Hace algún tiempo escribí el post “PDF 417 ¿qué es y para qué sirve?” que ha logrado cierta popularidad.
Uno de los motivos de que se lleve a cabo la búsqueda del término PDF-417 en Google es sin duda la referencia a este tipo de codificación en la norma HAC-3134/2002 (hoy derogada) y en la EHA-962/2007 (precisamente la norma que la deroga).
Lo cierto es que no es complicado generar códigos de barras PDF-417, y para ello existen diferentes mecanismos, algunos de ellos gratuitos como el servicio de Jaxo Systems.
Sin embargo el problema aparece por la mayor complejidad de volver a obtener el documento electrónico original que es el que debe estar disponible en caso de auditoria o inspección tributaria (lo que exige contar con un lector de código de barras adecuado).
En realidad la utilidad del PDF 417 solo se da en el caso de que quisiéramos descartar el fichero recibido que contiene la factura electrónica (y su correspondiente firma electrónica), pero desde luego hay que reconocer que es más fácil conservar el fichero en otros soportes (memoria USB, CD-ROM, diskette,…) que en papel (que además es proclive a manchas, goterones, transferencias de tinta a la hoja contigua y otros incidentes que pueden dificultar la lectura del papel) .
Y tampoco la manipulación del papel es más fácil que la de otros soportes. Intente resolver este reto: lea el código de barras que adunto a este post. Independientemente de que lo logre o no, ese es el reto a resolver cada vez que debamos gestionar una factura electrónica en papel: primero imprimirla con ese código, luego guardarla en papel de forma que se facilite su búsqueda, y depués ser capaz de leerla del papel e interpretarla para obtener el fichero original.
Demasiado esfuerzo si solo queremos disponer de una hoja de papel con el contenido de la factura como evidencia en otras instancias. Porque está claro que si el contenido de la factura se puede leer en un papel, la presunción de validez se aproxima al 100%, independientemente de los detalles técnicos. Sin embargo, estos detalles técnicos que en un primer vistazo se ignoran, al final son lo más importantes.
Pero hay otra solución prevista en el Artículo 6 de la Orden EHA-962/2007
(…)
5. Cuando el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos electrónicos sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, deberá cumplir con los requisitos expresados anteriormente. No obstante, cumplidos éstos, podrán poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, según corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada en los términos de esta Orden, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento. Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados en esta Orden.
En el supuesto del párrafo anterior, un documento impreso a papel con este código es válido, como en el artículo 8, siempre que se mantenga el mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación.
Y en mi opinión, esta es la mejor solución: indicar en la factura impresa la URL o el LOCALIZADOR del documento electrónico del que procede la factura en papel. Así se cuenta con la misma validez intuitiva que puede aportar la impresión con PDF-417, pero la conversión a electrónico es inmediata, accediendo a la fuente, de forma que cualquiera puede cotejar el contenido del papel con el del documento electrónico.
(Adjunto seguidamente el artículo 8 en donde se explica la ”otra” forma de conservar facturas electrónicas en papel, la del PDF 417)
Artículo 8. Impresión de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electrónico.
En general, las facturas y documentos sustitutivos remitidos electrónicamente deben ser conservados por los destinatarios en el mismo formato electrónico de remisión, sin conversión alguna, junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido. No obstante, cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden, los contribuyentes destinatarios que deseen conservarlas de forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como sendas marcas gráficas de autenticación, en el primero de los cuales se incluirá íntegramente el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo, tal y como fueron firmados en su expedición, y en el segundo la firma electrónica del fichero anterior y todos los elementos que de forma estandarizada permitan, previa lectura, la verificación de la firma. En el supuesto de estar la firma electrónica embebida en el fichero que contiene la factura o documento sustitutivo o de que los datos del documento estén contenidos en el formato de firma electrónica, bastará con la impresión de un solo conjunto de marca gráfica que incluya todos los datos del fichero o formato de firma electrónica.
