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Metacolo


La diplomática, como ciencia que estudia las formas documentales, su autenticidad y su valor probatorio, establece una serie de términos sobre los elementos internos de la forma de los documentos. Para cada documento distingue las siguientes partes: protocolo, texto (o cuerpo)escatocolo.

Etimológicamente el protocolo es lo que va “pegado” (colo) al principio y el escatocolo es lo que va “pegado” (colo) al final.

La diplomática contemporánea establece el estudio de los documentos oficiales, especialmente en el ámbito notarial y administrativo.

La diplomática digital se centra en los documentos electrónicos y, entre otros aspectos, en su transcripción al papel para ser utilizados en contextos de prueba diferentes, que pueden llegar al ámbito jurisdiccional. Los documentos impresos con carácter de documento auténtico gracias a la posibilidad de cotejarlos con los electrónicos descargados de su matriz en virtud de su código CSV se denominan con frecuencia documentos híbridos o albalá electrónico,  y, en el ámbito administrativo “copias auténticas“.

Sin embargo, para el caso de los documentos digitales, es necesario considerar un aspecto nuevo que los estudiosos de la diplomática y paleografía no podían identificar en los tres siglos largos que han transcurrido desde la controversia entre el jesuita Daniel Papenbröeck y el benedictino Jean Mabillón sobre la autenticidad de ciertos documentos merovingios.

Se trata de los metadatos de los documentos. Información relevante acerca de los documentos que se gestiona indirectamente pero que puede acompañar a los documentos como extensión invisible pero consultable, de ser necesario. La propia crítica diplomática de un documento identifica aspectos intrínsecos y extrínsecos de los documentos que podrían ser considerados metadatos de estos documentos.

Así, tendríamos el metacolo, que es la parte del documento formada por sus metadatos, añadida a los conceptos clásicos de la diplomática:

  • Protocolo. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre del autor del documento), dirección (nombre del destinatario del documento), saludo (fórmula de cortesía).
  • Parte central o Cuerpo. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación (advertencia para el destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el documento), dispositivo (objetivo por el cual se expide un documento; es la acción jurídica que incluye el documento y que se identifica con un verbo. Este apartado puede incluir también las características del objeto relacionado con el contrato jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven para garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas preceptivas, derogativas, prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas, penales, corroborativas, de emplazamiento o de cumplimiento).
  • Escatocolo. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las cartas misivas); fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el documento, y cronológica); validación (formalidades que garantizan la autenticidad del documento; son las firmas de los autores del documento, del escribano y de los testigos.

Entre los datos que se incluyen en el metacolo están la referencia al expediente del que forma parte, las anotaciones posteriores al documento, su vigencia o derogación y las referencias a documentos posteriores que afectan a sus efectos jurídicos. Se incluyen también autores, copistas, condición de copia, formato, idioma, firmas electrónicas, referencias complementarias,…

Vigencia del Código Seguro de Verificación (CSV)


El Código Seguro de Verificación de documentos o CSV es un conjunto de dígitos que identifica de forma única los documentos electrónicos auténticos emitidos por una entidad.

El CSV se suele incluir en la parte final de un documento, próximo a la zona en la que se incluye la firma gráfica o la firma electrónica y posibilita el cotejo, a través de la Sede Electrónica de la entidad, de la versión impresa del documento gracias a la descarga del correspondiente documento electrónico original.

Los documentos con CSV se denominan documentos híbridos porque tienen carácter de auténticos tanto en su versión impresa como electrónica, por la posibilidad de cotejarlos contra su matriz.

Para comprobar la autenticidad de un documento, si se pone en duda, se introduce el código CSV que figura en el documento accediendo a la sección de la página web de la entidad destinada al cotejo de documentos. Si el código tecleado corresponde verdaderamente a un documento original la página web ofrecerá su descarga, lo que permitirá comprobar  la coincidencia de contenido del documento en papel con el electrónico.

En ocasiones, el CSV forma parte de una dirección URL que incluye el dominio de la página web de la sede electrónica del organismo, y en estos casos se suele incluir también un código bidimensional (QR) con dicho enlace para facilitar el cotejo con teléfonos móviles que incluyen aplicaciones de lectura de este tipo de códigos.

La razón por la que el enlace con el CSV se incluye en una zona del documento contigua a la de la firma es por que se considera que, como ella, forma parte de la zona del documento denominada escatocolo.

En el ámbito de las administraciones públicas, el CSV se menciona en la Ley 39/2015:

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

(…)

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

(…)

El CSV también se menciona en la Ley 40/2015:

Artículo 42. Sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada.

(…)

b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

(…)

Es un error habitual considerar el CSV un sistema de firma, y aparte de en esta reciente Ley 40/2015, este error también se producía en la Ley 11/2007, claro antecedente en la regulación del CSV.

En el ámbito privado, el CSV lo utilizan los Prestadores de Servicios de Confianza Digital (en terminología acuñada por el Reglamento Europeo UE 910/204) para identificar documentos electrónicos auténticos accesibles a través de sus sistemas de Custodia Digital. Los documentos en papel que contienen transcripciones de documentos electrónicos suelen denominarse “albalá” o Copia Constatable si figura en ellos el Código Seguro de Verificación (CSV).

El Código Seguro de Verificación no es suficiente para identificar un documento, sino que esta información debe ir acompañada de la identificación por su URL de la sede electrónica de la entidad a la que se puede acceder para el cotejo del documento al que corresponde. La excepción está constituida por los Códigos Seguros de Verificación enrutables (o con información de encaminamiento) a los que me referiré en otro artículo.

El código seguro de verificación es unívoco para un documento determinado y no puede haber dos documentos con el mismo código (lo que se denomina una “colisión”) en una misma entidad. Este es uno de los motivos por los que los CSV tienen validez ilimitada y forman parte de la identificación del documento desde su gestión en la fase activa del procedimiento administrativo hasta su custodia en la fase de archivo.

Por dicho motivo, los archiveros exigen que en el protocolo de cesión de documentos electrónicos que pasan a estar bajo su custodia se incluyan las medidas de seguridad y control que garantizan la correcta identificación del CSV de todos los documentos del lote transferido, asi como que existen medidas adicionales de control en la gestión de documentos en la fase activa que permiten garantizar que no se generarán códigos CSV coincidentes con otros asignados a los documentos transferidos para su archivo.

He escrito más artículos con temática conexa a la del CSV: