El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.
¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?
La respuesta corta es que, en bastantes casos, si.
Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.
En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.
¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?
Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.
En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:
(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.
Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:
- Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
- Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
- Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.
¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?
El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.
Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.
El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.
¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?
La normativa tributaria se refiere a entidades de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,
¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?
Si.
En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:
- Digitalización de documentos y archivos
- Digitalización certificada en la Administración de Justicia
- Digitalización garantizada: la digitalización certificada del sector público
- Como solicitar la homologación de un software de Digitalización Certificada
- Auditoría de Homologación de Digitalización Certificada
- Soluciones de Digitalización Certificada homologadas por la AEAT (Agencia Tributaria)
- Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Navarra
- Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Álava
- Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Guipuzcoa
- Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Vizcaya
- Auditoría de adecuación al Protocolo de Digitalización de documentos de Canarias
- Digitalización Certificada a partir de 2013
- Digitalización Garantizada
- Digitalización Certificada en el sector público
- Auditoría de Digitalización Certificada
Todo es electrónico 
Excelente post, muy buenas explicaciones. Muy importante lo que comentas sobre el software, ya que quizá mucha gente piense que con cualquiera vale pero es importante que cumpla los requisitos que mencionáis. La verdad es que hecho correctamente, es una buena forma de organizar mejor toda la documentación.
Muy interesante. Me parece muy bien todo lo expuesto en este post para aprender a digitalizar nuestros documentos confidenciales. Buen trabajo y un saludo!!
Muchas gracias por la información, muy concreta y utilizable. Saludos ¡