Completitud documental a través del CVE o localizador


Al hablar de la obliteración de los documentos electrónicos estamos considerando un tipo de función que no exige establecer el concepto de original, lo que no aplica a este tipo de documentos.

En esta función, como en la endosabilidad, necesitamos elementos complementarios que permitan establecer la autenticidad de un documento y ciertos atributos.

La Ley 11/2007 define un concepto que ya está inventado con otra denominación, y que aplica al BOE (Boletín General del Estado) para establecer la referencia con la que contrastar copias en papel de normativas publicadas en el BOE, dando la posibilidad de cotejar los documentos en caso de duda.

En este contexto el CVE, o Código de Verificación Electrónica, consiste en un conjunto de caracteres que identifican de forma única cualquiera de las disposiciones, actos y anuncios publicados en el Boletín Oficial del Estado.

Este código se encuentra impreso en todas y cada una de las páginas de cada disposición, acto o anuncio publicados y facilita el acceso al documento electrónico original en la pagina web de la Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado.

Cualquier copia realizada en papel de los originales electrónicos del Boletín Oficial del Estado, a partir de 1 de enero de 2009, tiene la consideración de copia auténtica si incluye el CVE.

El CVE permite contrastar la autenticidad de cualquier página del Boletín Oficial del Estado impresa en papel mediante el cotejo con el documento electrónico original. Para ello, en la página de acceso al diario oficial (Sede Electrónica) se puede introducir el CVE y obtener el documento original, firmado electrónicamente.

Al margen del ejemplo que supone el BOE, el código de verificación debe incluirse en todo documento electrónico que pueda manejarse en papel. Es de hecho el “localizador” del documento, de forma similar al “localizador” de un viaje, cuando se adquiere un billete electrónico.

Por si solo hace referencia al documento y permite que cuando se maneja el documento en papel cualquiera pueda verificar su autenticidad sin más que consultarlo en su referencial de autenticidad. El referencial de autenticidad es la “sede electrónica”, en unos caso del BOE y en otros del organismo público o privado que gestiona documentos electrónicos.

En esencia, todo organismo que expida documentos electrónicos, independientemente de que estén firmados o no debería indicar en el documento la sede referencial (sede electrónica o URL en la que se puede comprobar su autenticidad) y el localizador (código generado electrónicamente).

Además el concepto de “completitud documental” exige el control de referencias cruzadas en metadatos. Esto es algo que se puede hacer en los documentos electrónicos y no es tan sencillo en los de papel.

La completitud indica las variaciones de estado asociadas a un documento a lo largo del tiempo y su situación en un momento dado. Se puede entender con un ejemplo del mismo BOE.

Supongamos que se publica una orden ministerial en el BOE y que se identifica con su localizador o CVE. Quien ostente el papel puede gozar de la presunción de autenticidad de tal copia.

Sin embargo, si tras detectar errores se publica una subsanación en un BOE posterior, quien busque el documento original por su localizador en el repositorio electrónico accederá al tenor literal del documento cuya copia se ha indicado y además debería  recibir un aviso de que el texto de determinadas secciones ha cambiado por la publicación de la normativa que ha corregido los errores, incluyendo el enlace a los documentos posteriores que afectan a su consideración de “completo”.

El primer documento es auténtico (como su copia) pero no es completo (a no ser que se conozca la referencia a los documentos posteriores).

Como se ve, al hablar de documentos electrónicos la referencia CVE o localizador es un elemento esencial de la autenticidad de los documentos electrónicos, que resuelve el problema de la “completitud“, el de la transmisibilidad o endoso, y el de la fungibilidad u obliterabilidad de documentos.

3 pensamientos en “Completitud documental a través del CVE o localizador

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