Según la RAE una acepción de Cartulario es la que se refiere al Escribano, y principalmente el de número de un juzgado, o el notario en cuyo oficio se custodian las escrituras de que se habla.
En el ámbito de la Diplomática, según el artículo de Concepción Mendo, recogido por Lía González, los cartularios son copias de documentos, recibidos por personas o entidades, que se transcriben completos o en extractos para asegurar su conservación y facilitar su consulta. Sirven como testimonio de la sociedad del momento, del estado de cuentas y propiedades de iglesias, monasterios y conventos; y de los cambios experimentados en la demografía, la cultura y las lenguas.
El cartulario es un documento público cuyo valor, como documento histórico, depende de la fidelidad con la que se reproduce el sentido sustancial del original.
La creación de los cartularios, a lo largo de su historia, está vinculada a situaciones de crisis y reformas administrativas o culturales. En estas circunstancias, en las que las se hace necesario localizar títulos relativos a bienes y derechos o documentos concernientes a la fundación o administración de entidades, los cartularios cumplen con la finalidad de facilitar la consulta de los documentos conservados en los archivos y servir como instrumento probatorio para que las instituciones puedan conocer y hacer valer sus derechos de propiedad frente a terceros.
Según Carlos Sáez los cartularios se pueden clasificar en tres grupos: “los primitivos consistían en la agrupación de originales cosidos y encuadernados, un segundo tipo son aquellos en los que se copia por extenso el texto de los documentos originales y finalmente están los que recogen un resumen del original”.
En pleno siglo XXI aparecen los cartularios electrónicos, como cartulario.net (cuya página inicial en estos momento redirige a noticeman.net), que recogen documentos electrónicos auténticos identificables con código seguro de verificación (CSV). Son servicios de «Tercero de Confianza» (y a partir de la entrada en vigor del futuro Reglamento eIDAS servicios de preservación de documentos electrónicos auténticos englobados entre los que ofrecen los Prestadores de Servicios de Confianza Digital).
Estos servicios garantizan que los documentos cuya custodia se delega a prestadores especializados no pueden modificarse por ninguno de los intervinientes, ni siquiera el que los creó originalmente, y pueden ser utilizados como prueba en juicio o en cualquier otro procedimiento de resolución de controversias (como la Negociación, la Mediación, el Arbitraje o el Pleito).
Además, si están bien diseñados, permiten recuperar el concepto de «original electrónico» y aportar funcionalidades como la endosabilidad, obliterabilidad y completitud, ya mencionados en otros artículos de este blog.
La extensión de algunos principios de la diplomática clásica al medio digital da lugar a la diplomática digital.
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