Archivo de la categoría: Ayudas y Subvenciones

Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

La respuesta corta es que, en bastantes casos, si. Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad. Ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digialización.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la soclicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumlimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

 

 

Algunas medidas para impulsar las TIC y el comercio electrónico en España (y Europa)


Llevo unos cuantos años impulsando y ayudando a impulsar el comercio electrónico en España y en Europa.

Y a pesar de los años, veo que todavía quedan muchas cosas por hacer.

Ahora presido la Comisión de Comercio Electrónico de AMETIC, un Foro formidable para hacer llegar peticiones y reflexiones a las administraciones públicas y reguladores.

Estos días he hecho un pequeño ejercicio de reflexión para identificar acciones que se podrían acometer desde el estado (especialmente a nivel regulatorio) para mejorar la adopción por las empresas de diferentes tecnologías de Información y Comunicaciones, lo que redundará en su mejora de competitividad a medio y largo plazo. Y también acciones para mejorar la generalización del Comercio Electrónico.

Aprovecho este blog para compartirlas con sus lectores y pedir más ideas que llevar a los debates de la Comisión de Comercio Electrónico de AMETIC:

  • Simplificación del sistema impositivo para transacciones transfronterizas: IVA unificado en la UE para transacciones e-commerce y tributación en el pais del prestador, con reglas de compensación entre paises.
  • En el marco de subvenciones y financiación apoyada institucionalmente, prioridad a inversiones en ICT a todas las empresas y de circulante a empresas de ámbito TIC
  • En el ámbito de capital riesgo, vehículos de apoyo a Business Angels que inviertan en start ups de entornos ICT
  • En el ámbito de la formación: inclusión de asignaturas tecnológicas (apicaciones especiales según disciplina y técnicas de programación) y de emprendimiento (gestión, contabiidad, fiscalidad) en todas las carreras universitarias
  • En el ámbito de la contratación pública, supresión de las modalidades no digitales de licitación (adopción paulatina con medidas de e-inclusión para autónomos y pymes)
  • Perfeccionamiento de la normativa bancaria respecto a la certeza de cobro de los sistemas de pago (y evitar “chargebacks” en transacciones por imperfecciones de su sistema que los bancos trasladan a sus clientes)
  • Tratamiento fiscal favorable (incluso recuperación de parte de impuestos especiales en combustibles) a sistemas logísticos para mejorar su competitividad
  • Implantación de marco legal que imponga limitaciones al plazo de pago de facturas. Por ejemplo, identificar electrónicamente a la Agencia Tributaria facturas no cobradas tras 60 diás, de forma que en esas facturas se produzca inversión del sujeto pasivo: en vez de que sea el suministrador el encargado de ingresar el impuesto en Hacienda, sería el adquirente.

Por favor, comenta a continuación otras medidas que propondrías

Proyecto e-Ark, un arca para preservar archivos digitales y conocimiento


El Proyecto e-Ark (European Archival Records and Knowledge Preservation) es un proyecto multinacional de 6 Millones de euros y de 3 años de duración cofinanciado por la Comisión Europea en el marco de Programa de Soporte de Políticas TIC (ICT Policy Support Programme) y del programa de Competitividad e Innovación (Competitiveness and Innovation Framework Programme – CIP) y se extenderá desde el 1 de febrero de 2014 hasta el 31 de enero de 2017. En el proyecto participa el DLM Forum.

Los Archivos proporcionan un componente indispensable del ecosistema digital por salvaguardar la información y permitir el acceso a la misma. Se requiere la armonización de diferentes enfoques de archivo actualmente fragmentados para lograr economías de escala necesarias que permitan la adopción general de soluciones de extremo a extremo. Existe una necesidad crítica de establecer una metodología general para abordar retos operativos y de negocio y diseñar soluciones técnicas que permitan la captura, preservación y reutilización de documentos electrónicos.

En cooperación con los proveedores de sistemas comerciales, E-ARK creará y sostendrá en su fase piloto una metodología paneuropea para el archivado de documentos electrónicos, sintetizando las mejores prácticas nacionales e internacionales existentes, para mantener los registros y bases de datos auténticos y utilizables a lo largo del tiempo.

La metodología se aplicará en un piloto abierto en varios contextos nacionales, utilizando herramientas existentes o prototipos, y servicios desarrollados por los socios. Esto proporcionará a las instituciones encargadas de preservar la memoria documental y a sus usuarios (tanto del sector público como privado) una base para evaluar, en un contexto operacional, la idoneidad de esas tecnologías de última generación.

El Foro DLM también ayudará a extender los resultados del proyecto más allá de la fecha de terminación del proyecto en febrero de 2017. Utilizando el modelo de licencia abierta Apache, los proveedores comerciales podrán incorporar los resultados de los proyectos (en particular, las interfaces abiertas para pre-ingesta, ingesta, archivado, acceso y reutilización) en sus propios sistemas, mejorando su longevidad. Los organismos de archivos nacionales que ejecuten instancias piloto de E-ARK servirán como ejemplos para otros que quieren adoptar el nuevo sistema abierto de archivo electrónico.

 

Digitalización certificada en el marco de la justificación de subvenciones


La digitalización certificada es un procedimiento garantista de digitalizar facturas y otros documentos de interés tributario mediante un equipamiento tecnológico adecuado y gracias al uso de la firma electrónica. Puede utilizarse un escáner, o una cámara fotográfica para convertir en imagen digital un documento en papel y una clave privada y su certificado electrónico para firmar electrónicamente la imagen. Las facturas digitalizadas con un software homologado de digitalización certificada no precisan ser conservadas en papel. Esta posibilidad viene recogida en la Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril, que junto con la Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, constituyen la base del proceso de homologación del software y de su empleo. Para poder destruir las facturas en papel y que sean válidas en su formato digital deben de cumplirse una serie de requisitos:

  • La imagen digitalizada debe de ser un reflejo fiel del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura
  • El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención de la persona a cago del proceso de digitalización
  • El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la AEAT (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.)
  • El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares de la AEAT
  • La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero
  • El fichero que contiene la imagen y los datos debe de estar firmado por firma electrónica cualificada o reconocida
  • Se debe garantizar la conservación de las imágenes. Debe de existir una base de datos y un sistema de consulta que permita el acceso al documento
  • Debe de garantizarse la integridad de los datos y la imágenes de los diferentes períodos de facturación.
  • El acceso a los datos debe de ser completo y sin demora. Es necesario que se pueda acceder tanto a los datos de la firma como al sellado de tiempo, a los datos del software y garantizar la posibilidad de obtener una copia en papel o una descarga del documento

Todos estos requisitos los evalúan las entidades auditoras de digitalización certificada como EADTrust. EADTrust, incluye de acuerdo con la empresa desarrolladora de software, otros elementos de verificación, como los que implican el cumplimiento de la Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) enrelación con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENS) de interés cuando la solución se destina a su uso por el sector público, lo que frecuentemente se denomina “digitalización garantizada”. EADTrust también colabora en la homologación de software orientado a ONG (Organizaciones No Guvernamentales) que pueden justificar las subvenciones recibidas en el marco de la Resolución de 19 de septiembre de 2012, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se establecen los requisitos para la justificación de gastos de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, mediante presentación de documentación digitalizada y del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio. El software de digitalización certificada orientado a la justificación de subvenciones debe cumplir ciertos requisitos adicionales a los establecidos en la normativa básica, y deben ser tenidos en cuenta antes de solicitar la homologación. Son más de 25 las entidades desarrolladoras de software de digitalización certificada auditadas hasta la fecha por los especialistas de EADTrust. En todo este proceso cuatro son los elementos esenciales:

  • Un sistema de captura de imagen con un nivel de resolución mínima de 200ppp.
  • Un software homologado por al AEAT para realizar el proceso
  • Un sistema informático que gestione el proceso y custodie la  base de datos que permite la consulta
  • Un mecanismo de firma electrónica que “plastifique” las imágenes digitales y garantice la inviolabilidad del mecanismo de control del proceso de digitalización en la base de datos.

El uso de la digitalización certificada multiplica las ventajas para la entidad que recibe facturas en papel y cuenta con un sistema de gestión de proveedores informatizado.

SIE Huesca, el Salón de la Innovación y el Emprendimiento se celebrará en el Palacio de Congresos de Huesca los días 23 y 24 de noviembre


El Salón de la Innovación y el Emprendimiento SIE Huesca se celebrará en el Palacio de Congresos de Huesca los días 23 y 24 de noviembre de 2012, con apoyo del Ayuntamiento de Huesca,  el Gobierno de Aragón y el Ministerio de Economía y Competitividad. El acceso al recinto, tanto a la sección congresual como a la ferial, es gratuita, pero es preciso inscribirse.

Es una cita abierta que promueva la creatividad, las ideas novedosas, el conocimiento de las ayudas públicas a la innovación, las oportunidades que ofrece el mercado para el autoempleo, la creación de negocios innovadores y el crecimiento empresarial. El evento está alineado con las líneas y programas contenidos en la Estrategia Regional de Innovación, del Gobierno de Aragón.

El Salón de la Innovación y el Emprendimiento cuenta con espacio para expositores en cuatro áreas:

  • Espacios institucionales orientados a emprendedores e inversores.
  • Demostración de proyectos innovadores singulares.
  • Oferta de recursos para emprendedores.
  • Espacio de la creatividad y zona de trabajo conjunto.

La actividad del salón girará alrededor de líneas como las siguientes:

  • Asesoramiento sobre procedimientos para crear una empresa, constituirla y registrarla.
  • Oferta para ubicación y dotación de infraestructuras.
  • Oferta de perfiles profesionales y bolsa de trabajo para facilitar la selección y contratación de personal.
  • Presentación de proyectos de emprendedores a inversores y fondos de capital riesgo.
  • Conocimiento de estrategias de emprendedores de éxito.
  • Nuevos sistemas de información, herramientas y procesos innovadores.

El Salón se completará con un panel abierto a las ideas que propongan los visitantes y tendrá una intensa actividad de conferencias,  ponencias y talleres relativos a la innovación y a los emprendedores.

Además habrá un blog del Salón en Internet, difusión a través de las redes sociales y marketing on line ligado a la celebración de esta cita.

Los emprendedores que están a la búsqueda de inversores pueden enviar un resumen de su empresa o de sus ideas a la organización, para ser expuesto en su web y, posiblemente, su presentación a inversores. Contacto comercial(@)huescacongresos.com

Inyección de 35 millones de capital riesgo para financiar empresas del sector TIC


El Gobierno destina 35 millones al  capital riesgo para financiar empresas del sector TIC

El programa “Emprendedores en red” tiene como objetivo  conceder préstamos a entidades de capital riesgo para fomentar sus inversiones en empresas del sector TIC en los momentos iniciales de su desarrollo (start-ups).

El Consejo de Ministros del 24 de junio de 2011, ha aprobado un acuerdo por el que se autoriza el convenio entre  la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información y la entidad pública empresarial red.es para la puesta en marcha del programa “Emprendedores en Red”.

El programa de atracción capital-riesgo al sector TIC “Emprendedores en red” tiene como objetivo conceder préstamos a fondos y entidades de capital riesgo para fomentar inversiones en empresas de base tecnológica del sector TIC que, en momentos iniciales de su desarrollo, encuentran importantes dificultades para acceder a una financiación adecuada.

En concreto, el programa responde a la constatación de que las empresas del sector TIC, al inicio de su desarrollo (start-ups), tienen dificultades para contar con financiaciones de entre los 0,3 y los 2,5 millones de euros, un fenómeno que se ha definido como  equity gap.

Esta deficiencia del mercado lleva  a la necesidad de impulsar medidas desde el sector público.

Las aportaciones previstas en el convenio entre la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información y red.es para la puesta en marcha del programa ascienden a 35 millones de euros. En el presente ejercicio, Red.es lanzará dos convocatorias para la
concesión de los préstamos, el 1 de julio y el 1 de octubre.

Los préstamos concedidos por red.es a los fondos o entidades de capital riesgo devengarán un 5,73% y su cuantía por proyecto individual estará comprendida entre 150.000 y 1.250.000 euros. Para la concesión de los préstamos no se exigirán garantías adicionales a las del propio proyecto empresarial TIC al cual se destine  el importe del crédito concedido por red.es. El período de amortización de los préstamos será de siete años.

Los fondos o entidades de capital riesgo no podrán financiar con fondos públicos más del 50% del  importe total de la operación de inversión. Asimismo, no porán financiar con dichos créditos operaciones que sumen un volumen superior al 50% de la totalidad de fuentes de financiación del fondo o entidad.

Visto en MITyC. Ministerio de Industria, Turismo y Comercio

Inseguridad jurídica en la energía fotovoltáica


Un estado de derecho se debe de caracterizar por la seguridad jurídica. Si las disposiciones que aparecen en el BOE se modifican cada dos por tres sin necesidad aparente, se demuestra en cada modificacion que las normas que se cambian estaban mal en primer lugar. Pero es que además, cuando afecta a decisiones económicas, cada cambio es un cambio de reglas de juego en mitad de la partida. El dislate llega al máximo cuando se imponen modificaciones con efectos retroactivos.

Esto es lo que ha pasado en el mundo de la energía fotovoltáica, y que ha dado lugar a la movilización de los afectados por la nueva normativa de placas fotovoltaicas.

La situación se resume muy bien en el artículo las consecuencias e implicaciones del RD-Ley 14/2010 del bufete Navas & Cusí Abogados que reproduzco:

Las consecuencias e implicaciones del RD-Ley 14/2010

En el año 2007, el Gobierno español incentivó y fomentó el uso, producción y venta de energías renovables alternativas, fomentando especialmente la inversión en plantas fotovoltaicas de energía eléctrica. Para ello, aprobó el Real Decreto 661/2007 mediante el cual se incentivó la colocación de plantas fotovoltaicas asegurando la inversión
realizada estipulando un precio fijo por el que las compañías eléctricas compraban la totalidad de la energía eléctrica generada por dichas placas fotovoltaicas.

Ante la garantía y seguridad ofrecida por el Estado, cientos de personas invirtieron sus ahorros en la instalación de plantas
fotovoltaicas, tanto por estar en la creencia de que el gobierno deseaba crear una auténtica fuente eficaz de energía alternativa, como por la seguridad que otorga contratar con el Estado.

El pasado viernes 24 de Diciembre de 2010 se publicó en el BOE el Real Decreto-Ley 14/2010 mediante el cual el gobierno, de forma unilateral y sin consultar a los afectados e interesados del sector, aplica medidas económicas con carácter retroactivo que afectan a todos los inversores con plantas fotovoltaicas, sin diferenciar entre los productores hasta la actualidad y los nuevos productores con posterioridad al Decreto,  limitando las horas de producción eléctrica e instaurando un peaje transitorio de acceso a las redes de transporte y distribución a satisfacer por los productores de energía eléctrica.

En resumen:

  • Los propietarios de plantas fotovoltaicas estarán obligados, a partir del 1 de enero de 2011 y hasta que no se desarrolle un reglamento que imponga otros precios, a pagar un peaje de acceso por distribuir la energía eléctrica de 0,5 €/MWh.
  • Se procede a limitar las horas de funcionamiento de las instalaciones fotovoltaicas hasta el 31 de Diciembre de 2013. Las limitaciones para las instalaciones fotovoltaicas reguladas por el Real Decreto 661/2007 serán los siguientes, según su tecnología:
> Instalación fija: 1.250 horas equivalentes de referencia / año
> Instalación con seguimiento a 1 eje: 1.644 horas equivalentes de referencia / año
> Instalación con seguimiento a 2 ejes: 1.707 horas equivalentes de referencia / año

El presente Real Decreto comportará grandes perjuicios y pérdidas económicas a los inversores, quienes decidieron realizar la inversión amparados en unas determinadas condiciones que actualmente el Gobierno ha  modificado de forma unilateral y sin respetar las condiciones contractuales pactadas, dado que no podrán recuperar la inversión realizada en el tiempo estimado por limitar el Gobierno la producción de energía eléctrica y dejar de pagar los importes y los KW estimados.

Dicho Real Decreto y sus disposiciones transitorias pueden afectar a principios constitucionales básicos como son la seguridad jurídica, la responsabilidad y la interdicción de la arbitrariedad de los poderes.