Periodo de vigencia del CSV (Código Seguro de Verificación)


En relación con la implementación de la Ley 11/2007 por parte de las administraciones públicas surgen preguntas como ¿Durante cuanto tiempo se pueden ver en la sede electrónica los documentos electrónicos a través del Código Seguro de Verificación?

La normativa desarrollada no contempla todas las opciones y los organismos tienen que tomar decisiones. Para fijar criterio a la hora de trabajar en las implantaciones de la administración electrónica conviene tener en cuenta los conceptos de la diplomática digital.

En relación con la pregunta indicada, hay que decir que el CSV debe conservarse para siempre. El acceso al documento se limita por la política de gestión documental de la entidad, y debe poder hacerse siempre, bien en la sede electrónica original, bien en el organismo a cargo del archivo.

Hay que hacerse a la idea de que el CSV equivale al número de protocolo de los notarios.

En el ámbito notarial, se puede solicitar copia simple o auténtica de un documento a partir de su matriz en el propio notario que lo protocolizó (cuya identidad equivale a la de la sede electrónica del organsmo) o bien en su sucesor en el protocolo, o bien en el sistema de archivo a largo plazo de protocolos.

En el caso de las administraciones públicas, siempre debe quedar definido en la política de gestión documental el órgano ante el que se puede solicitar el documento una vez superada la fase administrativa en la que el procedimiento esta “vivo” o dentro de los plazos de prescripción.

Y para el “handout” de documentos electrónicos auténticos, cuando deban hacerse cargo de ello los archivos a largo plazo, debe firmarse entre el organismo cedente y el cesionario un documento que refleje las técnicas de preservación documental electrónica previas y futuras y los controles de integridad (hashes y timestampings) de los documentos (o colecciones) transferidos.

Atenea Interactiva organiza cursos de Diplomática Digital. Se puede contactar con el 902 365 612 o el 917160555 para solicitar un curso in-company o para inscribirse en el próximo seminario abierto sobre este tema.

Seminario “Adaptación a los cambios de la Ley de Sociedades de Capital” – Gestión Societaria Electrónica


Logo Atenea InteractivaAtenea Interactiva organiza un seminario que resuelve dudas técnicas y jurídicas de administradores de sociedades y de especialistas en relación con los accionistas, respecto a los nuevos requisitos de servicios electrónicos en relación con las Juntas de Accionistas, introducidos en la Ley de Sociedades de Capital.

A lo largo de los 3 últimos años, la normativa de Sociedades de Capital ha sufrido repetidos cambios orientados a aumentar la relación electrónica entre las Sociedades y sus accionistas o partícipes.

En algunos casos, cuando las empresas cotizan en bolsa, las nuevas obligaciones incluyen la creación de un Foro Electrónico de Accionistas que permita la toma de contacto entre accionistas previa a la Junta e incluso promover propuestas que se traten en ella.

La normativa comunitaria de necesario traslado al ordenamiento jurídico español promueve entre otras cosas la participación transfronteriza de los accionistas en las empresas en las que invierten, lo que incluye la posibilidad de retransmitir la Junta de forma online y de proporcionar medios de participación en ella que puedan ser utilizables a distancia. De entre estos, destaca el uso del Voto Electrónico, que parece estar entre las preferencias del legislador.

El Voto Electrónico ya existe como opción en la normativa societaria en España desde el año 2003 y muchas sociedades adaptaron sus estatutos entre el año 2004 y el año 2005 para dar cobertura a esta previsión legal. Desgraciadamente, la filosofía de copiar artículos de estatutos y convocatorias de Juntas, típica entre Sociedades cotizadas, ha llevado a la generalización de modelos de gestión de identidades en relación con la participación a distancia (y singularmente el voto electrónico) que arrastra errores de concepto desde las primeras implementaciones.

En un país tan avanzado en términos de gestión de identidades como España, que cuenta además con más de 25 millones de DNIs electrónicos, sorprende la baja calidad en la redacción de estatutos y convocatorias en relación con el voto electrónico y los certificados electrónicos admitidos.

Desde agosto de 2011 la normativa societaria cuenta con el nuevo concepto de “Sede Electrónica” que permite desarrollar entre otros aspectos, el de la Publicación Fehaciente de acuerdos, convocatorias y otros documentos de interés para el accionista, sin requerir de la publicación de anuncios en periódicos de alcance regional o nacional. Este concepto ha vuelto a desaparecer en marzo de 2012 retornando al concepto de página web de la Sociedad, pero con la exigencia de la autenticidad de los documentos publicados en ella.

Este cambiante marco jurídico exige ciertas medidas tecnológicas que permitan al consejo certificar el cumplimiento de las obligaciones societarias adoptando algún mecanismo que garantice la fehaciencia de las declaraciones del órgano de administración.

Todos estos retos plantean dudas a los departamentos de Relación con el Accionista de las Sociedades, a los Secretarios de Consejo, a los Presidentes, a muchos Consejeros, a Accionistas mayoritarios y minoritarios, e incluso a notarios y registradores.

Por ello Atenea Interactiva ha definido un seminario que ayuda a gestionar adecuadamente los medios TIC (Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones) en el marco de la gestión societaria, lo que se denomina “Gestión Societaria Electrónica” o “Gestión Societaria Digital” . En una sesión se tratarán todos los servicios electrónicos de relación con los accionistas que pueden implantar tanto las sociedades cotizadas como el resto de sociedades de capital (anónimas y limitadas), de forma que sean capaces de redactar estatutos, convocatorias, reglamentos relacionados con estas actividades (foro electrónico de accionistas, voto y participación a distancia) de forma coherente y sensata e implementar estos servicios sin incurrir en elevados dispendios.

La asistencia a este evento ayuda a aclarar conceptos, y, además, por las características de los asistentes es un buen contexto para intercambiar experiencias y anécdotas.

Este es el resumen de los temas que se tratarán:

  1. Resumen de las principales normativas relacionadas con la Gestión Electrónica Societaria
  2. Resumen de los sistemas de acreditación de la identidad a distancia.
  • Sistemas de certificación y firma electrónica.
  • Firma avanzada y cualificada.
  • Prestadores de Servicios de Certificación
  1. Identificación de la cualidad de accionista en el caso de acciones nominativas y al portador.
  • Fichero X25 de Iberclear
  1. La evolución del concepto de Sede Electrónica Societaria y página web de la Sociedad.
  2. Notificación fehaciente.
  3. Publicación Fehaciente de Convocatorias de Juntas de Accionistas en página web.
  4. El foro electrónico de accionistas
  5. El voto electrónico en Juntas y en Consejos.
  • La delegación electrónica de voto
  1. Aspectos cuya implantación es recomendable u obligatoria.
  2. Orientaciones para la redacción de Estatutos, Convocatorias y Reglamentos en relación con el Foro Electrónico de Accionistas y el Sistema de Voto Electrónico.
  3. Coloquio: comentarios y experiencias

Cambios legales recientes:

Servicios societarios electrónicos – Seminario de Atenea Interactiva


Logo Atenea InteractivaEl 28 de Noviembre de 2011 se celebrará en Madrid el seminario sobre Gestión Electrónica Societaria organizado por Atenea Interactiva, con un coste de 150 € + IVA (18%) por asistente.

A lo largo de los 3 últimos años, la normativa de Sociedades de Capital ha sufrido repetidos cambios orientados a aumentar la relación electrónica entre las Sociedades y sus accionistas o participes.

En algunos casos, cuando las empresas cotizan en bolsa, las nuevas obligaciones incluyen la creación de un Foro Electrónico de Accionistas que permita la toma de contacto entre accionistas previa a la Junta e incluso promover propuestas que se traten en ella.

La normativa comunitaria de necesario traslado al ordenamiento jurídico español promueve entre otras cosas la participación transfronteriza de los accionistas en las empresas en las que invierten, lo que incluye la posibilidad de retransmitir la Junta de forma online y de proporcionar medios de participación en ella que puedan ser utilizables a distancia. De entre estos, destaca el uso del Voto Electrónico, que parece estar entre las preferencias del legislador.

En un país tan avanzado en términos de gestión de identidades como España, que cuenta además con más de 25 millones de DNIs electrónicos, sorprende la baja calidad en la redacción de estatutos y convocatorias en relación con el voto electrónico y los certificados electrónicos admitidos.

Desde agosto de 2011 la normativa societaria cuenta con el nuevo concepto de “Sede Electrónica” que permite desarrollar, entre otros aspectos, el de la Publicación Fehaciente de acuerdos, convocatorias y otros documentos de interés para el accionista, sin requerir de la publicación de anuncios en periódicos de alcance regional o nacional.

Como contrapartida se exigen ciertas medidas tecnológicas que permitan al consejo certificar el cumplimiento de las obligaciones societarias adoptando algún mecanismo que garantice la fehaciencia de las declaraciones del órgano de administración.

En esta sesión se tratarán todos los servicios electrónicos de relación con los accionistas que pueden implantar tanto las sociedades cotizadas como el resto de sociedades de capital, de forma que sean capaces de redactar estatutos, convocatorias, reglamentos relacionados con estas actividades de forma coherente y sensata e implementar estos servicios sin incurrir en elevados dispendios. Además, por las características de los asistentes, es un buen contexto para intercambiar experiencias y anécdotas.

Los temas que se tratarán son los siguientes:

  • Resumen de las principales normativas relacionadas con la Gestión Electrónica Societaria.
  • Resumen de los sistemas de acreditación de la identidad a distancia. Sistemas de certificación y firma electrónica. Firma avanzada y cualificada. Prestadores de Servicios de Certificación
  • Identificación de la cualidad de accionista en el caso de acciones nominativas y al portador. Fichero X25 de Iberclear.
  • El concepto de Sede Electrónica Societaria.
  • Notificación fehaciente.
  • Publicación Fehaciente de Convocatorias de Juntas de Accionistas en página web.
  • El Foro Electrónico de accionistas.
  • El Voto Electrónico en Juntas y en Consejos. La delegación electrónica de voto.
  • Aspectos cuya implantación es recomendable u obligatoria.
  • Orientaciones para la redacción de Estatutos, Convocatorias y Reglamentos en relación con el Foro Electrónico de Accionistas y el Sistema de Voto Electrónico.
  • Coloquio: comentarios y experiencias.

SOA – Service Oriented Architecture y la firma electrónica


Las instituciones, organismos públicos y grandes empresas, usan cada vez más la firma electrónica, por los grandes ahorros que promueve, la eficiencia que añade a los procesos, y por prescripcion legal.

Con 25 millones de DNI electrónicos y casi 5 millones de otros certificados cualificados, se utiliza para identificar y establecer la prestación del consentimiento en miles de documentos electrónicos. Las firmas automatizadas requieren infraestructuras comunes y la mera gestión de políticas de firma hace recomendable en ocasiones utilizar sistemas de firma centralizados aunque los usuarios trabajen en puestos distribuidos en le organzación.

Servicios de gestión centralizada de firmas electrónicas y servicios conexos que forman parte de la arquitectura tecnológica de las organizaciones  se emplean cada vez más, también para garantizar una funcionalidad fluida que no dependa de las múltiples configuraciones de los equipos de los usuarios. La diversidad de equipamientos es con frecuencia causa de fallos de funcionamiento.

Entre los servicios que despliegan las organizaciones, cabe citar los siguientes:

  • Servicios de Firma (DSS).  El servicio de firma automatizada permite firmar documentos XML y PDF, respectivamente con firmas XAdES y PAdES. Los documentos de otro tipo pueden encapsularse en firmas CAdES o firmas XAdES, si bien requerirán de servicios de comprobación compatibles con la técnica de encapsulado.  Este servicio permite también  verificar las firmas de documentos ya firmados. El servicio permite utilizar diferentes claves y certificados, asociados a diferentes políticas, que se gestionan de forma centralizada en un HSM (Hardware Security Module). Se usa, por ejemplo, para automizar el uso de los sellos de órgano.
  • Servicio de Sellado de Tiempo. Este servicio emite y verifica sellos de tiempo sobre protocolo RFC 3161 y (o)  webservice (DSS). Si se usa con un certificado de TSU de una CA apropiada, en el marco de un acuerdo de gestión, estos sellos de tiempo pueden tener valor legal.  El sistema permite sincronización mediante NTP (accediendo a ROA), GPS y DCF77.
  • Servicio de Validación de Certificados. Este servicio permite comprobar la validez de un certificado y extraer la información contenida en él, relativa al titular del mismo (nombre y apellidos, NIF/CIF, ….). Para ello hace uso de consultas OCSP o consultas de certificados revocados según el protocolo definido por la AEAT (ycaestec).
  • Servicio de Copia. Este servicio añade información gráfica (Código QR o PDF 417) relativa a una firma electrónica sobre una copia constatable de un documento electrónico (albalá), facilitando así posteriores procesos de comprobación de documentos electrónicos impresos.
  • Servicio de Potestades. Este servicio permite gestionar y comprobar atribuciones en un marco de gestión de políticas de firma, o en relación con flujos de proceso (worlflows) de diferentes roles del organismo (cargos administrativos, firmantes finales por nombramiento oficial, responsables, apoderados, …).
  • Servicio de Custodia. Este servicio permite almacenar y recuperar documentos almacenados en el Sistema de Constancias (Cartulario). Existen varios tipos de custodia con diferentes restricciones de acceso (o sin restricciones). Se utiliza el concepto de Código Seguro de Verificación.
  • Servicio de Interconexión con otras Redes. Este servicio permite obtener información de validación de certificados y otras informaciones de redes asociadas. En particular existen integraciones con la Red SARA.
  • Servicios de validación de esquemas. Relacionados con documentos intercambiados, frecuentemente en formato XML se trata de validar la correcta formación de los documentos y la cumplimentación de su contenido. Por ejemplo el formato factuare en el caso de las facturas electrónicas.
  • Servicio de Publicación Fehaciente. Este servicio permite obtener certificados que acrediten fehacientemente el momento en el que los documentos son publicados en una Sede Electrónica. Utiliza el sistema de sello de tiempo y permite cumplir el artículo 42 de la Ley de Contratos del Sector Público (en el caso de las administraciones públicas) o la normativa de publicación de convocatorias de juntas de la Ley de Sociedades de Capital (en el caso del sector privado).

Además hay servicios adicionales que proporcionan funcionalidades localizadas en sistemas cliente o servidor, accesibles por otros programas:

  • Ejecutable de firma en cliente: permite la firma de documentos por parte de un usuario, haciendo uso de su clave y sucertificado digital. Existen variantes como por ejemplo el de  firmador java (websigner) y el de firmador de escritorio.
  • Módulos que desarrollan las funcionalidades en forma de API (SDK) para ser invocadas por otras aplicaciones en entorno cliente o en entorno servidor.

Estos conceptos pueden extenderse y se tratan enel Seminario Firma Electrónica en Arquitectura SOA. Os invito a inscribiros.

Convocatoria en web de Junta general de Accionistas según la Ley de Sociedades de Capital


El artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital (recogida en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital), que se refiere a la convocatoria de la junta general de accionistas, ha sufrido modificaciones por medio del Real Decreto-Ley 13/2010, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo, y por medio de la Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas.

En la actualidad queda redactado de la siguiente manera:

1. Salvo disposición contraria de los estatutos, la junta general será convocada mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en la página web de la sociedad. Con carácter voluntario y adicional a esta última o cuando la sociedad no tenga página web, la convocatoria se publicará en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. Los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad o por cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, que asegure la recepción del mismo por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

Con carácter voluntario y adicional, la convocatoria se podrá publicar en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

3. Por excepción a lo dispuesto en el apartado anterior, en el caso de sociedad anónima con acciones al portador, la convocatoria deberá realizarse, al menos, mediante anuncio en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

Para poder aportar las evidencias de la publicación en la página web de la sociedad con la antelación dispuesta en el artículo 176 de la LSC (un mes en las sociedades anónimas y quince días en las sociedades de responsabilidad limitada) en el proceso de inscripción registral de los acuerdos de la Junta, es conveniente contar con un certificado de un servicio capaz de registrar dicha publicación y gestionar las evidencias electrónicas.

Logo EAD Trust Este servicio denominado “comprobación fehaciente”  lo proporciona EADTrust y es mucho más económico que el de publicar un anuncio en un periódico (una de las alternativas para las sociedades que no cuentan con página web).

Además, cuando le conste a la sociedad la dirección electrónica de los socios (el email o el telefono móvil), podrá llevar a cabo la notificación electrónica individual por un medio de comunicación fehaciente como Noticeman, si lo contempla en sus estatutos.

Firma Electrónica y Diplomática Digital – Seminario para los Archiveros de Navarra


El próximo Viernes, 11 de noviembre de 2011,  de 9:30 a 14:30 horas, impartiré un seminario en el Civivox de Iturrama en la calle  Esquíroz 24, de  Pamplona sobre  Firma Electrónica y Diplomática Digital, auspiciado por la Asociación de Archiveros de Navarra

Estos son los temas que trataré:

1. Conceptos de Diplomática

  • Archivística, Paleografía, Sigilografía
  • Cartularios, Códices Diplomáticos, Tumbos, Becerros
  • Autenticidad de los documentos en papel
  • Partes de un documento
  • Tipos de documentos

2. Marco Legal

  • Normativa en relación con los archivos
  • Normativa en relación con la Firma Electrónica
  • Normativa de Administración Electrónica
  • Normativa sobre Contratación Electrónica
  • Estándares aplicables en la Gestión de Documentos Electrónicos

3. Diplomática Digital

  • Autenticidad de los Documentos Electrónicos. Obliterabilidad, Endosabilidad, Completitud
  • Custodia Digital. Cartulario Digital. Archivo de Constancias Electrónicas. código de Verificación
  • Convivencia de Documentos Electrónicos y de papel. Albalá, copia constatable, Digitalización Certificada. Localizador

4. Firma electrónica

  • Descripción técnica de la Firma Electrónica.
  • Descripción legal de la Firma Electrónica.  Firma Avanzada. Firma Reconocida
  • Prestadores de servicios de certificación en España y en Europa
  • Firma Básica, Fechada, Completa. Conservación de firmas a largo plazo
  • Timestamping. Comprobación de validez de certificados (CRL, OCSP)
  • Dispositivos seguros de creación de firma.

5. Gestión de Documentos en el Sector Público

  • Sede Electrónica. Código seguro de verificación
  • Registro de entrada, registro de salida, registro telemático, interconexión de registros. SICRES
  • Expediente Electrónico
  • Digitalización de Documentos
  • Interoperabilidad de Gestión de Documentos entre Administraciones
  • Clasificación de documentos. Metadatos
  • Notificaciones Fehacientes. Notificaciones Obligatorias

6. Gestión de Documentos en el Sector Privado

  • Contratos. Novación Electrónica. Prestación del consentimiento
  • Digitalización Certificada de facturas. Digitalización Certificada de otros tipos de documentos
  • Uso de la Firma Electrónica. Requisitos de la digitalización de firmas manuscritas para que sea considerada Firma Electrónica avanzada. Tabletas digitalizadoras, bolígrafos electrónicos
  • Notificaciones Fehacientes. Correo Electrónico Certificado.

Es una satisfacción que los Archiveros de Navarra hayan pensado en mi para ello. Eso de ser “profeta en su tierra” no es habitual.

Servicios societarios electrónicos


Logo EAD Trust EADTrust es un Prestador de Servicios de Certificación supervisado por el MITyC  que presta servicios de confianza en la nube, y que se ha especializado en la prestación de algunos servicios societarios, que son actualidad por los recientes cambios normativos. La base gracias a la que se desarrollan mucho servicios es la de su servicio de Timestamping, que se emplean de forma directa por algunas entidades financieras.

Los servicios que están disponibles para empresas cotizadas, y, en general, para todo tipo de sociedades de capital, son os siguientes:

Aunque cada uno de los servicios tiene un coste muy competitivo, aun se reducen más por contratar varios servicios de forma conjunta. Contacte con EADTrust en el 902 365 612.

Funcionalidades de BackTrust


BackTrust es una plataforma de servicios (SOA)  asociados a la firma electrónica que puede ser utilizada en entornos de Administración Electrónica y también, en el sector privado, en el marco de las obligaciones de Interlocución Telemática.

Es un producto de Albalia Interactiva, con versiones para plataformas Mainframe (System z), entornos Linux y entornos Windows Server

Entre los servicios que presta BackTrust cabe citar los siguientes:

  • Servicio de Firma (DSS). El servicio de firma automatizada permite firmar documentos XML y PDF, respectivamente con firmas XAdES y PAdES. Los documentos de otro tipo pueden encapsularse en firmas CAdES o firmas XAdES, si bien requerirán de servicios de comprobación compatibles con la técnica de encapsulado.  Este servicio permite también  verificar las firmas de documentos ya firmados. El servicio permite utilizar diferentes claves y certificados, asociados a diferentes políticas, que se gestionan de forma centralizada en un HSM (Hardware Security Module). Se usa, por ejemplo, para automizar el uso de los sellos de órgano.
  • Ejecutable de firma en cliente: permite la firma de documentos por parte de un usuario, haciendo uso de su clave y sucertificado digital. Existen 2 variantes: firmador java (websigner) y firmador de escritorio.
  • Servicio de Sellado. Este servicio emite y verifica sellos de tiempo sobre protocolo RFC 3161 y (o)  webservice (DSS). Si se usa con un certificado de TSU de una CA apropiada, en el marco de un acuerdo de gestión, estos sellos de tiempo pueden tener valor legal.  El sistema permite sincronización mediante NTP (accediendo a ROA), GPS y DCF77.
  • Servicio de Validación Avanzada de Certificados. Este servicio permite comprobar la validez de un certificado y extraer la información contenida en él, relativa al titular del mismo (nombre y apellidos, NIF/CIF, correo electrónico, etc.).
  • Servicio de Copia. Este servicio añade información gráfica (Código QR) relativa a una firma electrónica sobre una copia constatable de un documento electrónico (albalá), facilitando así posteriores procesos de comprobación de documentos electrónicos impresos.
  • Servicio de Potestades. Este servicio permite gestionar y comprobar atribuciones en un marco de gestión de políticas de firma, o en relación con flujos de proceso (worlflows) de diferentes roles del organismo (cargos administrativos, firmantes finales por nombramiento oficial, responsables, apoderados, …).
  • Servicio de Custodia. Este servicio permite almacenar y recuperar documentos almacenados en el Sistema de Constancias (Cartulario). Existen varios tipos de custodia con diferentes restricciones de acceso (o sin restricciones). Se utiliza el concepto de Código Seguro de Verificación.
  • Servicio de Interconexión con otras Redes. Este servicio permite obtener información de validación de certificados y otras informaciones de redes asociadas. En particular existen integraciones con la Red SARA y con el sistema de acceso a información de certificados revocados definido por la AEAT (ycaestec).
  • Servicio de Publicación Fehaciente. Este servicio permite obtener certificados que acrediten fehacientemente el momento en el que los documentos son publicados en una Sede Electrónica. Utiliza el sistema de sello de tiempo y permite cumplir el artículo 42 de la Ley de Contratos del Sector Público (en el caso de las administraciones públicas) o la normativa de publicación de convocatorias de juntas de la Ley de Sociedades de Capital (en el caso del sector privado).

Además de la dispobilidad de funcionalidades en modalidad de servicio SOA, existen módulos que desarrollan las funcionalidades en forma de API (SDK) para ser invocadas por otras aplicaciones en entorno cliente o en entorno servidor. En particular, en entornos EDITRAN, permitiendo la firma y comprobación de firma de mensajes intercambiados entre plataformas de diferente tecnología.

“Sede Electrónica” en el sector privado


Aunque lo mencioné en un artículo reciente, Comprobación de la convocatoria a la Junta de Accionistas en Sede Electrónica, quiero insistir en el concepto de sede electrónica en el sector privado.

Para mi, la sede electrónica es uno de los componentes de la matriz digital, es decir, uno de los mecanismos que define la autenticidad de los documentos electrónicos junto con la firma electrónica.

La Matriz Digital está compuesta de:

  • Sede Electrónica
  • Código Seguro de Verificación
  • Metadatos convencionales
  • Metadatos con funcionalidad de completitud documental (anotaciones, diligencias, documentos conexos, obliterabilidad, endosabilidad, datos de cesionarios y cedentes, asociación a expedientes)
  • Sistemas de control de integridad de datos (indices -“foliado”-, control de precedencia, control de integridad procedimental -“auditabilidad”-, estampación temporal -“timestamping”-).
  • Representaciones originales y facsimilares de los documentos.

La matriz digital (que yo frecuentemente denomino cartulario electrónico) forma junto con la firma electrónica la base de la autenticidad de los documentos electrónicos, y permite llevar a cabo todas las funciones que permiten los documentos en papel y que no son posibles si solo se usa la firma electrónica.

En la normativa asociada al sector público ya existe un marco conceptual que determina un conjunto de presunciones respecto a la gestión de documentos electrónicos, pero ese marco no se ha definido de forma expresa para el sector privado.

Por eso la definición en el artículo 11 bis de la reciente Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas del concepto de sede electrónica, aunque con un alcance algo más limitado que el que se le da en la administración electrónica, permite trasladar al ámbito civil y mercantil muchas de las presunciones creadas por la normativa administrativa.

Y de esta forma, los conceptos de la diplomática digital (válidos por sí mismos, por estar basados en los elementos de las evidencias electrónicas) alcanzan en el sector privado el nivel de presunción del que ya gozaban en el sector público.

Como implementar un Foro Electrónico de Accionistas


Por estas fechas han concluido todas las juntas de accionistas que han utilizado los servicios de Albalia Interactiva como prestador del servicio de “Foro Electrónico de Accionistas” y es un buen momento de hacer balance.

Previamente, para quienes no conozcan los aspectos jurídicos del asunto, les recomiendo leer el artículo Foro Electrónico de Accionistas o escuchar los podcast Foro Electrónico de Accionistas y Las juntas de accionistas en la sociedad de la información emitidos en el programa de radio Confianza en la Red.

Para la implementación del Foro Electrónico de accionistas hemos preparado un set de documentación que permite al consejo aprobar la normativa del foro con la suficiente antelación a la realización de la convocatoria de la junta. También impartimos un cursillo a quienes tienen alguna responsabilidad en la gestión del foro, de modo que perciban que tienen control sobre todos los aspectos relevantes. En todo caso, mientras el foro está “abierto” proporcionamos un servicio de seguimiento continuo que permite identificar todas las intervenciones y, en caso de ser necesario, contacta con las personas designadas de la entidad que decidirán sobre los posibles elementos de moderación del foro.

Gracias a nuestro profundo conocimiento de todos los aspectos de la certificación y la firma electrónica, hemos desarrollado un sistema de identificación por DNI electrónico (o, si la entidad lo desea, por otros tipos de certificados o por sistemas de usuario y password) muy fácil de usar y que no requiere de la instalación de código en el ordenador del accionista, eliminando una de las principales críticas a los sistemas desplegados por algunas entidades.

El tiempo estimado de puesta en marcha del “Foro electrónico de accionistas” es de entre 2 y 7 días, en función de la complejidad de adaptación de la imagen corporativa de la sociedad que contrata el servicio, si bien se recomienda que las entidades contacten con algo más de tiempo para ayudarles a preparar las gestiones societarias asociadas a la convocatoria de la junta.

La opción elegida por todas las entidades que han contratado el servicio ha sido la de utilizar la infraestructura tecnológica de Albalia, aunque existe la opción de instalar todo el software en los sistemas de la entidad. Existe la posibilidad de que las entidades referencien el foro como un subdominio del de su entidad, como por ejemplo http://foro.entidad.es  (lo que requiere configurar el servidor de dominios de la entidad de forma apropiada) pero en todos los casos en los que hemos prestado el servicio este año, las entidades han preferido utilizar un dominio de Albalia especialmente concebido para este fin: http://accionistas.de/DEMO/

En cuanto a la duración del servicio, aunque este puede ser prestado durante todo el año, de junta a junta, las entidades han preferido que estuviera disponible desde la convocatoria de la junta hasta la finalización de esta, y deshabilitado el resto del tiempo.

Todas las entidades que este año han desplegado su “Foro electrónico de accionistas” con nosotros han manifestado su satisfacción por el servicio recibido y han anunciado su intención de renovarlo en el próximo ejercicio. Nosotros estamos convencidos de que conforme haya más entidades cotizadas que lo conozcan, serán más las que opten por contratarlo, entre otros motivos por las excepcionales condiciones económicas que acompañan la propuesta.

Para quienes deseen comprobarlo, les invitamos a contactar llamando a Albalia Interactiva al teléfono 902 365 612 preguntando por el servicio de “Foro electrónico de accionistas

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