    • Política única de firma electrónica para toda la AJ (Administración de justicia).
    • Simplificación de certificados de firma y sello asociados a órganos judiciales.
    • Accesibilidad: admisión amplia de firmas de ciudadanos.
    • Diferencia la autenticación de la firma electrónica
    • Admisión de prestadores de cualquier país de la Unión Europea en base a la lista TSL.
  • Digitalización Certificada: se contempla un procedimiento de homologación de soluciones de software para digitalización.
  • Declaración de Conformidad: en la AGE consiste en una declaración genérica; en la AJ existe un índice de aspectos a cumplir con varios niveles de exigencia por lo que es posible declarar el cumplimiento de unos u otros e incluso acreditarlo con la posibilidad de realizar auditorías opcionales.
  • Custodia Documental (Conservación): se indica la presunción de mantenimiento de integridad y autenticidad del EJE (Expediente Judicial Electrónico) y del DJE (Documento Judicial Electrónico), lo que afecta a la forma de custodiar las firmas electrónicas. Esa presunción implica la exigencia de adopción de medidas adecuadas de seguridad

Algunas de las diferencias más reseñables del EJIS respecto al ENS (RD 3/2010) son las siguientes:

  • Categorías de los Sistemas:
    • EJIS añade la dimensión de seguridad “CONSERVACIÓN” que viene contemplada en la propia Ley 18/2011. El concepto de archivo judicial se extiende a períodos de conservación que en el ámbito administrativo se considerarían prescritos y sin necesidad de conservación.
    • Se aclara la forma de determinar los niveles de las dimensiones y las categorías.
  • Auditoría: Se elimina la auditoria como requisito del EJIS, si bien se prevé un futuro desarrollo de los requisitos de seguridad en una futura Guia Técnica de Seguridad.
  • Medidas de Seguridad:
    • Se mantienen las medidas de seguridad como marco de requisitos a cumplir por los órganos judiciales.
    • Se refuerza la exigencia de algunas medidas, en especial en firma electrónica y en custodia de evidencias electrónicas.
  • Guía Técnica de Seguridad: se prevé la publicación de nueva norma específica para ampliar el detalle de la sección de seguridad del EJIS, que amplía la normativa de seguridad del Test de compatibilidad.
  • Coordinación: el CTEAJE coordinará la gestión de incidentes entre los órganos que los sufran y los servicios prestados por el Centro Criptológico Nacional

Se puede ampliar información sobre estas cuestiones en esta presentación sobre la Modernización de la Administración de Justicia .