Compulsa electrónica


La Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, del Ministerio de Industria Comercio y Turismo, regula la Compulsa Electrónica de Documentos en Papel. Es un modelo a seguir para el resto de las Administraciones Públicas, aunque limite el alcance de la norma por un problema de competencias.

Transcribo lo más importante de la norma:

Artículo 1. Compulsa electrónica de documentos originales en papel.

La compulsa electrónica de documentos, a los efectos de esta orden, es un procedimiento seguro de digitalización de la documentación de originales en papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello la firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público del Ministerio o de alguno de sus organismos públicos dependientes, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica.

Artículo 2. Procedimiento para compulsar electrónicamente documentos originales en papel.

1. Para realizar la compulsa electrónica se digitalizarán los documentos originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato pdf que se mostrará en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se procederá a la firma de la copia electrónica mediante la utilización de la firma electrónica reconocida del funcionario o empleado público que realice la compulsa, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia compulsada se le añadirá un localizador universal del documento, así como la fecha y hora de la compulsa y la identificación del firmante.

2. Los documentos originales, una vez compulsados electrónicamente, se devolverán a los interesados o a los que los presentaron.

Artículo 3. Formato de los documentos compulsados electrónicamente.

1. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán utilizando el formato XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), especificación técnica ETSI TS 101 903 v1.2.2 (2004-04).

2. Este formato almacena una copia del documento original en papel, el resultado de aplicar los algoritmos hash, el certificado utilizado para firmar el documento compulsado electrónicamente, que permite identificar al funcionario o empleado público que realiza la compulsa electrónica, la fecha y hora de la compulsa, de acuerdo con el horario oficial, y la firma electrónica reconocida generada.

Artículo 4. Validez de los documentos compulsados electrónicamente.

Los documentos compulsados electrónicamente tendrán la misma validez que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate, de acuerdo con lo previsto en el artículo 8.3 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.

Artículo 5. Utilización extensiva de los documentos compulsados electrónicamente.

Con el fin de agilizar la tramitación administrativa de los procedimientos, se procurará generalizar la compulsa electrónica a todos los documentos originales en papel presentados en los Registros Generales y Auxiliares del Ministerio, facilitando de este modo la creación de expedientes electrónicos y la tramitación telemática de los mismos.

Artículo 6. Expedición de copias auténticas electrónicas y en papel de documentos originales electrónicos válidamente emitidos por el Ministerio.

Se podrán emitir copias auténticas electrónicas o en papel de los documentos originales electrónicos válidamente emitidos por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Estas copias deberán ser firmadas electrónicamente por los funcionarios o empleados públicos que tengan competencia para ello, y las emitidas en papel deberán incluir un localizador universal que permita comprobar la integridad y autenticidad de las mismas.

Artículo 7. Conservación de los documentos compulsados electrónicamente.

1. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán en el Archivo de Constancias Electrónicas (ARCE), conforme al procedimiento creado en la Orden ITC/3928/2004, de 12 de noviembre, por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y se deberán conservar durante el plazo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, para los documentos en papel.

2. Los organismos públicos deberán desarrollar sistemas de almacenamiento de documentos compulsados electrónicamente que aseguren su integridad, disponibilidad y confidencialidad, así como el acceso a los mismos por medio de un localizador universal.

Artículo 8. Competencia para la compulsa de documentos.

Serán competentes para la compulsa electrónica de los documentos aquellos funcionarios que tengan capacidad para hacerlo según las normas vigentes, dependiendo del tipo de documento de que se trate. Estos funcionarios se asegurarán de que el fichero electrónico se forma sin alterar el contenido de los documentos que se compulsan. En particular, serán competentes:

a) Los funcionarios de los registros del propio Ministerio y sus organismos públicos.

b) El Secretario de la Junta de Contratación, los Secretarios de otros órganos colegiados y los titulares de los órganos administrativos del Ministerio, así como los funcionarios adscritos a las Secretarías de dichas unidades.

c) Los funcionarios que en cada caso designe el responsable del órgano instructor en los procedimientos de ayudas públicas.

d) Los cajeros pagadores del Departamento respecto a los documentos que soporten los pagos tramitados a través de sus cajas.

De todo ello, me gustaría destacar el Artículo 7, que institucionaliza un concepto sobre el que vengo «evangelizando» desde hace años: el repositorio referencial de la autenticidad y completitud de los documentos electrónicos. En este caso, el Ministerio los llama ARCE (Archivo de Constancias Electrónicas) .

Creo que esta norma es un gran avance, mientras va llegando la futura Ley de la Administración Electrónica.

Aunque falta por establecer normativamente la forma de transcribir a papel los documentos electrónicos, los efectos de los diferentes tipos de documentos en diferentes instancias, la forma de comprobar la autenticidad de los documentos o su completitud (es decir, si existen otros documentos que deban ser conocidos para interpretar correctamente el referenciado).

En fin, algo es algo.

5 comentarios en “Compulsa electrónica

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  2. Luis

    Hola:
    ¿Dónde puedo compulsar electrónicamente el DNI? La compulsa en papel la hago en la Comisaría. Por cierto, si presento documentación por un registro electrónico, como el 060, ¿el DNI compulsado en papel y escaneado tiene el mismo efecto que el DNI compulsado electrónicamente?
    Gracias y saludos

    Responder
    1. LBG

      Hola,
      Segun tengo entendido el DNI no necesita compulsa pues modificarlo es un delito. El problema es compulsar un archivo pdf recibido por e-mail (un presupuesto) que no te han enviado por correo ordinario.

      Responder
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