Digitalización certificada en el marco de la justificación de subvenciones


La digitalización certificada es un procedimiento garantista de digitalizar facturas y otros documentos de interés tributario mediante un equipamiento tecnológico adecuado y gracias al uso de la firma electrónica. Puede utilizarse un escáner, o una cámara fotográfica para convertir en imagen digital un documento en papel y una clave privada y su certificado electrónico para firmar electrónicamente la imagen. Las facturas digitalizadas con un software homologado de digitalización certificada no precisan ser conservadas en papel. Esta posibilidad viene recogida en la Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril, que junto con la Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, constituyen la base del proceso de homologación del software y de su empleo. Para poder destruir las facturas en papel y que sean válidas en su formato digital deben de cumplirse una serie de requisitos:

  • La imagen digitalizada debe de ser un reflejo fiel del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura
  • El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención de la persona a cago del proceso de digitalización
  • El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la AEAT (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.)
  • El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares de la AEAT
  • La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero
  • El fichero que contiene la imagen y los datos debe de estar firmado por firma electrónica cualificada o reconocida
  • Se debe garantizar la conservación de las imágenes. Debe de existir una base de datos y un sistema de consulta que permita el acceso al documento
  • Debe de garantizarse la integridad de los datos y la imágenes de los diferentes períodos de facturación.
  • El acceso a los datos debe de ser completo y sin demora. Es necesario que se pueda acceder tanto a los datos de la firma como al sellado de tiempo, a los datos del software y garantizar la posibilidad de obtener una copia en papel o una descarga del documento

Todos estos requisitos los evalúan las entidades auditoras de digitalización certificada como EADTrust. EADTrust, incluye de acuerdo con la empresa desarrolladora de software, otros elementos de verificación, como los que implican el cumplimiento de la Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) enrelación con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENS) de interés cuando la solución se destina a su uso por el sector público, lo que frecuentemente se denomina “digitalización garantizada”. EADTrust también colabora en la homologación de software orientado a ONG (Organizaciones No Guvernamentales) que pueden justificar las subvenciones recibidas en el marco de la Resolución de 19 de septiembre de 2012, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se establecen los requisitos para la justificación de gastos de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, mediante presentación de documentación digitalizada y del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio. El software de digitalización certificada orientado a la justificación de subvenciones debe cumplir ciertos requisitos adicionales a los establecidos en la normativa básica, y deben ser tenidos en cuenta antes de solicitar la homologación. Son más de 25 las entidades desarrolladoras de software de digitalización certificada auditadas hasta la fecha por los especialistas de EADTrust. En todo este proceso cuatro son los elementos esenciales:

  • Un sistema de captura de imagen con un nivel de resolución mínima de 200ppp.
  • Un software homologado por al AEAT para realizar el proceso
  • Un sistema informático que gestione el proceso y custodie la  base de datos que permite la consulta
  • Un mecanismo de firma electrónica que “plastifique” las imágenes digitales y garantice la inviolabilidad del mecanismo de control del proceso de digitalización en la base de datos.

El uso de la digitalización certificada multiplica las ventajas para la entidad que recibe facturas en papel y cuenta con un sistema de gestión de proveedores informatizado.

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