Los artículos 45 decies y 45 undecies definidos por el Reglamento (UE) 2024/1183 para su inserción en el Reglamento (UE) 2014/910 aparentemente crean nuevos servicios de archivo electrónico, que prefiero llamar de preservación o custodia de documentos electrónicos, considerando que la palabra archivo es polisémica y a menudo se usa como sinónimo de fichero. En cambio, los términos custodia o preservación documental significan, al menos para mí, un esfuerzo extra de diligencia en la conservación de documentos.
El artículo 45 decies establece «No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a los datos electrónicos ni a los documentos electrónicos conservados mediante un servicio de archivo electrónico por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no estén conservados mediante un servicio cualificado de archivo electrónico.
y en el 45 undecies: (…)
a) ser prestados por prestadores cualificados de servicios de confianza;
b) utilizar procedimientos y tecnologías capaces de asegurar la durabilidad y legibilidad de los datos y documentos electrónicos más allá del período de validez tecnológica y, al menos, durante el período de conservación legal o contractual, manteniendo al mismo tiempo su integridad y la exactitud de su origen;
(…)
La regulación anterior, el texto original del Reglamento (UE) 2014/910, también incluía el mismo servicio aunque con una terminología diferente y menos directa. En el Reglamento UE 910/2014 los artículos 34 y 40 lo llamaban «servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas y de sellos electrónicos cualificados».
Aunque el artículo aparentemente daba preeminencia a las firmas y sellos electrónicos, lo relevante era el documento conservado.
El artículo 34 establece: «Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos de la firma electrónica cualificada más allá del período de validez tecnológico.
De hecho, se definió el estándar técnico que define los requisitos de cumplimiento de ese servicio ETSI TS 119 511 (Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques) que deja claro desde el título que la conservación de documentos con firma electrónica o con sello electrónico es solo un aspecto de los que trata ya que contempla datos en general (general data).
O sea, que aunque el Reglamento EIDAS reformado aparentemente cubre dos servicios diferentes, en realidad se trata del mismo servicio. Afortunadamente los artículos no entran en contradicción
En cierto modo, es una buena noticia, porque ya existe normativa para el desarrollo y cualificación, de este tipo de servicios: la ya citada ETSI TS 119 511 (Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques) y la ETSI TS 119 512 (Protocols for trust service providers providing long-term data preservation services).
Y este tipo de servicios podrían describirse con los componentes del siguiente diagrama:
Call to action
Quienes implementan o usan servicios de conservación digital de documentos electrónicos pueden tener interés en contactar con EADTrust en el +34 917160555 (o por email: infor (sin r) at eadtrust punto eu) y explorar los servicios que podemos ofrecerles.
Ya somos Prestador Cualificado de Servicios de Confianza y algunos de nuestros servicios cualificados, como el sello de tiempo o los certificados de persona jurídica, pueden resolver ya los retos que se estén planteando.
Los servicios de conservación electrónica de EADTrust que denominamos «Cartulario Digital» aportan certeza del inicio de la preservación, integridad, autenticidad, legibilidad y disponibilidad a largo plazo (conservación). Y una función especial, la «unicidad de fin«, lo que da lugar a que se puedan gestionar ciertas funcionalidades de los documentos cuando es preciso hacer uso de su carácter auténtico: obliterabilidad, transferibilidad (o endosabilidad) y completitud.