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Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

La respuesta corta es que, en bastantes casos, si. Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad. Ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digialización.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la soclicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumlimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

 

 

Nuevo curso de Digitalización Certificada en Barcelona


Ya está abierta la inscripción para el nuevo curso de Digitalización Certificada organizado por Atenea Interactiva que tendrá lugar en Barcelona el 9 de noviembre de 2010. El curso cuesta 350€ + IVA y tendrá lugar en el Hotel Abba Sants
C/ Numancia, 32

Desde la publicación de la Orden EHA 962/2007 y, especialmente, tras la publicación de la Resolución del Director de la Agencia Tributaria del 24 de Octubre de 2007 sobre el procedimiento para la Homologación de software de digitalización, las empresas pueden eliminar todos los documentos tributarios que hasta ahora se conservan en papel (facturas, recibos y cualquier documento sustitutivo de los anteriores) si disponen de su versión digital obtenida tras un proceso de Digitalización Certificada que cumpla los requisitos legales.

A  partir de entonces, se han homologado varias soluciones de Digitalización Certificada y se han iniciado muchos proyectos con el objetivo de eliminar los costes de archivo y conservación del papel.

Querido lector, si  está usted interesado en el ahorro de estos costes, si ya digitaliza sus documentos y necesita mantenerse al día de las nuevas soluciones, si comercializa software y está realizando procesos de homologación o si utiliza un gestor documental interno, este seminario le interesará.

La jornada la imparte D. Santi Casas, uno de los especialistas de Albalia Interactiva, entidad que ha llevado a cabo más de 15 auditorías de Digitalización Certificada.

Para este seminario se ha definido la siguiente AGENDA:

1. Normativa relacionada con la Orden EHA 962/2007

  • Directiva 2001/115/CE del Consejo, con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido
  • Directiva 2010/45/UE del Consejo de 13 de julio de 2010 por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturaciónDirectiva 2006/112
  • Real Decreto 1496/2003, del 23 de noviembre
  • Normativa foral relativa a la facturación
  • La Facturación Electrónica en la Ley de Contratos del Sector Público
  • La Facturación Electrónica en la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
2. Análisis de la orden EHA 962/2007
  • Estudio de la Orden EHA /962/2007, del 10 de abril: desarrollo de disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas
  • Obligaciones del expedidor en la conservación de las facturas y documentos sustitutivos
  • Obligaciones de los destinatarios en la conservación electrónica de las Facturas y Documentos sustitutivos
  • Digitalización Certificada de las facturas recibidas y documentos  sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes
  • Impresión de facturas y documentos sustitutivos remitidos en Formato Electrónico
  • Certificados Electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de Certificación y Firma Electrónica
3. Firma electrónica: autenticidad e integridad de la copia digital
  • Cómo se cumplen los requisitos de integridad y autenticidad de origen
  • Directiva 1999/93/CE del Parlamento europeo y  de Consejo, del 13 de diciembre, por la que se establece un marco comunitario para la Firma Electrónica
  • Ley 5912003, del 19 de diciembre, de Firma Electrónica
  • Tipos de Firmas Electrónicas y de Certificados Electrónicos. Certificados reconocidos o cualificados. Certificados de personas físicas y jurídicas
  • Tipos de Firmas Electrónicas. Estándares TS 101 733 Y TS 101 903.
  • DNI Electrónico
  • Servicios de Validación (VA) Y de Sellado de Tiempo (TSA)
4. Planificación de Proyectos Digitalización Certificada y de Facturación Electrónica
  • Arquitectura Tecnológica y requerimientos funcionales del proyecto de implantación
  • Soluciones tecnológicas empaquetadas y “a medida”: ventajas y limitaciones
  • Gestión de la Firma Electrónica y de la Validación. Excepciones a la Validación Protección de datos en relación
    con las Facturas Electrónicas
  • Archivo y conservación de las Facturas Electrónicas
  • Digitalización de Facturas en el Sector Público: la destrucción de facturas en papel y tratamiento de Facturas Digitalizadas como originales de cara a la Intervención general del Estado
5. Proceso de Homologación del Software de Digitalización Certificada
  • Procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de Digitalización Certificada
  • Resultado de la Digitalización Certificada.
  • Organización documental de los campos exigibles del registro de datos (según artículo 62 y siguientes del RD/1624/1992)
  • Imagen binaria del documento digitalizado o enlace al fichero que la contenga
  • Funcionalidades del software de Digitalización Certificado
  • Firma de la base de datos para garantizar la integridad de datos e imágenes
  • Garantía de acceso a la base de datos: consulta en línea, búsqueda selectiva
  • Digitalización Certificada por terceros: Cómo garantizar que es correcta la Digitalización efectuada por el prestador
  • Acceso a la Información, CD ROM, On line
  • Proceso de Digitalización. Garantías del Sistema: Autenticidad e Integridad
  • Documentación preparar en un proceso de homologación.
  • Declaración responsable, informe técnico e integridad 

Factura en la sombra


La primera vez que he escuchado este término (hoy mismo) pensaba que era una factura que se recibe en la cárcel.

Pero no. Es una especie de factura en la que se reflejará el coste de las atenciones médicas que reciban los afiliados a la seguridad social.

Al decir “una especie de factura”, quiero decir que NO es una factura. Es tan solo un término mal empleado en una noticia que ha pasado a reproducirse por todas partes sin contrastar, en la mejor (peor) tradición de los medios de comunicación españoles.

Sin embargo, no hay que preocuparse, porque hay solución. Lo que la ministra Trinidad  Jiménez quería decir, seguramente, es que tras el verano se implantará un albarán de los servicios médico. El albarán es un documento informativo sin valor liberatorio, mientras que una factura es un documento oficial que obliga al pago y aporta su valor probatorio en la deducción del impuesto de valor añadido por el receptor.

Resuelto el misterio: la factura en sombra es un simple albarán. No hace falta inventar términos extraños.

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