Archivo de la categoría: AEAT

Como digitalizar documentos y destruir los originales


El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.

¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?

La respuesta corta es que, en bastantes casos, si. Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad. Ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digialización.

¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?

Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:

(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.

Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:

  • Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
  • Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?

El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.

Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la soclicitud con un informe de audtoría.

El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumlimento de los requisitos aplicables.

¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?

La normativa tributaria se refiere a entidades  de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,

¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?

Si.

En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:

 

 

Soluciones homologadas de Digitalización Certificada en la web de la AEAT


En la pagina web de la Agencia Tributaria se incluye información sobre la Digitalización Certificada y, entre ella, la relación de entidades que cuentan con un software homologado de Digitalización.

Casi la mitad de las soluciones han sido auditadas por nuestros especialistas.

Vea más información en nuestra página sobre la Auditoria de soluciones de Digitalización Certificada.

Esta es la relación completa de soluciones publicada por la AEAT actualizada a mayo de 2017.

SOFTWARE VER. EMPRESA FECHA DE HOMOLOGACIÓN
LEGALSNAPSCAN 1.0 ANF-AC 26/11/2007
DF-SERVER 4.0.0 SOTRONIC 06/03/2008
EDASFACTURAS 3.0 ZEROCOMA (Disponible V3.1 04/12/2015) 11/04/2008
EDIWIN DIGICERT 1.1 EDICOM 11/04/2008
INVESDOC DC 10.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS 16/06/2008
ATRIL 4.0-DC IPSA 15/07/2008
DIGITAL DOCU 3.0 OFIMÁTICA DIGITAL 01/09/2008
SCAN_VISIO EDOCUMENT SUITE 2.0 ABAST SOLUTIONS 16/12/2008
FIRMADOC DIGITALIZACIÓN 1.0.0 AYTOS CPD 08/01/2009
I-FACT 1 INDRA SISTEMAS S.A. 04/02/2009
DOCUODEC 2.0 ODEC 18/02/2009
DIGIFACTIN 2.0 NOTARNET S.L 26/02/2009
docuCERT 1.0 CATIMAGE S.L 15/04/2009
ADAPTING EFACTURA 2.0 ADAPTING S.L 20/04/2009
INVOCA DOCUMENTUM 1.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS 19/05/2009
ESIGNA DIGITALSCAN 1.0 INDENOVA S.L 19/05/2009
AdDOC 3.70 IBAI SISTEMAS S.A 02/06/2009
Scan Invoices 5-5 sp2 READSOFT ESPAÑA S.L 29/06/2009
Ecodoc 1.00.00 AKITANIA 2000 S.A. 29/06/2009
BdocWeb 6.0 ALIANET S.L 29/06/2009
PIXELWARE LEGAL SCAN 2.0 PIXELWARE S.A. 03/09/2009
ECOMPULSA 1.0 DOCEO 22/09/2009
HEIMDALL 1.0 PAPYRUM NEXUS S.L. 22/09/2009
Docuware 5.1b DocuWare S.L 11/12/2009
Livelink ECM-digitalización certificada 1.0 Hummingbird Spain S.L. 17/12/2009
DOXiS4 InvoiceMaster 4.0 SER SOLUTIONS IBERIA S.L 12/01/2010
DIFSLEGAL 3.0.0.0 Matrix Development System, S.A. 28/01/2010
IMG-Módulo de Digitalización Certificada 1 Serikat Consultoría e Informática, S.A. 12/02/2010
FACTe 1.0 Indra Bmb, S.L. 09/03/2010
BS Factura-DC 2.0 BanSabadellFactura, S.L.U. 12/03/2010
EdocScancert 2.0 EDITIO SERVEIS GLOBALS D’IMPRESSIÓ,S.L. 15/04/2010
GDON 1.0 DISEÑO OPERATIVO DE SOFTWARE S.L. 19/04/2010
IesaGDoc ModuloDC 3.0.0.0 Informatización de Empresas S.A. 27/04/2010
Delfos Web Scan 1.0 Atos Origin SAE 02/07/2010
TS-DIGCERT 1.0 T-Systems ITC Iberia S.A.(Sociedad Unipersonal) 08/07/2010
Repcon invoices 1.0 Semantic systems 27/10/2010
Esker DeliveryWare 5.0 ESKER Ibérica S. L. 03/12/2010
DEOSCAN-ALETHEIA 1.0 MULTITEC S.A. 10/12/2010
Readsoft INVESDOCDC 1.0 IECISA (Informática El Corte Inglés) 22/12/2010
Readsoft DC 1.0 IECISA (Informática El Corte Inglés) 22/12/2010
SM-Veritas 1.0 Simply Smart S.L. 25/02/2011
Tire@SDC 1.0 TIREA S.A. (Tecnologías de la Información y Redes para Entidades 25/02/2011
GOnceDC 1.0 GUADALTEL S. A. 22/03/2011
ABS Doc DC 1.0 ABS Informática S. L. 12/07/2011
Movidoc – DDFE 1.1 Voicelan Telecom S. L. 27/07/2011
Expert Scan 1.0 Datadec Online S. A. 29/09/2011
GitDoc.Cert 1.0 GIT DOC S. L. 16/09/2011
Tradise Paperless 1.0 Training Digital Security S.L. 19/12/2011
OnBase 11 Hayland Software inc. 15/06/2012
GseDocuCert 1.0 Gabinete de Software Empresarial 07/09/2012
GesDocumental 2.0 Informática y Desarrollo de Software S.L 19/09/2012
FactUM 3.0 Universidad de Murcia 14/09/2012
SDC Oracle 1.0 European Agency of Digital Trust, S.L. 01/10/2012
Idoneo.NET 1.1 Abysal System S.L. 30/10/2012
Repcon DC 1.0 Semantic Systems S. L. 21/01/2013
GerSoft-DC 1.0 Gersoft Hispania S.L. 20/02/2013
Livelink ECM-digitalización certificada 1.1 Open Text Software S. L. U 02/04/2013
DocGes Digitalización Certificada 1.0 Programación Integral, SA 12/04/2013
OnBase 12 Hyland Software Inc. 22/04/2013
Docuware 6.0 DocuWare S.L 15/07/2013
Captio Cert 1.0 Ongest Gestiones y Servicios Internet S.L. ( esta empresa ha cambiado su denominación a CAPTIO TECH S.L.) 09/08/2013
Esker DeliveryWare 6.0 ESKER Ibérica S. L. 04/12/2013
Efacturanet dc 1.0 EVINTIA S.L. 28/03/2014
GesBan Digital 1.0 Ingeniería del software bancario S.L. 03/04/2014
Le Moustache Club (cambia denom.) 1.0 APP TO IU YOU MOBILITY, S. L. (cambia denom.) 04/04/2014
DIGCERT 1.0 Sociedad de Explotación de Redes Electrónica y Servicios S.A. 10/04/2014
ADAR 3.8 Docout S.L. 24/04/2014
EXACCTA (antes Le Moustache Club) 1.0 Le Moustache Club S.L. (Antes APP TO IU MOBILITY) 09/07/2014
Doku4Invoices 1.0 Paina Nuevas Tecnologias S. L. 14/07/2014
MyDocument (Núcleo EdasFacturas) 1.0 DocQuijote Software S. L. 03/09/2014
DocQuijote (Núcleo EdasFacturas) 1.0 DocQuijote Software S. L. 03/09/2014
IVA FREE DigCert 2.0.0 GROWTH TECHNOLOGIES S.L: 04/04/2015
Livelink ECM-digitalización certificada 1.2 Open Text Software SLU 03/12/2014
Invoca Documentum 1.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLES S.A. 16/12/2014
IreneDC 3.0 Manuel Diago García 21/01/2015
EJIDOSOFT DC 1.0 EJIDO SOFT S. L. 12/02/2015
ECS DC 1.0 Electronic Certification Services S. L. 10/03/2015
TICKELIA 10 MULTIMOS S.A. 08/04/2015
Digitaldocu-AECID 1.0 Ofimática Digital SLU 14/04/2015
Trans 2000 1.0 MASTERSOFT 2000 29/07/2015
ATMGERES Digitalización Certificada 1.0 ATM2 S. L. 03/09/2015
ANFIX 1.0 Anfix Software S.L. 27/10/2015
GERNOTAS-DC 1.0 GERSOFT HISPÂNIA S.L. 05/11/2015
EDASFACTURAS 3.1 ZEROCOMA S.L. 04/12/2015
LE MOUSTACHE CLUB (cambio ver) 1.1 LE MOUSTACHE CLUB S.L. 22/12/2015
TRAVEL & EXPENSES 7.00.210 UNIT4 Business Software Ibérica S. A. 21/03/2016
BIZHUB (Núcleo Edas Facturas V3.1) 1.0 Konica Minolta Business Solutions Spain S.A. (Acuerdo con Zerocoma S.L.) 06/05/2016
EDAS SCAN PRO 2.0 ZEROCOMA S.L. 31/05/2016
IVAFREE DigCert (Cambio Vers.) 2.1.2000 GROWTH TECHNOLOGIES S.L. 10/05/2016
GIFF MODULO DC 1.0 FEDERACIO FARMACEUTICA S. COOP. C.L. 13/06/2016
OnBase (act. Algoritmos) 15 HYLAND Software Inc. 13/01/2016
eBit Digitalize 1.0 BIT ON Consultores S. L. 05/09/2016
Continia Digital Documens 1.0 CONTINIA SOFTWARE A/S 22/06/2016
TICKELIA (paso a V13) 13 MULTIMOS S. A. 23/06/2016
MyTickets. 1.0 Indra Sistemas S. A. 08/09/2016
Digitaliz@ 1.0 SERVINFORM S.A. 03/10/2016
VINCLE-Doc 5.0 VINCLE Internacional de Tecnología y Sistemas S.A. 04/10/2016
SABBATIC DC 1.0 PAOPAO DIGITAL S.L. 03/11/2016
Captio Cert 1.0 CAPTIO TECH S.L., Antes Ongest Gestiones y Servicios Internet SL 09/08/2013
Premier Archive 2.0 PREMIER TAX FREE SA 21/02/2017
Ticketless 1.0 QUANTUM ECONOMICS SL 09/02/2017
CLOUD XPENSES
(Nucleo Edas Facturas V3.1)
1.0 CLOUBITY ENTERPRISE SOLUTIONS S.L. (Acuerdo con Zerocoma S.L.) 27/02/2017
NOTILUS HOMOLOGACIÓN 1.0 D.I.M.O SOFTWARE S.A.S OFICINA DE REPRESENTACIÓN EN ESPAÑA 02/03/2017
UpACTiva-Módulo de digitalización certificada 1.0 CHEQUE DEJEUNER ESPAÑA S.A. 07/03/2017
Comarch ECM DC 1.0 COMARCH SOFTWARE SPAIN S.L.U 28/03/2017
XPENDITURE 2.0 XPENDITURE N.V. REPRESENTADA EN ESPAÑA POR GARCIA BLAY, ALEXANDRE (N.I.F: 46129213E) 05/04/2017