Obligaciones respecto a las facturas y facturación electrónica


La Factura Electrónica constituye un modelo de factura eficiente y segura que cada vez tiene una mayor aceptación y que es de uso obligatorio a partir del 15 de enero de 2015, para determinadas empresas y organismos públicos.

Para conocer las implicaciones de la nueva normativa de facturación, Atenea Interactiva propone un seminario de un día en el  que colaboro como profesor, junto con Bartolomé Borrego, sobre la facturación electrónica obligatoria, en las Administraciones Públicas y en las empresas de especial relevancia económica.

El evento tendrá lugar en Madrid el próximo 21 de enero de 2015. Se puede contactar con Atenea Interactiva llamando al 91 716 0555.

Al margen de las nuevas obligaciones relativas a la facturación electrónica, es necesario tener en cuenta el marco legal general de la facturación que define el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Resumo sus aspectos más relevantes y algunos de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público  y de la Ley 28/2014, de 27 de noviembrea continuación:

Obligación de expedir y entregar factura

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA.

También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de entregas de bienes o prestaciones de servicios, salvo que se trate de entregas intracomunitarias de bienes.

Igualmente están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que han sido destinatarios y que se efectúen en el desarrollo de sus actividades.

No existirá obligación de expedir factura en las siguientes operaciones:

  • Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
  • Las operaciones exentas del IVA, No obstante cuando la prestación este relacionada con operaciones de seguro y financieras, deberá expedirse factura si se entienden realizadas en el territorio de aplicación del impuesto o en otro estado miembro de la unión y estén sujetas y no exentas al mismo. También será obligatoria la expedición cuando se trate de servicios de hospitalización, asistencia medica, donación de sangre, trabajos realizados por estomatólogos, odontólogos y mecánicos dentistas, transporte de enfermos, las entregas de terrenos rústicos no edificables (incluyendo las edificaciones indispensables para desarrollo de una explotación agraria), los bienes utilizados por el transmitente para realizar operaciones exentas o excluidas de deducción en la adquisición, afectación o importación.
  • Las operaciones realizadas por empresarios o profesional en el desarrollo de su actividad y que les sea de aplicación el régimen especial de recargo de equivalencia
  • Aquellas operaciones que por referencia a sectores o empresas determinadas, autorice la administración tributaria para evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades. Esto se hace a través de acuerdos de exoneración, en el propio acuerdo se establecen el hecho y las condiciones de la exoneración.

Asimismo, tampoco estarán obligados a expedir factura los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, sin perjuicio del denominado “recibo agrícola” que deberán emitir los empresarios o profesionales que efectúan el reintegro de las compensaciones al adquirir los bienes o servicios de personas acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca..

En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles utilizados exclusivamente para las actividades agrícolas, ganaderas y  pesqueras.

Deberá expedirse factura y copia de ésta en todo caso en las siguientes operaciones:

  • Aquellas de las que sean destinatarias personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, con independencia de que se encuentren establecidas en el territorio de aplicación del impuesto o no.
  • Las exportaciones de bienes exentas del IVA, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos.
  • Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro exentas del IVA.
  • Aquéllas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación.
  • Cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • Las ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales cuando, por aplicación de las reglas de localización, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Determinadas entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Aquellas de las que sean destinatarias las Administraciones públicas.

Estos supuestos de obligación de expedir factura deben ajustarse en los siguientes casos:

  • Cuando la entrega de bienes o la prestación de servicio a que se refiera se entienda realizada en el territorio de aplicación del impuesto, y el sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea expedida por este ultimo, deberá constar la mención “inversión del sujeto pasivo”
  • Cuando el proveedor o prestador este establecido en el territorio de aplicación del impuesto o tenga en el mismo establecimiento permanente o en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o prestación de servicios y dicha entrega o prestación, conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, no se entienda realizada en el territorio  de aplicación de impuesto, en los siguientes supuestos:
    • Cuando la operación este sujeta en otro estado miembro, el sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio. En ese caso el obligado a emitir la factura puede omitir en ella la descripción de la operación, el tipo impositivo y la cuota tributaria, e indicar en su lugar referencia a la cantidad de bienes o servicios suministrados, su naturaleza y el importe sujeto al impuesto. En ningún caso en esta situación se puede emitir factura simplificada.
    • Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Comunidad. Tampoco se podrá emitir factura simplificada.

 

Cuando se expiden las facturas y cómo se remiten

Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación o bien, si el destinatario de la operación es un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y las operaciones estén acogidas al régimen especial del criterio de caja deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación.

La expedición implica la generación de la factura. La norma distingue este concepto del de remisión. El plazo de remisión de las facturas por los obligados a su expedición, en general será el mismo momento de su expedición  o bien, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, en el plazo de un mes a partir de la fecha de su expedición.

Las facturas podrán ser expedidas por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Entendiendo por autenticidad aquel sistema que garantice la identidad del obligado a expedirlo y del emisor de la factura (de ser diferente). Y respecto la integridad, el proceso que garantice que no ha podido ser modificado.

La autenticidad e integridad del contenido en papel o electrónica podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en derecho, si bien la firma electrónica avanzada es la manera más sencilla de lograr este propósito. También goza de presunción de autenticidad e integridad  el procedimiento de remisión mediante intercambio electrónico de datos (EDI) .

Solo se podrá remitir facturas electrónicas a destinatarios que hayan dado su consentimiento.

La obligación de expedir factura podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros, en cualquiera de los casos, el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones.

En el caso que quien la confeccione sea el destinatario de las operaciones habrá que cumplir los siguientes requisitos:

  •  Deberá existir un acuerdo por el que se autorice con carácter previo a la realización de las operaciones. No es obligatorio que se documente por escrito.
  •  Cada factura así expedida deberá ser objeto de aceptación, que se ajustara a lo que determinen las partes.
  •  El destinatario que proceda a la expedición deberá remitir una copia.
  •  Las facturas son expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones

Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo de previsto en la Ley general tributaria que remite al Código de Comercio (6 años), los siguientes documentos:

  • Las facturas recibidas
  • Las copias o matrices (la base de datos que sirvió de base a la expedición de la factura) de las facturas expedidas
  • Los justificantes contables de la operación expedidos por quien realice la entrega de bienes o la prestación de servicios en los supuestos de inversión del sujeto pasivo.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original por parte del expedidor, como la copia por el titular de la explotación.
  • Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la importación.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso por parte de la Administración tributaria sin demora.

Régimen especial aplicable a los servicios de telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y a los prestados por vía electrónica

Deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten tal remisión o lo soliciten expresamente las empresas prestadoras de los siguientes servicios:

  • Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
  • Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
  • Servicios de suministro de agua a consumidores.
  • Servicios de suministro de gas al por menor.
  • Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.
  • Servicios de agencia de viajes.
  • Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
  • Actividades de comercio al por menor.

Y ello con independencia del tamaño de su plantilla o volumen de negocio. Esta obligación será exigible a partir del 15 de enero de 2015 y solo en los casos de las agencias de viajes, transporte y comercio será condición para emitirla que se haya realizado la contratación por medios electrónicos.

Contenido de las Facturas

Toda factura y sus copias contendrán, al menos los siguientes datos o requisitos:

1º.    Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Se permite la posibilidad de utilizar series separadas, cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

Es obligatoria la expedición en series separadas específicas de las facturas siguientes:

  • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
  • Las rectificativas.
  • Las que se expidan por los adjudicatarios en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
  • La expedición de facturas por agencias de viajes que actúen como mediadoras en nombre y por cuenta ajena.
  • Cuando se expidan facturas simplificadas para documentar las operaciones efectuadas en un mismo año natural.
  • Las que documenten las operaciones intragrupo que se realicen entre entidades que opten por aplicar el régimen especial avanzado del Grupo de Entidades.

2º.    Fecha de expedición. Asimismo, deberá indicarse la fecha en que se haya efectuado la operación o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si se trata de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

3º.    Identificación del obligado a expedir la factura y del destinatario, debiendo constar el nombre y apellidos, razón o denominación social completa.

4º.    Número de Identificación Fiscal del obligado a expedir la factura. Dicho NIF será el atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación.

5º.    El Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:

  • Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta.
  • Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla.
  • Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

6º.    Domicilio del obligado a expedir la factura y del destinatario. El nuevo reglamento que entra en vigor en 2013 elimina la no obligatoriedad  de poner el domicilio del destinatario si éste, es persona física no empresario o profesional, por tanto actualmente si habrá que reflejarlo. Además las autorizaciones concedidas por la administración tributaria para la no consignación cuando el valor de la contraprestación sea inferior a 100 euros, pierden también sus efectos teniendo que reflejar el domicilio del destinatario.

7º.    Descripción de la operación, consignándose todos los datos necesarios para determinar la base imponible, incluyendo el precio unitario sin impuesto de la operación, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en dicho precio unitario.

8º.    El tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones. En caso de que se repercuta el recargo de equivalencia, éste también debe constar separadamente

9º.    La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debe consignarse por separado.

Facturas con características especiales

En el supuesto de que la operación sea exenta, se debe incluir una referencia a las disposiciones legales correspondientes a la normativa comunitaria o a los preceptos de la ley del impuesto o indicación de que la operación está exenta.

En las entregas de medios de transporte nuevos exentas del IVA por destinarse a otro estado miembro de la UE, debe hacerse constar las características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

En el caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo indicado anteriormente deberá contener la mención “Facturación por el Destinatario”.

En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “Inversión del Sujeto Pasivo”.

En el caso de aplicación del régimen especial de agencias de viajes, la mención Régimen Especial de Agencia de Viajes.

En el caso de aplicación del régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención “Régimen Especial de Bienes Usados”, “Régimen Especial de Objetos de Arte” o “Régimen Especial de Antigüedades y Objetos de Colección”.

En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mencíon “Régimen especial del criterio de caja“.

Deberá especificarse por separado la parte de la base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:

  • Se documenten operaciones que estén exentas y otras que no lo estén.
  • Se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.
  • Se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos.

Cuando el proveedor o prestador del servicio este en territorio de aplicación del impuesto y las reglas de localización derivan a que la operación este sujeta en otro estado miembro, no será necesario consignar los apartados 7º,8º y 9º pudiendo indicar mediante referencia a la cantidad o a los bienes  y servicios suministrados y su naturaleza, el importe sujeto al impuesto de tales bienes o servicios, salvo que sea expedida por el destinatario de la operación.

Las Facturas simplificadas

La factura simplificada es la denominación de lo que en la normativa anterior se denominaban tickets o documentos sustitutivos de facturas.

Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las facturas completas u ordinarias y podrán expedirse a elección del obligado:

1)       Cuando el importe no exceda de 400 euros incluido IVA

2)       Cuando se trate de facturas rectificativas

3)       Cuando su importe no exceda de 3.000 euros incluido IVA y se trate de alguno de los supuestos en los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques, como son:

  1. Ventas al menor, incluso las realizadas por los fabricantes o elaboradores de los productos entregados. A estos efectos tendrán la consideración de ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes cuando el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquéllas. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que por su naturaleza sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
  2. Ventas o servicios en ambulancia.
  3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  4. Transporte de personas y sus equipajes.
  5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
  6. Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
  7. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
  8. Servicios de peluquerías y los prestados por institutos de belleza.
  9. Utilización de instalaciones deportivas.
  10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  11. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
  12. Alquiler de películas.
  13. Utilización de autopistas de peaje.
  14. Servicios de tintorería y lavandería.
  15. Las que autorice la Agencia Estatal de Administración Tributaria, cuando las practicas comerciales o administrativas del sector o las condiciones técnicas, dificulten particularmente la inclusión en las mismas de la totalidad de los datos. En este  orden se entenderá que las autorizaciones concedidas antes de 2013 para la emisión de documentos sustitutivos de las facturas se encuentran vigentes para la posibilidad de emitir facturas simplificadas. Por ejemplo: entradas a espectáculos deportivos, servicios de fotocopias, entradas a cines y museos, servicio de reparación de calzado, servicios de alquiler de hamacas y sombrillas en la playa, maquilladores y esteticistas, la actividad de explotación de una tómbola, de una máquina colocada en un recinto ferial, prestación de servicios de Internet y juegos de ordenador, explotación de parques infantiles, explotación de exposiciones de esculturas, realización de visitas guiadas turísticas y culturales, servicios de alquiler de bicicletas, triciclos y ciclomotores, servicios de lavado y engrase de vehículos, así como en los servicios de reparación de artículos de joyería, relojería, platería, y bisutería, etc.

No podrán expedirse facturas simplificadas en las siguientes operaciones:

  • Entregas de bienes destinados a otro Estado miembro
  • Entregas de bienes a cuya expedición o transporte se inicie en otro Estado miembro con destino al territorio y/o sean objeto de impuestos especiales y por las reglas del la Ley del IVA se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Las entregas de bienes o prestaciones de servicio que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, cuando el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario y la factura sea expedida por éste o un tercero.
  • Las entregas de bines o prestaciones de servicios en las que el proveedor del bien o prestador del servicio este en territorio de aplicación, pero por las reglas de localización aplicables no se entienda realizada en el territorio de aplicación del impuesto y la operación este sujeta en otro estado miembro y la factura no sea hecha por el destinatario o cuando la operación se entienda realizada fuera de la Comunidad.

Contenido de las Facturas simplificadas

Los requisitos de las facturas simplificadas son mayores que los que eran de aplicación según la normativa anterior, y contendrán los siguientes datos:

1º.     Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa.

Se podrán  expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros, en los siguientes casos:

  • Cuando el obligado a expedirlas cuente con varios establecimientos
  • Cuando el obligado realice operaciones de distinta naturaleza
  • Cuando las expida el destinatario de la operación o un tercero
  • Las rectificativas
  • Cuando el obligado expida facturas ordinarias y facturas simplificadas en el mismo año

2º.     La fecha de expedición. Así mismo deberá indicarse la  fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que en su caso, se ha recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la expedición de la factura.

3º.     Número de Identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.

Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor deberá hacer constar el Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o por la de otro Estado miembro, el domicilio del destinatario de las operaciones y la cuota tributaria por separado.

Si el destinatario no fuera empresario o profesional y lo exigiera para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, deberá confeccionarse con los mismos datos anteriores vistos igual que si fuera un empresario o profesional.

4º.     La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

5º.     El tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión “IVA INCLUIDO”, esto es una novedad pues en los antiguos documentos sustitutivos antes si se ponía la mención “IVA Incluido” no era necesario reflejar el tipo, actualmente se debe reflejar siempre el tipo impositivo aplicado.  Por supuesto si una misma factura comprende operaciones sujetas a diferentes tipos del IVA, deberá especificarse por separado la base imponible correspondiente a cada operación.

6º.     Contraprestación total

7º.     En las facturas rectificativas la referencia expresa a la factura que rectifica y de las especificaciones que se modifican

8º.     Reflejarse las menciones expresadas en las facturas ordinarias en el apartado de facturas con características especiales, si se trataran de facturas simplificadas por los mismos hechos.

Se deja abierta la posibilidad de que cuando el departamento de gestión tributaria de la agencia tributaria aprecie practicas comerciales o administrativas en el sector de que se trate o que las condiciones técnicas de expedición de facturas simplificadas recomienden la consignación de mayores o menores menciones podrá adoptar acuerdos incluyendo datos adicionales o excluyendo algunas menciones señaladas.

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